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:: Gestão de Projetos

A importância do bom gerenciamento do escopo para o sucesso de um projeto

Juliano Rodrigues Gonçalves

Graduado em Engenharia Industrial Elétrica no CEFET/1999– Líder e coordenador de equipe da Senior Engenharia desde 2000. Pós-Graduado em Gestão de Projetos pelo Ietec.

RESUMO

O objetivo deste artigo é mostrar a importância de um bom gerenciamento do escopo para o sucesso de um projeto. A elaboração de um escopo detalhado, claro e conciso é fundamental para garantir a satisfação do cliente e a eficácia da realização do trabalho materializado e evitar que o projeto passe por caminhos tortuosos. O Escopo pode ser descrito como objetivos a serem alcançados, com uma breve declaração do trabalho a ser realizado e com um uma programação proposta especificando data de início e conclusão das etapas. Um escopo bem definido e bem controlado aumenta significativamente as chances de todos os objetivos do projeto serem alcançados: concluir o projeto dentro do prazo pré-determinado, respeitando o custo orçado e entregando os produtos do projeto conforme qualidade acordada inicialmente.

Palavras Chaves: escopo, gerenciamento do escopo, projeto.

1 INTRODUÇÃO

Com certeza, aqueles profissionais que possuem certo envolvimento com a área de gerenciamento de projetos já ouviram aquela célebre frase: A única certeza que se tem em um projeto é que haverá mudança de escopo e o mesmo terminará fora do prazo e do custo previsto.

Então, o que podemos fazer para quebrar este paradigma?

Para responder a essa pergunta, desde 1969 uma das mais importantes instituições na área de gerenciamento de projetos, o PMI (Project Management Institute), vêm consolidando e disseminando as melhores práticas de gerenciamento de projetos através da publicação mais conhecida do Instituto, o PMBOK (Project Management Body of Knowledge Guide)
O PMBOK estrutura o conhecimento em gerenciamento de projetos em 9 áreas: escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, aquisições e integração.

Dentre as áreas de conhecimento, sem dúvida uma das mais importantes para determinação do sucesso de um projeto é o gerenciamento do escopo. Avançar o projeto sem uma boa definição e um bom controle do escopo é um passo largo na direção do seu fracasso.

Desta forma este artigo vem salientar a importância do gerenciamento do escopo do projeto para o sucesso do mesmo.
Sem uma definição clara do escopo do projeto e controle eficiente do mesmo, poderão ocorrer situações imprevistas relacionadas ao prazo, custo e qualidade, sendo este um problema que poderá trazer prejuízos a empresa e ao cliente.


2 REVISÃO DE LITERATURA

2.1 Definição de escopo 

Escopo é a soma dos produtos e serviços a serem fornecidos em um projeto. O planejamento do escopo do projeto é feito através do processo chamado ‘‘plano de gerenciamento do escopo’’.

Segundo o Guia PMBOK (2004), o Gerenciamento do Escopo do Projeto é composto dos “processos para garantir que o projeto inclua todo o trabalho exigido, e somente o trabalho exigido, para completar o projeto com sucesso”.

As finalidades do Gerenciamento do Escopo do Projeto incluem a definição do trabalho necessário para concluir o projeto, servir como guia (ou ponto de referência) para determinar que trabalho não está incluído (ou não é necessário) no projeto.

O escopo é o “foco” do projeto. O escopo do projeto difere-se do escopo do produto na medida em que o escopo do projeto define o trabalho necessário para fazer o produto, e o escopo do produto define os recursos (atributos e comportamentos) do produto que está sendo criado (SOTILLE et al., 2006).

O escopo de um projeto especifica seu produto principal e respectivos elementos subsidiários, ou seja, as entregas (deliveries) ao longo do projeto. O escopo do projeto é descrito como “A soma dos produtos (receptivos = deliverables) e serviços a serem fornecidos como um projeto” (PMI). Isso implica uma decisão clara sobre resultados essenciais, ou seja, a medida na qual o projeto atenderá “necessidades e desejos” e que receptíveis ou produtos desejáveis, mas não essenciais, poderão ser incluídos ou omitidos, resultando em objetivos principais claros, critérios de sucesso, custos da qualidade e duração (KEELLING, 2005, p.190).

2.2 Gerenciamento do escopo do projeto

Gerenciamento do escopo é o primeiro processo da gerência de projetos. Segundo Heldman (2003), o planejamento do escopo tem como finalidades básicas produzir a especificação do escopo que é documentar as metas do projeto, os resultados práticos e os requisitos, e o plano de gerenciamento do escopo. A especificação do escopo é a linha de base do projeto, o que significa que, se surgirem dúvidas ou se forem sugeridas alterações, será possível compará-las ao que está documentado.

O gerenciamento do escopo inclui os processos necessários para garantir que o projeto contemple todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminá-lo com sucesso, e é subdivido em cinco processos, a saber (Guia PMBOK, 2004):
a) Planejamento do escopo: criação de um plano de gerenciamento do escopo do projeto que documenta como o escopo do projeto será definido, verificado e controlado e como a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) será criada e definida.
b) Definição doƒn escopo: desenvolvimento de uma declaração do escopo detalhada do projeto como a base para futuras decisões do projeto.
c) Criar EAP: subdivisão das principais entregas e do trabalho do projeto em componentes menores (pacotes de trabalho) e mais facilmente gerenciáveis.
d) Verificação doƒn escopo: formalização da aceitação das entregas do projeto terminadas.
e) Controle do Escopo: controle das mudanças no Escopo do Projeto

2.3 Detalhamento do escopo

O detalhamento do escopo significa a subdivisão dos principais subprodutos do projeto em componentes menores e mais manejáveis para se ter condição de (SCHWALBE, 2000):
• melhorar a precisão das estimativas de custo;
• definir um baseline para medir e controlar o desempenho;
• facilitar uma atribuição clara de responsabilidades.

