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RH/Liderança/Comunicação

Gestão profissional de projetos

Leonardo Vieira Martins

Analista de Sistemas, Pós Graduado em Gestão de Projetos pelo IETEC

Introdução

Projeto pode ser conceituado como plano, intento, propósito que se forma para realizar algo. Diferentemente das operações baseadas em processos contínuos e repetitivos, projetos são temporários (duração delimitada) e únicos, devido às suas características ou condições exclusivas. Um projeto normalmente se inicia a partir de uma idéia ou pensamento que expressa uma vontade, desejo ou necessidade de que algo novo seja realizado.

Gestão de Projetos é a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas na administração eficaz e eficiente das atividades integrantes do projeto. O profissionalismo obtido com estudos e práticas dinamiza os processos de iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento que compõem o projeto. Um projeto é bem sucedido quando realizado conforme planejado.

Projetos: Um breve histórico

Projetos vêm sendo realizados desde os primórdios da civilização, como, por exemplo, a construção as pirâmides do Egito. Pelas organizações, projetos têm sido planejados e executados para criar novos produtos / serviços e introduzir mudanças e inovações em seus processos. De fato, podemos constatar grandes projetos realizados no final do século XIX, como a construção da estrada de ferro transcontinental nos EUA, na década de 1870.

No entanto, para que um projeto seja realizado de forma eficaz, é necessária a organização do trabalho demandado. Frederick Taylor (1856-1915) iniciou seus estudos detalhados do trabalho na virada do século XIX, aplicando raciocínio científico e demonstrando que o labor pode ser analisado e aperfeiçoado a partir do foco em partes elementares. A inscrição no túmulo de Taylor na Philadelphia atesta seu valor na história do gerenciamento: "the father of scientific management".
Henry Gantt (1861-1919), sócio de Taylor, estudou detalhadamente a ordem das operações no trabalho. Seus gráficos, completos com barras de tarefas e marcos, representam a seqüência e duração de todas as tarefas de um projeto, consagrando-se como uma eficiente ferramenta analítica para a representação de cronogramas.
Taylor, Gantt e outros ajudaram a desenvolver o gerenciamento de trabalhos distintos que requeriam estudo e disciplina. Nas décadas que precederam a II Guerra Mundial, a psicologia industrial, estratégias de marketing e relações humanas começaram a serem empregadas como partes integrantes da administração de empresas.

Após a II Guerra Mundial, a complexidade dos projetos e a retração do trabalho e de suprimentos demandou novas estruturas organizacionais. Diagramas de rede complexos (PERT – Program Evaluation and Review Technique), e métodos de análise do caminho crítico (CPM – Critical Path Method) foram introduzidos, oferecendo aos gerentes maior controle sobre projetos. Rapidamente essas técnicas foram difundidas entre gerentes que procuravam novas estratégias e ferramentas de gerenciamento que permitissem o desenvolvimento de projetos em um mundo competitivo e de mudanças rápidas.

Em 1969, no auge dos projetos espaciais da NASA, um grupo de profissionais de gestão de projetos se reuniu para discutir as melhores práticas, fundando o Project Management Institute - PMIÒ (EUA). Contando atualmente com aproximadamente 100.000 membros individuais associados, esta é a maior instituição internacional dedicada à disseminação deste conhecimento e ao aprimoramento das atividades de gestão profissional de projetos, a partir da seleção e divulgação das melhores práticas, publicadas em seu "Guide to the Project Management Body of Knowledge", mais conhecido como PMBOKÒ Guide, onde o gerenciamento de projetos é definido como "a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, a fim de satisfazer seus requisitos".

A profissão: Gerente de Projetos

Embora projetos remontem tempos antigos, o reconhecimento da profissão de Gerente de Projetos é relativamente novo, contudo a carreira é promissora (em 1999, a Fortune Magazine classificou a carreira de Gerente de Projetos como a melhor carreira a ser escolhida). No Brasil, esta profissão está dando seus primeiros passos. Para se desenvolver habilidades e alcançar o nível de profissionalismo compatível com a função de gerente de projetos, é necessário o aprendizado de conceitos básicos, técnicas e ferramentas de gerenciamento (formação acadêmica), bem como sua prática. Como a demanda por novos projetos dentro das corporações tem crescido, a necessidade de desenvolver profissionais em um curto espaço de tempo, com competência, qualidade e a custos reduzidos, tornou a função de gerente de projetos uma das mais procuradas do mercado.

