Comunicação na Gestão de Projetos

Cristiana Maria de Oliveira e Hevaldo Dias Duarte

Cristiana Maria de Oliveira :: Pós Graduada em Gestão de Projetos pelo Ietec

Hevaldo Dias Duarte :: Pós Graduado em Gestão de Projetos pelo Ietec

Como parte do processo de comunicações,
o emissor é responsável por garantir
que as informações estejam claras e completas,
de forma que o receptor possa recebê-las corretamente,
e pela confirmação de que
 elas são adequadamente entendidas.
O receptor é responsável por garantir
que as informações sejam recebidas completas e
sejam entendidas corretamente.
 (PMBOK em português, PMI, 2004)

Cada vez mais dentro das empresas, a comunicação deve ser vista como uma estratégia de crescimento. A intensidade do fluxo de informações que existe atualmente exige agilidade e eficiência na comunicação, que se tornou um dos fatores primordiais para o sucesso de um projeto.

Com os avanços tecnológicos que ampliaram a capacidade de troca de informação e a valorização do conhecimento, a gestão eficiente da comunicação no ambiente do projeto se tornou essencial para que os objetivos estabelecidos sejam plenamente alcançados.

O processo de planejamento das comunicações dentro de um projeto tem como foco principal identificar as necessidades de informações das partes interessadas e determinar uma forma adequada para atendê-las. Esse planejamento precisa esclarecer questões como: quem precisará de qual informação? Quando precisarão dela? Como determinada informação será fornecida? Por quem será fornecida?

Sabendo que “a maioria dos gerentes dos projetos concluídos com sucesso gastou aproximadamente 90% do seu tempo envolvida em algum tipo de comunicação” (DINSMORE, 2005), a gestão de comunicação deve se voltar para o afinamento da comunicação dentro da equipe do projeto, de forma a minimizar os riscos decorrentes do não entendimento de mensagens, ordens, tarefas. “Seja ela escrita, falada, de forma não-verbal, com um estilo formal ou informal, os gerentes devem saber aplicar os diferentes tipos e estilos de comunicação, assim como desenvolver um ambiente que propicie uma comunicação franca e aberta entre os participantes do projeto” (DINSMORE, 2005). 
 
Desenvolvimento

 “O gerenciamento das comunicações do projeto é a área de conhecimento que emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada. Os processos de gerenciamento das comunicações do projeto fornecem as ligações críticas entre pessoas e informações que são necessárias para comunicações bem-sucedidas. Os gerentes de projetos podem gastar um tempo excessivo na comunicação com a equipe do projeto, partes interessadas, cliente e patrocinador.” (PMBOK, 3ª Edição, 2004)
 

Lamentavelmente ainda é muito comum em algumas empresas falhas de comunicação dentro da equipe de projeto. Há situações em que as pessoas envolvidas em determinado projeto parecem não se entender, não “falam a mesma língua”, impedindo que ocorra uma integração e um afinamento, imprescindível para o bom andamento de um projeto. Sem mencionar que muitas vezes os envolvidos nem ao menos sabem dados básicos do projeto no qual estão trabalhando.

“O PMI reconhece as seguintes barreiras de comunicação: falta de canais de comunicação claros; distância física ou temporal entre o emissor e o receptor; uso inadequado de linguagem técnica; fatores ambientais de distração; atitudes prejudiciais; informação excessiva; falta de conhecimento sobre o assunto que está sendo comunicado; diferenças culturais”. (DINSMORE, 2005)

Na tentativa de reverter esse quadro, muitas empresas hoje direcionam os seus esforços no aprimoramento de seus processos de comunicação, de forma ampla e abrangente, com atuação em gestão da comunicação focada no alinhamento da gestão da comunicação corporativa aos objetivos estratégicos da empresa; a estruturação de uma comunicação interna que permita aos funcionários a informação de seu papel e envolvimento na realização das estratégias e objetivos da empresa; e o alinhamento da comunicação interna e externa da empresa.

O processo de gestão da comunicação interna busca estreitar a articulação com a estratégia da empresa, evidenciando a comunicação direta, estimulando a participação de todos os membros da equipe e funcionários e a inteiração com os meios de comunicação disponíveis.

O PMI recomenda como boa prática que o gerente de projeto utilize seis ações para garantir que as comunicações com a equipe do projeto sejam bem sucedidas e produzam resultados positivos para o projeto: ser um comunicador efetivo; ser um facilitador de comunicações; evitar bloqueadores de comunicação; manter a equipe de projeto o mais próximo possível; ter uma sala de comando para o projeto e conduzir reuniões eficazes (DINSMORE, 2005).

Conclusão

A necessidade da comunicação é uma realidade entre os envolvidos num projeto, porém muitos ainda não percebem a importância de se preocupar com a qualidade da comunicação. Analisando a literatura estudada, podem-se perceber desvios entre a teoria e o que é praticado no dia a dia de várias empresas.

Deve-se buscar, portanto, um equilíbrio entre o que está disponível em literatura voltada para a gestão da comunicação em projetos e a prática, uma vez que as boas práticas propostas e compiladas especialmente no guia PMBOK propõem uma abordagem mais criteriosa dos requisitos e distribuição da informação, esclarece a importância de se atentar para os tipos, estilos e canais de comunicação e a otimização das reuniões.

Tudo isso na maior parte dos casos, não condiz com a rotina dos projetos. O que se vê entre os gerentes de projeto é uma “homogeneidade de ações no âmbito das comunicações das informações no projeto, não sendo identificadas práticas inovadoras que pudessem ser seguidas” (BRAGA, 2005).

Há, finalmente, a necessidade, parte dos gerentes de projeto, de um entendimento da importância do papel das comunicações no bom relacionamento entre os integrantes de uma equipe de projetos e no andamento dos projetos, através da modernização de pontos de vista arcaicos de formas de gestão, promovendo a familiarização com as boas práticas, ao invés de se prolongar procedimentos de gestão criados através da experiência, mas que se mostram morosos e pouco eficientes na prática.

Bibliografia

PMI – Project Management Institute. Um Guia do Conjunto de Conhecimento de Projetos – Guia PMBOK. PMI Standards Comitee, 2004

DINSMORE, P.C. Como se Tornar um Profissional em Gerenciamento de Projetos: Livro-Base de Preparação para Certificação PMP – Project Management Professional. 2ª ed. Rio de Janeiro: Ed. Qualitymark, 2005.

BRAGA, M.M. O Papel da Comunicação na Gestão de Projetos: Um Estudo de Caso. 2005. 114 f. Dissertação (Mestrado em Administração Estratégica) –
Universidade Salvador, UNIFACS, Salvador.