O desafio da comunicação eficaz no Gerenciamento de Projetos

Leonardo Fabel Barbosa

Engenheiro em Eletrônica e pós-graduado em Gestão de Projetos pelo IETEC



Introdução

O gerenciamento das comunicações do projeto é uma das nove áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos, de acordo com o PMBoK Guide 2000. É a única área de conhecimento que possui processos em quatro dos cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos. São eles: Planejamento das Comunicações (Planejamento), Distribuição das Informações (Execução), Relatório de Desempenho (Controle) e Encerramento Administrativo (Encerramento). Serão abordados aqui alguns aspectos importantes que visam o estabelecimento de uma comunicação eficaz no ambiente de projetos

Importância do gerenciamento das comunicações no gerenciamento de projetos

O PMBoK® Guide 2000 define o gerenciamento das comunicações do projeto como “um conjunto de processos necessários para assegurar a geração, a coleta, a divulgação, o armazenamento e a disposição final apropriada e oportuna das informações do projeto. Ele estabelece vínculos importantes entre as pessoas, idéias e informações necessárias para o sucesso do projeto. Todas as pessoas envolvidas no projeto devem estar preparadas para enviar e receber informações e devem compreender também como as informações em seu poder podem afetar o projeto como um todo”.

Segundo o PMI (Project Management Institute), um Gerente de Projetos deve ocupar 90% do seu tempo com comunicações. É assim nos projetos bem sucedidos. Daí vemos a importância das habilidades de comunicação. Ainda assim, o gerenciamento das comunicações é freqüentemente ignorado pelos Gerentes de Projetos, que acham que este aspecto já está implícito, que acontece automaticamente.

O fato é que não importa o quanto a tecnologia avance, projetos sempre serão executados por pessoas, e dependerão muito delas para que sejam bem sucedidos. Saber lidar com os desafios da comunicação é um fator crítico de sucesso para o projeto, e uma questão de sobrevivência no mercado para o Gerente de Projeto.

Há vários casos em que excelentes profissionais, de sólida formação técnica, se vêem em dificuldades no exercício da gerência de projetos, e acabam descobrindo que além do perfil técnico, precisam colocar em prática uma série de habilidades para as quais não estão devidamente preparados. Neste sentido, podemos destacar algumas capacidades necessárias ao Gerente de Projetos, cujo exercício depende do bom uso da sua capacidade de comunicação. São elas: construção de relacionamento, motivação da equipe, tratamento de conflitos e gerenciamento das expectativas dos clientes e dos stakeholders. O objetivo é uma comunicação eficaz.

Mas o que é uma comunicação eficaz? Se por um lado a comunicação bem implementada oferece vários benefícios ao projeto, por outro pode provocar efeitos devastadores se for mal apresentada, se utilizar o tipo errado de abordagem, ou mesmo se oferecida em excesso.

Conceitualmente, a comunicação eficaz ocorre quando a mensagem é enviada, recebida e entendida conforme pretendida pelo emissor. Trata-se de um processo de duas partes, que requer boa vontade, motivação e disciplina, tanto do emissor quanto do receptor.

O gerenciamento eficaz da comunicação usa cinco passos para ajudar o Gerente de Projetos a desenvolver soluções que atendam aos objetivos do projeto. São baseados nas seguintes premissas: vivemos na era da informação; há mais informações do que nossa capacidade de assimilá-las; o excesso de informação afeta a nossa capacidade de transmiti-las de forma eficaz; torna-se imperativo que o Gerente de Projetos desenvolva capacidades para que gerencie a comunicação no projeto de forma eficaz. Vamos então aos cinco passos. São eles: ouvir atentamente, pensar objetivamente, discutir abertamente, desenvolver sensibilidade e responder rapidamente às necessidades colocadas.

Uma comunicação eficaz entre os integrantes da equipe do projeto torna-se então o catalisador que irá acelerar os processos internos e facilitar itens tais como a solução de problemas, de conflitos, e a tomada de decisões de forma mais ágil. Da mesma forma acontece com todos os stakeholders do projeto.