Práticas para ser um bom gerente de projetos

Aguinel Raimundo Lino

Analista de Sistemas pela Faculdade de Informática e Administração de Santa Rita do Sapucaí – MG. Pós-graduado em Gestão de Projetos pelo Ietec e em Sistema de Informação e Informática em Educação pela Universidade Federal de Lavras – UFLA. Trabalhou como analistas de sistemas na Itautec, e como gerente técnico-comercial por 10 anos na empresa ACL Informática e Consultoria. Atualmente, trabalha na Cia. de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais, como Analista de Negócios em Tecnologia da Informação.

Introdução


Atualmente, ocorre uma verdadeira batalha entre as empresas para lançarem seus produtos com prazo, custo e qualidade competitivos, tornando a figura do gerente de projetos  estratégica.

Gerenciar  projetos não é uma tarefa simples, a menos que sejam projetos pequenos e de baixa complexidade. O ambiente de projeto está muito propenso às tensões de prazo, custos e qualidade. No projeto existem diferentes níveis de interesses e necessidades. Existe geralmente, um ambiente multi-disciplinar com profissionais oriundos de diversos setores ou empresas, que compromete a questão de autoridade.

Logo, uma série de habilidades e práticas, objeto deste artigo, devem ser alvo de atenção, para que você seja um  bom gerente de projetos.


Características / Habilidades  de um bom gerente de projeto


Um dos principais papéis do gerente de projetos é gerenciar o processo de trabalho. Diferentes metodologias de gerenciamento de projeto organizam e estruturam técnicas e processos formais, que se baseiam em uma série de habilidades e/ou conhecimentos, descritas a seguir:

1. Selecionar/Definir o Projeto

Antes de iniciar o trabalho do projeto, como gerente de projetos você deve certificar-se de que o trabalho seja entendido claramente e aceito pelo patrocinador. Você trabalhará com o patrocinador para garantir que a equipe do projeto e o cliente tenham as mesmas expectativas, percepções, e comprometimento quanto aos objetivos, produtos, escopo, risco, custo, prazo e enfoque do projeto.

2. Planejar o Trabalho

Com a definição do projeto, obtêm-se a certeza de um acordo com o patrocinador quanto ao que será completado neste projeto. Nesta fase, você determina como o trabalho será realizado.  construindo o Plano de Trabalho do Projeto, ou Workplan, e  como conseguirá concluir o trabalho (Plano de Trabalho do Projeto).

3. Administrar o Plano de Trabalho

Com a definição do projeto e o planejamento do trabalho concluídos, vem a parte mais dura: manter o plano de trabalho atualizado e gerenciar seu cumprimento.

Para ser um um gerente de projeto bem sucedido, você deve manter o workplan em dia.  Quanto mais complexo seu projeto é, mais mudanças serão exigidas em seu workplan, e deve-se avaliá-lo e atualizá-lo contínuamente. Esta avaliação irá mostrar se o projeto,  será completado dentro do escopo original, custo, e prazos, ou se será necessário tomar ações corretivas. De todas as habilidades de administrar o projeto, esta é talvez a mais fundamental.

4. Administrar Conflitos

A administração de conflitos tem dois componentes importantes. O primeiro é ter um processo para identificar problemas, determinar seu impacto no projeto, examinar as alternativas, e envolver as pessoas para tomar a melhor decisão, o que assegurará uma solução mais rápida dos problemas. O segundo, é aplicar técnicas específicas de resolução de problemas, o que inclui a compreensão de técnicas como Smoothing (ameniza), diagramas de Fishbone, gráficos de Pareto e Análise de Causa Raiz.

Ter uma compreensão de uma ou mais destas técnicas permite a você e sua equipe entender a natureza e causa do problema, quais são alternativas, e qual a melhor solução a ser adotada.

5. Administrar Escopo

Ao definir-se o projeto, foram estabelecidas expectativas quanto ao que o projeto iria produzir para um certo custo e em um determinado período de tempo. Você e o patrocinador tinham aquelas expectativas em mente quando a Definição de Projeto foi desenvolvida e aprovada. O gerente de projetos deve estar atento para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e somente o trabalho definido previamente no escopo, para completá-lo com sucesso.

6. Administrar Riscos

O risco se refere ás condições ou circunstâncias futuras existentes fora do controle da equipe de projeto que terão impacto adverso no projeto. Gerentes de projetos reativos solucionam os problemas à medida que surgem, e gerentes proativos tentam identificar e solucionar problemas potenciais antes que eles ocorram. Isto é a ciência e arte da Administração de Riscos. Se riscos são   identificados e ativamente administrados, ampliam-se as chances de sucesso do projeto.

