Gerenciar Riscos, mais que uma atitude decisória, é um processo muito importante no gerenciamento de projetos e deve ser feito antes da entrega da proposta/definição de escopo e abrangência, durante a fase de análise/conceituação/modelagem e atualizado frequentemente durante o desenvolvimento/implementação/manutenção dos diversos tipos de projetos.
Atualmente, poucos gerentes e gestores adotam essa prática de maneira sistêmica, apesar de cada vez mais exigidos pelos clientes, acionistas, etc. Conforme o PMBok, a atividade de se gerenciar riscos "inclui a maximização dos
resultados de eventos positivos e a minimização das consequências de eventos negativos".
A seguinte tabela reflete, em termos de porcentagens, a probabilidade da ocorrência de um determinado risco em um projeto:
Muito baixa - Menor que 10%;
Baixa - entre 10% e 25%;
Moderada - entre 25% e 50%;
Muito alta - maior que 75%
Ao elaborar o processo formal de gerenciamento de riscos em uma empresa ou empreitada, deve-se contar com todos os colaboradores envolvidos no projeto ou processo, principalmente com a equipe operacional, pois são eles que irão
transformar em resultado tangível a conceituação e modelagem produzida pelos stakeholders, analistas e consultores envolvidos.
Cabe a esses profissionais, inclusive, a responsabilidade de fornecerem as informações sobre as dificuldades da implementação de cada módulo/etapa do projeto, usando de sua experiência pregressa e de casos de terceiros como ferramentas de suporte às decisões.
Os efeitos causados pelos riscos nos projetos estão categorizados em catastrófico, sério, tolerável e insignificante, como exemplificado abaixo:
• Catastrófico - toda a documentação é perdida e não há nenhuma política de backup na empresa e ainda toda a documentação é armazenada nos sistemas de arquivos: A solução para evitar esse risco é manter uma política
de backup e armazenar os documentos em repositórios de controle de versão.
• Sério - indisponibilidade de um membro importante da equipe (temporariamente ou efetivamente). A solução correta seria desde o início do projeto se organizar a equipe para que compreendam as tarefas umas das outras, mesmo que não sejam responsáveis pela execução das mesmas. Para isso, poderia ser empregada a técnica de "reuniões curtas". Não se pode esquecer também de documentar muito bem os projetos, para que os próximos colaboradores consigam dar continuidade aos mesmos.
• Tolerável – a infra-estrutura disponibilizada para o desenvolvimento/acontecimento do projeto (por exemplo, pelo cliente), ficará em manutenção por 2 dias. Neste caso, basta o gerente de projetos negociar com o cliente um reajuste de prazo para não causar impactos no cronograma.
• Insignificante – as informações constantes do escopo dos projetos não são suficientes ou claras. Nesse caso, a melhor saída é buscar novas opções no mercado, buscando referências, benchmarkings, etc.
Os riscos devem ser previstos/evitados, como por exemplo:
• Não reinventar a roda: verificar a possibilidade de se adquirir conhecimento pronto, experiências já implementadas, compra de componentes ou pesquisar na Internet se já existe uma solução que seja viável e que resolva o problema em questão. Reciclar soluções implementadas e usar bibliotecas é uma saída útil em muitos casos.
• Não desgastar a equipe: o planejamento de atividades e o volume de trabalho, bem como o nível do profissional frente à demanda da etapa do projeto são questões que devem estar equacionadas com antecedência.
• Contratar as pessoas certas: esse é um dos aspectos mais importantes ao lidar com riscos. Devemos sempre contratar as pessoas certas para os cargos certos e ajustar as expectativas de todas as partes envolvidas. O Gerenciamento de Riscos é um assunto bem amplo e complexo, mas infelizmente não existe nenhuma "receita de bolo". Tudo depende da experiência e do julgamento do gestor ou gerente dos projetos. Portanto, quanto mais informação
com acurácia ele tiver a sua disposição, maior a qualidade de sua decisão e, portanto, melhor sua capacidade de gerenciar os riscos potenciais.