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:: Gestão de Projetos

Importância do Planejamento de Comunicação no Gerenciamento de Projetos

Marcus Vinícius Raydan Moreira

Graduado em Comunicação Social - Relações Públicas. Pós-Graduando em Gestão Estratégica de Processos de Negócio e Gestão de Projetos pelo Ietec

 

Este artigo tem por objetivo demonstrar a importância do Planejamento de Comunicação para o Gerenciamento de Projetos relacionando os requisitos necessários para a realização desse planejamento, relacionar ferramentas e técnicas para a prática da comunicação e ainda apontar as vantagens do Gerenciamento do Projeto com um plano de comunicação estruturado. A abordagem metodológica selecionada está 100% focada em análise de literaturas que estejam co-relacionadas com os conceitos do PMBoK.

Palavras-Chave: Planejamento de Comunicação; Comunicando em Projetos; Comunicando em Reuniões; Comunicando Informalmente.

O PLANEJAMENTO DE COMUNICAÇÃO: PORQUE FAZER?

Entre os vários motivos que levam um projeto ao insucesso destacasse a falta de um Planejamento de Comunicação no Gerenciamento do Projeto ou a concepção de um planejamento mal elaborado, sem levar em consideração os interesses de cada stakeholder e a definição dos meios de comunicação.

O Gerenciamento da Comunicação dos Projetos lida com a necessidade de fornecer informações aos envolvidos, com o objetivo de diminuir a resistência e as barreiras na execução do projeto. A comunicação apóia a mudança de cultura, pois alinha o conhecimento dos envolvidos às mudanças que poderão ocorrer.
 

O Gerenciamento das Comunicações do Projeto é
a área de conhecimento que emprega os
processos necessários para garantir a geração,
coleta, distribuição, armazenamento, recuperação
e destinação final das informações sobre o projeto
de forma oportuna e adequada
.” (PMI, PMBok,
2004, 221).

Para que fique clara a importância do planejamento de comunicação é necessário antes de iniciarmos esse artigo, conhecer o significado das palavras "comunicar" e "comunicação". Conforme consta no Dicionário Aurélio, 1ª edição, Editora Nova Fronteira, Comunicar significa: Tornar comum; fazer saber. Pôr em contato ou relação; ligar, unir. Dar passagem. Estabelecer  comunicação, conversação, convívio. Transmitir-se, propagar-se. Travar ou manter entendimento; entender-se. Comunicação significa: Ato ou efeito de comunicar(-se). Ato ou efeito de transmitir e receber mensagens por meio de métodos e/ou processos convencionados. A mensagem recebida por esses meios.

O ato de comunicar em um projeto é muito mais do que simplesmente o envio de um email esporádico ou uma reunião sem pauta e sem ata. Comunicar é a arte que o ser humano tem para se fazer compreender, vender uma idéia, dar uma explicação, ensinar aos outros, transmitir conhecimento, etc. A comunicação apóia a tomada de decisões e conquista aliados, mas ao mesmo tempo que, se mal entendida e mal elaborada, conquista "inimigos".

Os gerentes de projetos em empresas de
excelência consideram que chegam a utilizar até
90% de seu tempo em comunicação interpessoal
interna com os integrantes das suas equipes
."
(KERZNER, 2006, 456)

A comunicação pode ser definida como um processo onde ocorre a troca de informações entre indivíduos por meio de um sistema comum de símbolos, sinais e comportamentos. Para que essa troca ocorra entre os indivíduos é necessário
identificarmos:

- Expectativas, poder e interesse dos stakeholders;
- Tipo e quantidade de informação;
- Tecnologia da Informação e mídias disponíveis;
- Formato e Mídia;
- Periodicidade.

”O processo Planejamento das Comunicações
determina as necessidades de informações e
comunicações das partes interessadas, por
exemplo, quem precisa de qual informação,
quando precisarão dela, como ela será fornecida e
por quem”. (PMI, PMBok, 2004, 225).

COMUNICANDO EM PROJETOS

Em um processo de comunicação a informação deve ser objetiva e simples a ponto de fazer com o que o receptor capte e entenda a informação que está sendo passada pelo emissor, sendo que este deve respeitar as diferenças culturais e a possível falta de conhecimento do receptor. Nunca o emissor deve fazer pré-julgamentos, ser hostil e ser preconceituoso.
 

"Um efetivo processo de comunicação é
necessário para garantir que todas as informações
desejadas cheguem às pessoas corretas no tempo
certo e de uma maneira economicamente viável. O
gerente de projeto utiliza-se da comunicação para
assegurar que o time do projeto trabalha de
maneira integrada para resolver os problemas do
projeto e aproveitar suas oportunidades
."
(VARGAS, 1999, 87)

Após a identificação de todos os stakeholders, que pode ser realizada por meio de brainstorming, temos de relacionar aqueles que podem afetar ou serem afetados pelo projeto. Identificar qual o interesse e o poder dos stakeholders no projeto, definir o que será comunicado a cada grupo de interesse, qual será o meio de comunicação, a freqüência da comunicação e ainda fazer o uso de documentos padrões para comunicarmos.

Por meio do planejamento de comunicações determinamos à necessidade de informações e definimos como, quando e para quem ela deve ser enviada e ainda a periodicidade. Os meios de comunicação usados em projeto, significam custos, pois a geração de relatórios longos, além de necessitarem de gastos com papel e impressão, possivelmente não serão lidos na íntegra. Reuniões longas, sem uma pauta a ser seguida, também são caras para as empresas, pois os funcionários estão sendo pagos para ficarem em salas fechadas, muitas vezes participando apenas como ouvintes das reuniões.