7. Administrar a comunicação

A Comunicação correta em um projeto procura assegurar a adequada geração, disseminação e armazenamento de informações do projeto. Todos os projetos precisam de comunicação efetiva entre a equipe e o gerente de projeto e entre o gerente de projeto e os patrocinadores.

8. Administrar a Documentação

A administração de documentos é um aspecto que muitos gerentes de projetos ignoram até que eles sejam inundados com centenas de documentos. Ế melhor estimar o volume de documentação que você pensa que o projeto produzirá, estabelecer processos e regras para organizá-la, e então administrá-la durante o projeto para assegurar que não fuja ao controle..

9. Administrar Qualidade

A qualidade é representada pelo quanto o projeto vêm ao encontro dos requisitos e expectativas do cliente, sendo que a equipe deve se esforçar para exceder os requisitos e expectativas iniciais. O gerente de projetos deve assegurar-se de que o projeto vai satisfazer  as necessidades para o qual foi concebido. Você precisa de um ciclo repetitivo de medir qualidade e atualizar processos.

Colecionar métricas é vital ao sucesso do processo de administração de qualidade, tornando-os intimamente relacionados. Um bom trabalho de Administração da Qualidade, deve ter métricas.

10. Administrar Métricas

Coletar métricas em um projeto é o processo de administração de projeto mais sofisticado, e pode ser o mais difícil, por isso, normalmente elas são ignoradas ou mal utilizadas. Todos os projetos deviam ter informações de métricas básicas relativas a custo, esforço, e prazo. Porém, você deve coletar também métricas que determinem quanto os documentos entregues aos clientes satisfazem as expectativas do mesmo e como os processos de entrega de projeto interno funcionam.

Dependendo dos resultados, você pode empreender ações corretivas de melhoria de ação ou processos,  para torna-los  mais eficientes e efetivos. Métricas são usadas para indicar o estado inicial de qualidade, e se a qualidade está aumentando ou decaindo.

11. Administrar pessoas
 
O gerente de projetos precisa saber: captar os melhores talentos, desenvolver e procurar manter o melhor desempenho da equipe, e estar atento ao planejamento organizacional. O gerenciamento do pessoal é uma habilidade necessária ao Gerente do projeto, no entanto não influencia na gerência do projeto como um todo.

12. Administrar contratos

A administração dos contratos é o processo de assegurar que o desempenho do fornecedor esta de acordo com os requerimentos contratuais. Em grandes projetos, com diversos fornecedores de produtos e serviços, o aspecto chave da administração dos contratos é gerenciar as interfaces entre os diversos fornecedores.
  
13. Metodologia de Projetos é útil para aumento dos sucessos nos projetos

Uma metodologia de gerenciamento de projetos implementada na organização pode contribuir em muito para os sucessos dos projetos da empresa. Uma das mais consagradas práticas gerenciais de projetos, são as adotadas pelo PMI – Project Management Institute, através de seu “Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos”, mais conhecido como “PMBOK Guide”.
  

Conclusão


Acima de tudo, gerenciar projetos é planejar e acompanhar a execução com "um olho no peixe e outro no gato". O gerente do projeto deve se manter alerta e flexível com os acontecimentos do dia-a-dia,  mas deve estar sempre se reportando ao plano inicial para não perder o controle. A principal qualidade do gerente de projeto é saber se comunicar bem com todos.

Ele é o ponto focal das informações. Para ele  convergem as informações que uma vez  processadas, deverão ser divulgadas para todo o restante da equipe.
O segredo é envolver a equipe, cliente e fornecedores de tal forma que todos se sintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto. Como diz aquele velho ditado caipira, "quando todos empurram na mesma direção, não há carroça que não saia do atoleiro".


REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS


CARVALHAL, Eugênio. Negociação e administração de conflitos. Antônio André Neto, Gersem Martins de Andrade, João Vieira Araújo -Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2006.

CARVALHO, M. M.; RABECHINI JR., R. Construindo competências para gerenciar projetos: teoria e prática. São Paulo: Editora Atlas, 2005.
 
CLELAND, D.; IRELAND, L. Gerenciamento de projetos. São Paulo: Editora Campus, 1999.

KEELING, Ralph. Gestão de Projetos: uma abordagem global. São Paulo: Ed. Saraiva, 2002.

MAXIMIANO, Antônio César Amauri. Administração de Projetos: como transformar idéias em resultados. 2ª Edição, São Paulo: Editora Atlas, 2002.

PMI® PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos: Guia PMBOK®. Terceira Edição. USA: PMI® Project Management Institute, 2004, 388 p.