Equipe: peça chave em Projetos

Leonardo Pereira Ferretti

Analista de Sistemas e pós-graduado em Gestão de Projetos pelo Ietec

O Gerenciamento de Projetos vem sendo utilizado cada vez mais nas organizações sendo fator de aumento percentual no sucesso dos empreendimentos. Todas as fases de um projeto, como por exemplo, desenvolvimento e construção são sempre dependentes do fator humano, assim sendo, as equipes responsáveis por implementar os projetos são talvez a parte mais importante desse sistema. Este artigo tem como objetivo apresentar a relevância de se escolher bem e gerenciar as equipes de projetos como fator de sucesso.

Palavras-chave: Equipe, Delegar, Delegação, Motivar, Gerenciamento de Projetos, Projetos, Gerente de Projetos.

1 INTRODUÇÃO

Segundo o PMBOK projeto é um esforço temporário para se criar um serviço, resultado ou um produto único. Bem, e quem é o responsável por colocar a energia necessária, trabalho e esforço durante as atividades que levam o projeto até a sua conclusão? A equipe que trabalha no projeto, o pilar de sustentação. Sem equipe não há projeto. Cada individuo da equipe deverá cumprir suas tarefas da melhor forma, de modo que os objetivos de prazo, custo, e escopo sejam cumpridos sem que se perca a qualidade, previamente estabelecida, durante o planejamento do projeto.

Uma das principais atividades do gerente de projetos é coordenação e administração dos recursos humanos.
Os processos para gerenciar os recursos humanos, de acordo, com o PMBOK 2008 são: desenvolver o plano de recursos humanos, mobilizar a equipe de projeto, desenvolver e gerenciar a equipe.

Verifica-se assim que, é de suma importância para o bom desenvolvimento do projeto a escolha dos integrantes, a integração dos membros e o gerenciamento da equipe durante sua elaboração, pois esses fatores poderão direcioná-lo para seu sucesso ou fracasso. Ter uma equipe unida, consistente, confiante, motivada e preparada é fator de sucesso em projetos.

2 A ESCOLHA DA EQUIPE

Montar a equipe do projeto é um procedimento de extrema relevância. A equipe deverá trabalhar em conjunto, vislumbrando os mesmos objetivos para que o projeto seja concluído conforme seu planejamento, dentro do Escopo, no Tempo, e Custo. Uma das etapas do projeto é a formação da equipe, surgindo assim a problemática acerca da contratação de seus membros. Neste momento algumas questões devem ser avaliadas. Vejamos:

Trazer colaboradores de fora da empresa que patrocina o projeto ou aproveitar os colaboradores que já fazem parte da empresa? Depende. Há vários fatores que devem ser levados em consideração, como por exemplo, a existência ou não de pessoal disponível.

Em caso do pessoal interno já estar executando outros projetos compensa realocá-lo?

Os gerentes funcionais estão dispostos a colocar seus funcionários a disposição?

Há recurso humano disponível e com o perfil necessário para o projeto?

Caso a resposta a essas perguntas sejam positivas, o recrutamento dos membros da equipe deve ser feito internamente, pois, já estão inseridos no ambiente organizacional e conhecem a cultura da empresa.

Outro fator relevante é a motivação dos colaboradores que deverão sentir-se incentivados por desenvolverem atividade num projeto importante para a empresa, podendo gerar ainda, se for o caso, uma ascensão de cargo e salário.

Por outro lado, deve-se avaliar situações em que o pessoal da empresa não possua a qualificação recomendada o que, na maioria das vezes, torna mais viável a contratação externa, com conhecimentos específicos, competências e habilidades necessárias.

O gerente de projetos deve se ater à buscar sempre o recurso certo para a atividade, o que vale dizer, ter o colaborador com a atribuição necessária àquela determinada atividade.

2.1 MOTIVAR A EQUIPE

Alguns fatores como aprendizado, realização, amor, liberdade, entre outros, contribuem para a motivação dos profissionais. Quando uma pessoa está motivada ela executa suas funções com maior disposição, procurando continuamente uma melhora em sua produtividade. Quem possui saúde física e emocional, resolve os problemas com maior facilidade e, via de regra, tem mais tempo disponível, procura ajudar os colegas e ainda permite a participação do outro.

Bom seria se todos da equipe estivessem sempre 100% do tempo motivados, pois dessa forma grande parte dos problemas do gerente de projetos estariam  solucionados. Infelizmente, cotidianamente, isso não ocorre por si só, razão pela qual deve ser uma constante a motivação dos membros de uma equipe.