Segundo Vargas (2005, p. 59), “o escopo de um projeto é definido como o trabalho que precisa ser desenvolvido para garantir a entrega de um determinado produto dentro de todas as suas especificações e funções”.

Maximiano (2002) divide o processo de gerenciamento do escopo em dois níveis: planejamento, que é uma declaração sucinta dos produtos que serão fornecidos pelo projeto; e definição, que contempla uma relação detalhada dos produtos que serão fornecidos.

Objetivando fugir das falhas de projeto buscam-se as melhores práticas para se obter um escopo claro e conciso e com objetivos alcançáveis lançando mão dos processos de gerenciamento de escopo.

3 DISCUSSÃO

Terminar no prazo acertado, com o custo combinado e da forma como os clientes desejam é o que se espera de qualquer projeto. Porém, a experiência mostra que na maioria das vezes, esse não é um desafio fácil de ser cumprido. Inúmeras ações podem fazer com que as expectativas não se cumpram. As falhas vão deste o estabelecimento das expectativas até a execução do projeto.

Se analisarmos os motivos do fracasso de um projeto, notaremos que normalmente este fato se deve a falhas no gerenciamento do Escopo ou tempo insuficiente na definição do projeto. Assim, mesmo quando o Gerente de Projetos desenvolve um bom trabalho na definição de Escopo, gerenciar o projeto dentro do escopo estabelecido torna-se seu maior desafio. Muitas vezes nos deparamos com projetos cujo Escopo não é claro, que deixa margem à interpretação, assim o cliente poderá persistir que a mudança está dentro do Escopo, dificultando o cumprimento do Escopo definido.

Um bom gerenciamento do escopo passa pela definição clara do que deve ser feito durante o projeto e como isso será realizado. Essa definição deve ser feita com base nos resultados esperados para o projeto e nas restrições que se terá para sua realização.

Ainda mais importante é a definição do que não será feito durante o projeto. Isso serve de proteção às “vontades” que sempre acontecem durante a realização do projeto. Em geral, pensar antes no que vais ser feito serve de garantia para que o resultado traçado inicialmente seja alcançado.

Parece fácil, mas na prática quando um projeto começa, na maioria das vezes nem mesmo o cliente sabe o que quer. Entretanto essa dificuldade não nos abstém da necessidade de definir o escopo do projeto. Ao avançar o projeto sem esta definição há uma grande possibilidade do mesmo está sendo condenado ao fracasso. O escopo do projeto deve ser definido durante a fase inicial do projeto, pois quanto mais avançado estiver o projeto, maiores são as perdas.

Outro ponto relevante para um bom gerenciamento do escopo é o detalhamento do mesmo. Experiências na elaboração de projetos mostram que quando o escopo não está bem detalhado e documentado, certamente irá ocorrer desgastes entre as partes envolvidas (fornecedor,cliente) e o projeto apresentará divergências dos itens definidos na tríplice restrição (escopo, prazo, custo) e o balanceamento destes três fatores afetam a qualidade do projeto.

Ressalta-se que se verificarmos as causas de falhas nos projetos identificaremos várias ligadas ao escopo. Segundo Vargas (2005) as causas de falhas nos projetos referentes ao escopo são principalmente: a utilização da estimativa baseada na experiência empírica, ou o feeling dos envolvidos, deixando em segundo plano os dados históricos de projetos similares, ou até mesmo análises estatísticas efetuadas; fracasso na integração dos elementos chave do projeto; cliente/ fornecedor com expectativas distintas, e às vezes até mesmo opostas.

A partir do ponto que o plano de gerenciamento de escopo está elaborado, o gerente de projeto deverá manter o “foco” do projeto, ou seja, atuar como defensor do escopo de maneira que qualquer tipo de alteração deverá ser avaliada, documentada e aprovada por ambas as partes no projeto.

Para se ter sucesso no gerenciamento do escopo é necessário um bom gerenciamento de mudanças. Por mudanças entendemos como qualquer alteração ocorrida após a aprovação do escopo inicial. Ela geralmente envolve alterações nos custos, prazos, qualidade ou em outros pontos do projeto.

4 CONCLUSÃO

Um bom gerenciamento do escopo é fundamental para uma execução tranqüila entre as partes interessadas sem discussões sobre o que está ou não incluso, culminando com a satisfação do cliente, uma vez que aumenta a probabilidade de entrega dentro do prazo, dos custos previstos e com a qualidade acordada. Consequentemente aumenta a probabilidade de sucesso do projeto.

O gerenciamento e o sucesso do projeto também são dependentes de um trabalho bem executado na elaboração do escopo detalhado do projeto. O mesmo deve prever todas as funcionalidades esperadas e detalhar todo o trabalho a ser executado para que o produto do projeto seja entregue de acordo com o especificado.

5 REFERENCIAS

HELDMAN, Kim. Gerência de projetos. 3 ed.. Rio de Janeiro: Campus, 2003.
KEELLING, Ralph. Gestão de projetos: uma abordagem global. São Paulo: Saraiva, 2005.
MAXIMINIANO, A. C. A. Administração de projetos. São Paulo: Atlas, 1997.
SCHWALBE, K. Information technology project management. Cambridge: Thomson Learning, 2000.
SOTILLE, M. A. ; MENEZES, L. C. de M. ; XAVI, L. F. da S. Gerenciamento do Escopo em Projetos Editora: Editora FGV 2006 UM GUIA DO CONJUNTO DE CONHECIMENTOS EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS (Guia PMBOK), 3. ed., 2004. Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 EUA
VARGAS, R. V.  Manual Prático do Plano de Projeto. 3. ed., Brasport, 2007.

 

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