Qualquer relatório escrito para a administração
que precisa de grampos ou clipes pode ser
considerado longo demais. Relatórios de mais de
cinco ou 10 páginas acabam não sendo sequer
lidos. Em empresas de excelência em gestão de
projetos, os relatórios internos dão as respostas
mais simples possíveis a estas três perguntas:
- Em que ponto estamos hoje?
- Para onde vamos?
- Existe algum problema exigindo o envolvimento
da alta administração
?" (KERZNER, 2006, 458)

O Gerente de Projetos tem que ficar atento a quando fazer uso de uma comunicação escrita. Abaixo relaciono alguns momentos, considerados importantes para se trabalhar com a comunicação escrita. Quando:
 

Tratar-se de informações ou dados
complexos;
- Comunicar informação requerendo ação futura
de alguma parte interessada;
- Tratar-se da preferência do receptor da
mensagem;
- Tratar-se de normas, procedimentos,
mudanças;
- Tratar-se de mensagem que possa ser mal
entendida
.” (SOUZA, 2008, 43)

COMUNICANDO EM REUNIÕES

Além da comunicação na forma escrita os gerentes de projetos podem optar em comunicar com sua equipe ou com os clientes por meio de reuniões e cada reunião tem uma finalidade específica:

• Kick-off - a reunião inicial do projeto ou fase, tem o objetivo de abrir oficialmente o projeto e todos os envolvidos no projeto devem participar: patrocinador, gerentes funcionais, áreas suportes e clientes, se for necessário.
• Comitê de Gerência de Mudanças - objetiva avaliar os resultados de custos, prazos, principais entregas, reservas gerencias e de contingências, riscos, qualidade, funcionalidades agregada, fornecimentos e suprimentos.
• Avaliação da equipe - avaliar indicadores e desempenho da equipe por meio de reuniões individuais dos membros da equipe com profissionais de RH.

Avaliação de fornecedores – objetiva avaliar indicadores de desempenho dos fornecedores e entregas de suprimentos para o projeto, conforme apresentado no plano de gerenciamento de suprimentos, por meio de reuniões individuais com osfornecedores.

• Avaliação dos Planos do Projeto - Avaliar execução dos Planos do Projeto com os planejamentos realizados.
• Lições aprendidas - relatar os aprendizados ocorridos durante um projeto nos aspectos técnicos, gerenciamento do projeto e gestão. É importante o uso de formulários padronizados e objetivos, possibilitando a inserção de informações de forma clara.
• Encerramento (Close Out) – tão importante quanto a reunião de Kick-off é a reunião de encerramento do projeto, onde serão apresentados e avaliados os resultados do projeto comparando com o plano do projeto e ainda identificar falhas, problemas e
sucessos ocorridos para fornecer base para o acúmulo de experiências sobre o projeto.

Independentemente do tipo de reunião a ser realizada é necessário que o profissional responsável divulgue previamente a pauta da reunião a todos os participantes. Ao término da reunião deve ser feito uso de uma ata padrão, onde deve constar todo o conteúdo que ficou decidido e ainda quais são serão as próximas atividades, quem será o responsável pela execução das mesmas e quando as mesmas devem estar concluídas. Obrigatoriamente, a ata deve ser assinada por todos os participantes, assinatura digital também é válida.

Os documentos usados em reuniões, pautas, atas, relatórios, apresentações devem ser sempre padronizados.

COMUNICANDO INFORMALMENTE

Em algumas empresas os gerentes de projetos preferem comunicar-se verbal e informalmente com suas equipes, porém a comunicação informal requer que os funcionários entendam a estrutura de sua organização, sejam profissionais o suficiente para entenderem as funções e responsabilidades que possuem dentro de estrutura uma estrutura organizacional.

A maioria dos gerentes de projetos prefere
comunicar-se verbal e informalmente. A
comunicação formal pode atingir custos muito
elevados
.” (KERZNER, 2006, 456)

Um dos requisitos para a existência da gestão
informal de projetos é que os funcionários
entendam a estrutura de sua organização e as
funções e responsabilidades que terão no âmbito
da estrutura tanto da empresa quanto no projeto
".
(KERZNER, 2006, 457)

CONCLUSÃO

Independentemente do tamanho do projeto que esteja sendo desenvolvido é necessário que o Gerente de Projetos elabore um Planejamento de Comunicação, pois essa é a única forma de certificar que a informação certa, irá para o stakeholder certo e no momento certo.

Para se realizar o planejamento de comunicação tem que se levar em consideração os interesses e poderes dos stakeholders, pois o desprezo a esses itens fará com que o risco de insucesso, resistência e atritos durante o projeto aumente consideravelmente.

Não importa se o Gerente de Projetos fará opção por uma comunicação formal ou informal, o que importa no Gerenciamento de Projetos é que ele comunique durante todo o ciclo de vida do projeto.

BIBLIOGRAFIA
 

• KERZNER, Harold, PH. D., Gestão de Projetos As melhores Práticas, 2ª edição, Editora Bookman, 2006.
• PMI, PMBoK 3aª edição, página 221, 2004.
• SOUZA, Arnaldo Renato Pires, PMP, Apostila de Gestão da Comunicação, IETEC, 2008.
• FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda, Minidicionário da Língua Portuguesa, 1ª edição, Editora Nova Fronteira.
• VARGAS, Ricardo, PMP, Gerenciamento de Projetos - Estabelecendo diferenciais competitivos, 6ª edição, Editora Brasport, 1999 (Prefácio de Harold R. Reeve, Ph.D., PMP, 1999 Chair, Board of Directors - Project Management Institute (PMI).

 

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