Gestão de Projetos em Suprimentos

Daniel Zampier Burchardt

Pós-Graduado em Gestão de Projetos pelo Ietec. Atua na divisão de suprimentos da Votorantim BH.
 

Para que o processo de suprimentos esteja efetivamente alinhado a um projeto que será desenvolvido, faz-se necessário desenvolver metodologias e ferramentas, com o objetivo de torná-lo mais estratégico e menos operacional. Atualmente diversas organizações já descobriram o enorme potencial da área de suprimentos no ambiente de projetos. Tornar esta área que no passado era essencialmente operacional em uma área estratégica é o desafio do novo gestor de projetos.

Palavras-chave
Suprimentos, papel do gestor, metodologia, gastos, mercado, negociação.


Introdução
Tradicionalmente, o processo de suprimentos é orientado à execução, com pouco tempo dedicado a atividades mais estratégicas. Normalmente gasta-se uma grande parte do tempo com reclamações e follow-up de pedidos, seguido pelo processo de contratação propriamente dito. Dessa forma, o tempo para se realizar uma análise do mercado fornecedor e definir estratégias torna-se insuficiente para uma boa gestão de projetos em suprimentos.

Devemos mudar o papel de suprimentos, deixando de contratar materiais e serviços e passando a contribuir com o negócio.

O Papel do Gestor de Suprimentos como Líder de Projeto
O primeiro passo para se realizar um projeto bem sucedido, orientado ao negócio e sendo o comprador o líder do projeto é formar uma equipe multidisciplinar em que seus componentes estejam engajados, com o foco nos objetivos e metas estabelecidos pela organização.

A organização deste time também é fundamental. Deve ser composta por pessoas de perfis variados e que atendam às necessidades do escopo a ser contratado, cada um contribuindo com sua área de conhecimento.        

A comunicação é fundamental, seja interna ou externa. O papel do líder é de certificar-se periodicamente quanto a alinhamento das informações com sua equipe para que estes sejam seus multiplicadores, garantindo assim a divulgação do projeto na empresa.

Um dos fatores críticos para o sucesso é também o patrocínio e a participação da alta administração, verificando o atingimento das metas e objetivos pré-estabelecidos.

7 Passos para a Implementação de um Projeto
Baseado na experiência adquirida em suprimentos e metodologias apreendidas, podemos dizer que a implementação de um projeto bem sucedido, ocorre em sete etapas. São elas:

Passo 1: Análise dos Gastos
A base de todo o processo de contratação está em entender o perfil dos gastos de uma empresa, incluindo o levantamento dos custos globais de aquisição, gastos por unidades de fabricação, fornecedores, itens, sazonalidades, etc...
Conhecendo estes fatores e entendendo o perfil de uma determinada demanda durante o ano, é possível montar o custo total e determinar as oportunidades para o projeto a ser implementado.

Passo 2: Requisitos do Negócio
Como requisitos do negócio, precisamos entender as necessidades atuais e futuras, revisar gastos com clientes internos, entender as características do processo de demanda e compras, considerando os processos envolvidos, os produtos ou serviços a serem adquiridos dentro do projeto.
Por fim, faze-se necessário validar e finalizar os requerimentos para iniciarmos a próxima etapa desta metodologia.

Passo 3: Análise de Mercado
Entender o mercado fornecedor, considerando seus direcionadores, principais players, qual o futuro deste mercado e como a Empresa pode influenciá-lo são diferenciais dentro de um planejamento de projeto. Analisar as tendências pode trazer um ganho tecnológico ou comercial que certamente vão impactar no resultado final do projeto.

Para efetivar esta etapa, suprimentos tem um papel fundamental. Deve liderar e dar suporte ao gerente de projetos, quanto a posição do mercado para determinados itens de materiais, equipamentos ou mesmo serviços, que são representativos no custo do projeto.

