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A Gestão de Projetos no auxílio ao desenvolvimento de sistemas

Maritha Louise P. Silva

Analista de sistemas; pós-graduada em Gestão de Projetos pelo IETEC.

Introdução

Este artigo vem demonstrar a importância da gestão de projetos na área de desenvolvimento de sistemas, permitindo um maior controle e maior conhecimento de cada fase do desenvolvimento de um projeto. Este pretende clarear as idéias do leitor quanto à gerência de projetos e sua importância na vida das empresas.

A gerência de projetos tem como finalidade orientar quanto ao tempo, recursos e custos gastos desde o planejamento até implantação e posterior acompanhamento de um projeto.

Toda gerência de projeto necessita organização de trabalho, controle financeiro, controle de prazo, equipe motivada, contratos elaborados, recursos humanos medidos e comparados à necessidade de cada projeto.

Faz-se necessário então um maior aprofundamento nesta área pelas pessoas interessadas em aumentar seus conhecimentos e assim obter maior controle dos processos em cada fase do desenvolvimento de sistemas.

Etapas a serem consideradas na gestão de projetos

Gestão de projetos consiste na gerência de serviços com diversas etapas de trabalho a fim de gerar um produto especial ou específico que tenham prazos limítrofes, de início e fim, bem definidos e um escopo de atividades a serem executadas. Este escopo representa todo o trabalho a ser desenvolvido, que levará tempo e recurso, quer sejam eles humanos ou materiais e que precisam estar bem controlados, para que não fujam do orçamento ou das verbas a serem gastas.

Uma vez que a descrição de objetivos e escopo estejam bem definidos, as soluções alternativas podem ser consideradas, permitindo ao gestor selecionar a melhor abordagem dado a restrições impostas por orçamentos, disponibilidade de mão de obra, restrições técnicas e outros fatores.

Com o uso de metodologias, pode se obter um melhor controle das etapas do desenvolvimento de um projeto, manter um controle de qualidade e usufruir de estudos das áreas de filosofia de coordenação, controle e gerenciamento.

Para que um projeto seja concluído dentro do prazo, atendendo as especificações e dentro do orçamento disponível algumas medidas devem ser avaliadas.

É de grande valia a utilização de informações de outros projetos já desenvolvidos e que possuam dados relativamente precisos e que possuam certo grau de similaridade. Mas nem sempre isto é possível na área de sistemas. Poucas são as empresas que possuem documentação de projetos anteriores e com isto fica apenas a confiança na experiência dos integrantes da equipe e integrantes de outros projetos.

Quando um projeto é desenvolvido, estimativas de recursos humanos (usualmente em homens hora), duração cronológica e orçamento também devem ser divulgados. Em muitos casos, estimativas são realizadas usando experiência passada. Se um novo projeto é relativamente similar, tanto em termos de tamanho como também em funcionalidade, a algum outro projeto passado, muito provavelmente o novo projeto deve requerer aproximadamente a mesma quantidade de esforço, o mesmo calendário e o mesmo orçamento que o projeto antigo.

O tempo disponível deve ser considerado como o recurso mais importante de um projeto. Se existe tempo suficiente, um problema pode ser propriamente analisado e uma solução pode ser projetada apropriadamente. O problema é que geralmente não há tempo suficiente.

O planejamento é outro fator a ser considerado na elaboração de um projeto. Sem um planejamento bem feito as pessoas começarão a trabalhar sobre pressão e "correndo" contra o tempo já que a informação sempre é solicitada com urgência. Parte desta pressão vem de projeções irreais de pessoas que não conhecem os processos e que apenas anseiam a obtenção do produto final: o resultado do projeto.

Entretanto, parte dessa pressão é criada também pelas próprias pessoas encarregadas em desenvolvê-lo, via planejamentos e cronogramas realizados de qualquer maneira.

Um bom cronograma envolve em compreender que o projeto possui um conjunto de metas a serem alcançadas com tempo e recurso disponíveis e já pré-definidos. Às vezes a precisão no cronograma é mais importante do que precisão nos custos. Quando uma meta atrasa, não é uma questão de simplesmente adicionar novas pessoas para execução de tarefa pois dependendo do projeto faz-se necessário disponibilizar pessoas envolvidas com outras etapas para auxiliar aos novos membros sobre as condições do projeto, perdendo assim tempo significativo.