Alguns fatores que levam à diminuição de motivação e desempenho de indivíduos e equipes, e que devem ser eliminados pelo gerente de projetos são a inadequação do seu perfil a sua  função, o desconhecimento das atividades necessárias, e problemas de relacionamento.

Assinalando a famosa pirâmide de Maslow que tem em sua base “fatores fisiológicos” ou necessidades básicas e em seu topo a “auto realização”, verifica-se que o ideal seria que todos os indivíduos estivessem desenvolvendo os fatores do topo da pirâmide.

O gerente, normalmente, tem autonomia somente dentro do projeto e em certos aspectos demandados pelos membros da equipe como, alteração de salário, mudanças de cargo, muitas vezes não estão na alçada do gerente de projetos, devendo ele focalizar energias naquilo que está ao seu alcance, trabalhando a equipe para que todos continuem buscando o mesmo objetivo, isto é, a realização do projeto.

3 DELEGAR

Delegar é fundamental. O gerente de projetos deve trabalhar delegando funções a outros, sempre que em sua equipe existam membros capacitados para tal. Compete salientar que não se pode confundir delegação com repartição de responsabilidade.

Não se pode confundir delegar com repartir responsabilidade, ou seja, existem certos casos em que a chefia reparte a responsabilidade com o funcionário e não delega realmente, caso algo aconteça de errado a única coisa que o delegado vai receberá é a culpa do erro. Delegar em seu sentido real significa que a pessoa a quem foi atribuída determinada função poderá agir e executar atos por conta própria, ou seja, não há necessidade de autorização para a tomada de decisões dentro do âmbito do que lhe foi confiado.

A finalidade primordial da delegação de funções dentro de um projeto é de possibilitar ao gerente tempo maior para a realização de tarefas mais importantes e à equipe a possibilidade de reagir a situações com independência. Havendo delegação o colaborador, na maioria das vezes, se sente motivado e valorizado com a liberdade de pensar e reagir diante das situações.

4 CLAREZA

Imagine no ano de 1500 um desbravador a procura de novas terras em sua caravela e seus marinheiros desesperados por que não sabem para onde estão indo, navegando às escuras, com céu encoberto, sem ver as estrelas. Deveria ser desesperador.
Da mesma forma é de suma importância para os membros da equipe que saber quais são os rumos, onde a empresa ou o projeto pretendem chegar, e ainda o que está se passando naquele momento.

É extremamente prejudicial ao projeto que algum colaborador da equipe não saiba de sua importância para organização ou de sua relevância como membro. Não se trata, entretanto, de passar todas as informações a todos mas, uma síntese do que está se passando com projeto ou a organização deve ser sempre informada à equipe.

Uma técnica que gera clareza para com a equipe é a matriz de responsabilidades que, como o próprio nome diz, declara a responsabilidade de cada membro dentro do projeto, gera segurança e confiança entre equipe e gerente de projetos.

5 CONCLUSÃO

De todo o exposto e analisado, conclui-se que o gerente de projetos deve escolher bem sua  equipe, devendo procurar ter os melhores profissionais a seu lado, mesmo que conseguir ter os melhores não seja a regra.
Tendo a equipe montada o gerente de projetos deverá motivá-la , mantê-la unida, e procurando desenvolver a confiança recíproca entre eles.

Fazer um bom planejamento do que vai ser desenvolvido transmite segurança para a equipe e esclarece acerca do trabalho a ser feito, e como deve ser feito.

Atribuir a um colaborador a função de “faz tudo” é desmotivador e é conseqüência da falta de planejamento ou não divulgação do planejamento realizado. Definir bem o papel de cada um, definir responsabilidades, delegar sempre que possível e salientar que sem norte ninguém chega a seu destino.

A liderança da equipe deverá ser a agulha da bússola que norteará o caminho da equipe. Planejar, planejar e planejar sempre!

6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, Um guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos: guia PMBOK. 3. ed. Newton Square: PMI, c2004.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, Um guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos: guia PMBOK. 4. ed. Newton Square: PMI, c2008.

GERVÁSIO, Soraya. Apostila: Gestão dos Recursos Humanos. Instituto de Educação Tecnológica - IETEC, Belo Horizonte, fev. 2009.

A ARTE DE DELEGAR, 7.2005. Disponível em: <http://www.malima.com.br/article_read.asp?id=181>. Acesso em: 5.ago.2009

COMO GERENCIAR EQUIPES DE PROJETOS, 8.2008. Disponível em: <http://www.dinsmorecorp.com/br/articles/id121/Como_gerenciar_equipes_de_projetos#post>. Acesso em: 4.ago.2009

 

 

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