Outro fator que necessariamente precisa ser discutido entre os membros do projeto, é a questão de paradigmas de mercado, ou seja, resistência à mudanças por parte de membros da engenharia, quanto a novos fornecedores de determinados equipamentos ou serviços. Nestes casos, vale avaliar a criticidade e complexidade de cada item x sua  relevância em termos de custos totais no projeto.

Passo 4: Estratégias Aplicáveis
Concluídas as etapas acima, o gerente de projetos, juntamente com o departamento de suprimentos, deve identificar as estratégias aplicáveis para a contratação, analisando a relação custo x benefício e posteriormente validar com os sponsors do projeto.

Nesta etapa normalmente são traçados cenários, considerando as características específicas dos itens. Ex: Fornecedor único, cotas, acordos, abrangência do escopo, etc... Dessa forma, apresentando cenários, pode-se definir os ganhos potenciais e assim, medir e acompanhar a evolução dos mesmos. Preparar, validar e implementar a estratégia.

Passo 5: Avaliação das Empresas
Para diminuirmos as incertezas quanto as empresas fornecedoras de um projeto, precisamos desenvolver uma lista, baseada em aspectos a serem definidas pela equipe do projeto. Ex: Histórico de fornecimento, porte e infra-estrutura, avaliação financeira, etc... Podemos aplicar um formato de avaliação, considerando os aspectos anteriormente mencionados e pontuar as empresas participantes.
Na seqüência e para que se tenha um resultado mais apurado, pode-se estabelecer pesos para cada um dos aspectos e dessa forma chegar a uma média ponderada, que nos mostrará um resultado final.

Nesta etapa também, prepara e validar uma minuta contratual, garante que os aspectos comerciais e legais estarão sendo contemplados e passaram por uma validação de todos os envolvidos.

Passo 6: Negociação
Nesta etapa, a divulgação do projeto através de um plano de comunicação, garante o conhecimento de todos da empresa e auxilia na implementação do mesmo posteriormente.

Estabelecer indicadores de performance e desenvolver um plano de transição, se for o caso, deve ser feito nesta etapa. Se estivermos implementando um novo projeto, deverá ser discutido o plano de implementação do mesmo e possíveis impactos no negócio.

Na etapa de negociação, o contrato deverá ser assinado e nele, estabelecidas metas de desempenho a serem discutidas em conjunto. A divulgação das condições comerciais acordadas deve ser realizada pelo gerente de projetos, para aplicação daqueles que lidarão diretamente com estes contratos, podendo assim, exigir o cumprimento daquilo que foi previamente acordado.

Passo 7: Plano de Implementação
Planejar e iniciar a implementação das estratégias, assim como monitorar sistematicamente seus resultados, será tarefa de uma equipe previamente designada para tal. Os resultados deste acompanhamento, deverão passar pela aprovação do gerente de projetos, para que possa atuar preventivamente ou corretivamente, evitando atrasos ou qualquer outro problema que possa impactar nas premissas definidas para o projeto.

CONCLUSÃO
Sejam quais forem as decisões finais, o plano das aquisições documenta o que deve ser adquirido, quando, com que requisitos, dentro de que margens de valores e explicita as responsabilidades e as condições de contratação. Estabelece consenso sobre os produtos externos à equipe de projeto, sem os quais o desenvolvimento fica prejudicado ou mesmo inviabilizado.

Na realidade estamos sempre aprendendo e reaprendendo em cada negociação onde atuarmos, seja ela em que campo for da organização, razão clara de buscarmos postura de procurar melhorar sempre o aperfeiçoamento profissional cuja resultante será mais qualidade em nossas ações.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Project Management Institute. Um Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK®) – Terceira edição. Newton Square, 2004;
Cohen, Herb. Você pode negociar qualquer coisa – Editora Record
Heinritz, Stuart F./ Farrel, Paul V. Farrel. Compras – Princípios e Aplicações – Editora Atlas
Baily, Peter / Jones, David. Compras – Princípios e Fundamentos – Editora Atlas.