Como minimizar e resolver conflitos no ambiente de projetos

Sandra do Amaral Muniz

Pós-graduada em Gestão de Projetos pelo Ietec.

1 Introdução


Com a diminuição cada vez maior de custos e prazos dos projetos, as  empresas despertaram para a importância do gerenciamento dos mesmos, de modo a alcançar seus objetivos mantendo o resultado programado. 

O ambiente de projetos por si só é propício para geração de conflitos, seja ele ocasionado por diferenças de idéias dos participantes, equipes enxutas em ambientes multifuncionais, superposição de atividades ou mesmo por condições externas  ao  projeto  tal    como “stakeholders”   cada vez mais numerosos e exigentes. Existem muitas variáveis que podem ser catalisadoras de conflitos, tais como: perfil do Gerente de Projetos, ambiente político e outros.

O objetivo deste trabalho é contribuir com empresas,  no sentido de obterem melhores resultados em seus projetos, estudando a questão.

Abordaremos os aspectos relacionados a esta questão, visando atingir resultados práticos no que diz respeito ao cumprimento do projeto dentro do escopo especificado, bem como prazo, evitar e/ou minimizar perdas financeiras geradas por conflitos, melhorar o desempenho da equipe e facilitar as funções do gerente de projeto.

 
2 Como Minimizar e Resolver Conflitos no Ambiente de Projetos


2.1 Estruturas Organizacionais e Gerenciamento de Projetos


Segundo o PMBOK [2000], há basicamente três tipos de organização nas empresas:

• Organização funcional: é aquela conhecida como departamental, é a organização hierárquica, onde cada funcionário tem um superior direto claramente definido.

• Organização matricial: é aquela onde os funcionários respondem verticalmente para um superior funcional e horizontalmente para um gerente de projeto.

• Organização por projetos: é aquela onde os membros da equipe estão alocados para uma dedicação exclusiva para o projeto.

Uma vez entendidas essas particularidades referentes a projetos, torna-se importante para o objeto de estudo, o esclarecimento de algumas variáveis relativas a conflitos e seus impactos nestes ambientes organizacionais.

O conflito é o choque ou o antagonismo entre elementos ou idéias oponentes. Ele ocorre quando o comportamento de um indivíduo ou um grupo deles ou mesmo o de uma organização impede ou dificulta a realização dos objetivos de outra destas partes.


2.2 Causas da Geração de Conflitos


Thamhain e Wilemon realizaram pesquisas com gerentes de projeto para determinar primeiro os tipos freqüentemente determinantes de conflitos, e segundo, a intensidade que cada determinante de conflito tem sobre as fases específicas do ciclo de vida do projeto. Em relação a tipos de conflito, chegaram então aos seguintes resultados:

- Conflitos de Prioridades: A visão dos membros do projeto difere quanto as atividades que devem ser executadas para se atingir os objetivos e o sucesso do projeto. Estes conflitos não ocorrem só entre os membros do projeto, mas também, com os stakeholders.

- Conflitos de Procedimentos Administrativos: Grande número de conflitos entre o gerenciamento de projetos e atividades administrativas decorre de como será feito o gerenciamento do projeto. 

- Conflitos referentes a Opiniões Técnicas: Em projetos de tecnologia, conflitos podem acontecer em função de decisões técnicas, performance, trade-offs enfim, os meios para atingir o objetivo do projeto.

- Conflitos com Recursos Humanos: Nestes casos, conflitos acontecem entre o staff do time de projeto e as pessoas de outras áreas funcionais, já que as mesmas embora estejam no projeto continuam sob a autoridade do superior funcional.

- Conflitos de Custos: Freqüentemente ocorrem em função de diferenças entre custos estimados e realizados.

- Conflitos de Programação dos trabalhos: Acontecem quando existe desacordo sobre o tempo, a seqüência e a programação das tarefas do projeto.

Podemos verificar que no projeto como um todo, destacou-se como conflito de maior intensidade, os desacordo sobre os prazos. Os conflitos relacionados a prioridades ocuparam a segunda posição na pesquisa.

Como terceiro conflito mais intenso, surgem os recursos humanos, pois possíveis diminuições no quadro de recursos da organização sempre gera conflitos. A Quarta fonte de conflito mais expressiva são os desentendimentos sobre aspectos técnicos do projeto ou trade-offs.

O planejamento preventivo é a chave para manter o conflito em níveis administráveis.


2.3 Administração de Conflitos


Segundo o PMBOK [2000], a resolução de problemas envolve uma combinação entre a definição do problema e a tomada de decisão.

Para se definir o problema é necessário que se faça a distinção entre causas e sintomas. Os problemas podem ser internos, um membro importante da equipe é transferido para outro projeto; ou externos, a permissão para se iniciar o trabalho é protelada.

Os problemas podem ser técnicos (diferenças de opinião sobre como melhor desenvolver um produto), gerenciais (um grupo funcional não está produzindo de acordo com o planejado), ou interpessoais (choque de personalidades ou estilos).

A tomada de decisão inclui analisar o problema, a fim de identificar soluções viáveis, e escolher uma dessas soluções. As decisões podem ser tomadas ou obtidas através do gerente de projeto, do gerente funcional, do cliente ou da própria equipe. 

Uma vez tomadas, as decisões devem ser implementadas. A decisão também pode ser afetada pelo tempo, a decisão “correta” pode não ser a “melhor” decisão se for tomada muito cedo ou muito tarde.

- Blake e Mouton [1964] citam pesquisas efetuadas com gerentes de projeto visando identificar os métodos de resolução de conflitos.  Dento do trabalho efetuado por Blake e Mouton, podemos citar os seguintes métodos:

- Retirada  - Retrair-se ou retirar-se do atual ou potencial conflito

- Panos Quentes - Evitar tratar as diferenças e enfatizar as áreas de entendimento

- Comprometimento:  Negociar e procurar por soluções que tragam algum nível de satisfação para os envolvidos na disputa.

- Prevalência - Forçar seu ponto de vista sobre o ponto de vista dos outros

- Confrontação - Tratar do conflito diretamente com os envolvidos procurando a solução conjunta.


4 Conclusão


Bons profissionais concentram seus esforços na criação de um ambiente destinado a evitar conflitos. Na prática, os conflitos devem ser evitados através do planejamento e administrados á medida que aparecem.


3 Referências Bibliográficas


Kerzner, H. 2002 Gestão de Projetos as Melhores Práticas,

Cleland, D. 1999 Project Management – Strategic Design and Implementation

Thamhain, H. J.; Wilemon, D. L. “Conflict Management in Project-Oriented Work Environments””  Proceedings of the Sixth International Meeting of the Projetct Management Institute, Washington, D.C., September 18-21, 1974.

Wilemon, D. L. 1973 “Managing Conflict in Temporary Management Situations”  The Journal of Management Studies, pp. 282-296

Thamhain, H. J.; Wilemon, D. L.. “Conflict Management in Project Life Cycles”, Sloan Management Review. Summer 1975, pp. 31-50.