Cursos em nível de pós-graduação têm sido formatados e oferecidos por instituições de ensino renomadas, visando a aperfeiçoar os profissionais nos requisitos teóricos e práticos necessários à gestão de projetos. No Brasil, as opções mais reconhecidas são o MBA Pleno em Gestão de Projetos, oferecido pela Fundação Getúlio Vargas, e o Curso de Aperfeiçoamento Lato Sensu Gestão de Projetos, ministrado pelo IETEC, que encontra-se em sua 41ª turma.

O PMIÒ mantém um programa rigoroso de certificação profissional através de um exame, com o objetivo de alavancar a profissão de gerente de projetos e reconhecer as conquistas de profissionais individuais. A certificação de Project Management Professional (PMPÒ) é a credencial mais reconhecida no mundo para esta profissão. Para obtê-la, o profissional deve satisfazer os requisitos de educação e experiência, concordar e se comprometer com o código de ética (PMPÒ Code of Professional Conduct) e passar no exame.

Gestão Profissional de Projetos: Benefícios

Nos últimos anos, o gerenciamento de projetos tem se consolidado a partir da adoção de formatações modernas e profissionais pelas empresas. Enquanto vários modelos de administração evoluíram durante este período, todos compartilharam uma estrutura básica comum: o projeto é gerenciado por um gerente de projeto, que trabalha junto a uma equipe garante a integração e comunicação do fluxo de trabalho horizontalmente através de diferentes departamentos. Há também um movimento para a constituição de escritórios de gerenciamento de projetos (PMO - Project Management Office), com a finalidade de dar o suporte necessário à gestão dos projetos, normalmente estabelecendo padrões/metodologias e disponibilizando ferramentas e técnicas, apesar de poderem assumir papéis diversos, refletindo a maturidade da organização em relação à condução de projetos.

A gestão profissional de projetos tem se mostrado eficaz por conseguir alcançar os resultados desejados dentro do prazo e do orçamento definidos. Pode ser aplicada em empreendimentos de qualquer complexidade e em qualquer tipo de negócio. Dentre os benefícios que podem ser alcançados, destacam-se:
- Controle efetivo de prazo, custo e recursos, permitindo a identificação prévia de desvios e imediata tomada de ações corretivas ou pró-ativas, podendo inclusive resultar em possíveis reduções;
- Eficácia na integração e comunicações necessárias durante todo o projeto;
- Monitoração e controle dos riscos e da qualidade do projeto;
- Retorno do investimento, com entrega conforme especificação (escopo).

Uma das maiores causas do fracasso na execução de projetos é a incorreta aplicação dos conceitos de gerenciamento de projetos, podendo provocar perdas financeiras e mercadológicas consideráveis. Estudos realizados pelo "The Standish Group" em 2000 apontam 49% dos projetos analisados como comprometidos, sendo que 23% fracassaram ou foram cancelados, e apenas 28% foram entregues dentro do prazo, custo e conforme as especificações.. Um estudo publicado no "The Journal of the American Planning Association" em julho de 2002 aponta que entre 1910 e 1998 as estimativas de custo de 258 projetos ficaram em média 28% abaixo do custo final.

A escolha de profissionais devidamente qualificados é, pois, fator crítico de sucesso na condução de projetos. Freqüentemente as organizações designam pessoas sem a formação, capacitação e conhecimentos necessários para exercerem a função de gerente de projetos ou participarem como membros da equipe, pois normalmente são mais baratos que um profissional qualificado. O custo final do projeto acaba sendo muito maior, considerando-se as deficiências na gestão de recursos, além das entregas geralmente serem efetuadas fora do prazo e das especificações do cliente. Neste aspecto, as organizações devem fazer uma análise simples da relação custo x benefício, levantando seu histórico de perdas financeiras com projetos abandonados ou que não foram bem sucedidos. Na maioria dos casos, este valor supera bastante o custo da gestão e condução do projeto por profissionais experientes.

Conclusão:

A gestão profissional de projetos é a forma mais apropriada a ser adotada por uma organização para a realização de projetos, a partir do uso eficiente dos recursos, dentro das delimitações de custo, tempo e performance. O gerente de projetos é o profissional responsável por coordenar e integrar as atividades através da áreas multidisciplinares e multifuncionais, devendo estar devidamente qualificado para exercer seu papel.

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