Riscos também são fatores a serem levados em consideração. No caso de desenvolvimento de sistemas um cronograma mal definido, "turnover" de pessoal, questões de orçamento, riscos técnicos de concepção e execução do projeto, mudança de tecnologia, etc. podem levar um projeto a insucesso. É necessário não apenas enumerar os riscos, é preciso avaliar a probabilidade de que tal risco de fato ocorra, delinear as conseqüências do mesmo, como também analisar o impacto de tal ocorrência. Com essas informações pode se priorizar os riscos do projeto, como também usar essas informações para gerência do projeto. Uma vez iniciado o projeto, a etapa de controle de riscos é iniciada.

É necessário responder a questões de riscos, desenvolver uma estratégia para atacar os problemas inerentes ao projeto e estabelecer mecanismos para avaliar evolução e organizar a equipe de desenvolvimento.

O monitoramento e controle podem ser iniciados com a definição do cronograma. No monitoramento cada uma das metas é focada. Se alguma atrasar, os recursos podem ser re-alocados, metas podem ser reordenadas, ou datas de conclusão podem ser modificadas para acomodar o problema descoberto, de modo a controlar melhor a gerência do projeto. Ele pode ser feito através de reuniões de projeto periódicas em que cada membro da equipe reporta progresso e problemas, avaliação de resultados e comparação de datas. No controle são administrados os recursos de projeto, enfrentados problemas e direcionados membros da equipe. Após o diagnóstico do problema, recursos adicionais podem ser focalizados na área de problema, pessoal pode ser liberado e cronograma de projeto refinado.

Nenhuma dessas etapas pode ser feita sem uma coordenação das atividades que deve ser exercida pelo gerente do projeto. Um verdadeiro líder deve ajustar se à cultura de sua equipe de projeto e adaptar se a mudanças e desafios. O ponto de partida, então, é a compreensão básica da cultura da equipe, a apresentação da cultura da empresa, quando se tratar de recursos terceirizados, comunicação fácil e motivação constante aumentando a capacidade do indivíduo para que este possa alcançar padrões de excelência na execução das atividades, mantenha bom relacionamento entre seus colegas de equipe e empenhe-se no sucesso da organização à qual pertence. A motivação manifesta-se através do comportamento e este através do trabalho.
Conclusão

Para que a gerência de projetos seja executada da melhor maneira alguns itens devem ser considerados, entre eles concentrar-se na função de interface, integrando todas atividades do projeto, organizando e motivando sua equipe de trabalho, informando como onde e quando atuarão no projeto, utilizando o planejamento estratégico e operacional para o desenvolvimento, levantando alternativas possíveis de soluções através de estudos, pesquisas e levantamento de dados, identificando os interessados no desenvolvimento daquele projeto, administrando conflitos que podem ocorrer e ficando atento para possíveis imprevistos, respeitando sempre a intuição das pessoas envolvidas no projeto, aplicando habilidades comportamentais para entender como está agindo o pessoal selecionado para aquele projeto não se esquecendo, quando necessário, de tomar sempre medidas corretivas.

Uma boa gerência de projetos permite conhecer e saber aproveitar, da melhor forma possível, os recursos disponíveis para criação de um projeto, conhecer suas variáveis de influência e definir a quantidade de tempo e pessoal que será disponibilizado para o mesmo, através de um planejamento bem estruturado e acompanhamento contínuo, tudo isso documentado e gerenciado, a fim de melhorar a qualidade dos projetos desenvolvidos.

O desenvolvimento de uma metodologia de gerenciamento de projetos integrada a uma metodologia de desenvolvimento de sistemas, pode proporcionar aos desenvolvedores maior orientação no momento de definir as variáveis que influenciarão esse projeto e posteriormente estimar custos, prazos e recursos a serem utilizados.

O setor de desenvolvimento de sistemas ganha com isso maior controle e acompanhamento dos projetos que estão em execução e aqueles já desenvolvidos podendo estruturar seus roteiros de trabalho de acordo com os recursos estimados e disponíveis naquele momento.

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