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Front-End Loading – Aplicação do Processo ‘Front-End Loading (FEL)’ no Gerenciamento de Projetos

Estanislau Simon Rutkowski

Engenheiro Químico (UFMG) – Mestre (‘Master of Science’) em Engenharia de Materiais (UFSCar). Coordenador de Projetos: EPC Engenharia Projetos Consultoria - Votorantim Metais Zinco. Pós-Graduação Gestão de Projetos pelo Ietec.
 

Este artigo relata a importância da utilização do processo FEL (‘Front-End Loading’) no gerenciamento de projetos de capital. Descreve os pontos relevantes da utilização deste processo. E as etapas de cada estágio com os critérios de aprovação. Relaciona os objetivos de cada portão. E apresenta as questões críticas que podem influenciar positivamente ou negativamente o alinhamento do projeto.

Palavras-Chave: FEL (‘Front-End Loading’) / Planejamento / Projetos de Capital / Gerenciamento de Projetos / Portões de Aprovação

Abstract:
This article describes the importance of using the Front-End Loading process in the management of capital projects. Report the relevant points. And the steps of each stage with the approval criteria. List the objectives of each gate. And present the critical issues that can positively or negatively influence the alignment of the project.
Keywords: Front-End Loading / Planning / Capital Projects / Project Management / Gate Approval


O processo FEL (‘Front-End Loading’) é uma importante ferramenta no gerenciamento de projeto de capital, que estrutura e sistematiza as fases de desenvolvimento de um projeto, pois estabelece os critérios para execução de cada etapa, dá suporte técnico à equipe melhorando sobremaneiramente o custo e a qualidade do projeto, porque utiliza as melhores práticas de gestão, auxiliando na potencialização de pontos fortes e na identificação de pontos que podem impactar o bom andamento do projeto. Permite à companhia desenvolver uma definição detalhada do escopo do projeto aliando-o plenamente ao objetivo do negócio e ajuda a avaliar a maturidade de um projeto com base em sua fase de desenvolvimento.

Deve ser iniciado no 1º estágio da concepção, pois assim seus benefícios poderão exercer um maior e melhor impacto sobre os custos. Este processo é também conhecido como ‘Pre-Project Planning’ (PPP) e ‘Front-End Engineering Design’ (FEED). É tipicamente aplicável a projetos industriais ou comerciais de alto custo de investimento (CAPEX – ‘Capital Expenditure’) e de longo ciclo de vida, por exemplo, em projetos cujos orçamentos superam a casa de US$1MM (hum milhão de dólares) e que demandam vários anos antes de se entrar em regime de produção, isto é, antes de se chegar ao período denominado de ‘learning curve’ que determina o ciclo inicial do período produtivo do empreendimento.

O produto deste processo é um pacote de dados e de projetos básicos que dão suporte aos documentos referentes ao projeto detalhado, antes da implantação, facilitando a concepção, desenho e a construção, com redução significativa de custos, incremento da eficiência operacional, cumprimento do prazo e maximização dos lucros. Em seu estágio inicial, suporta os interessados (‘stakeholders’) ou patrocinadores (‘sponsors’) na decisão de avançar com a execução do projeto.

Através deste processo, aplica-se o incremento de pequenos intervalos de tempo e de pequenos valores nos custos em etapas iniciais. Estes incrementos são bastantes menores se comparados aos custos, esforço e tempo que deverão ser requeridos ao se fazerem mudanças em etapas finais de um projeto.

O processo ‘Front-End Loading’ utiliza-se de etapas com vários portões formais de aprovação que correspondem aos estágios de desenvolvimento, que apresentam objetivos claros e bem definidos para cada ciclo de vida do projeto. É importante salientar que estas etapas devem ser cumpridas antes do recebimento de fundos para se proceder aos estágios posteriores e ao estágio relativo ao desenvolvimento dos trabalhos de campo.

No campo industrial, é prática dividir as atividades relativas ao processo ‘Front-End Loading’ em 3 (três) estágios denominados portões de aprovação e que são numerados como: FEL 1 / FEL 2 / FEL 3. Porém alguns segmentos, cujos projetos alcançam a casa do US$1B (hum bilhão de dólares), pode-se chegar a até 8 portões. Para todas as etapas destes estágios, são determinadas ações e entregáveis específicos. A tabela I apresenta os principais critérios para aprovação para cada portão para projetos que utilizam 3 (três) portões.

Tabela I
Relação de critérios para aprovação de cada portão do processo ‘Front-End Loading’


Cada etapa deste processo pode ser denominada conforme seu objetivo e está relacionada com cada parte do projeto, conforme exemplificado pela figura I:

Figura I
Relação de objetivos relacionada a cada portão do processo ‘Front-End Loading’

Análises recentes mostraram que, aproximadamente, 70% dos projetos, nos últimos 5 (cinco) anos não eram completados dentro do prazo ou dentro do orçamento. Com a utilização do processo ‘Front-End Loading’ uma melhora nestes valores ocorreu. A importância de utilização deste processo pode ser observada na tabela II, que apresenta uma estimativa referente ao percentual de descontinuidade (abandono) dos projetos para cada portão e qual o percentual médio a ser gasto em cada etapa.


Tabela II
Relação de componentes relacionados aos projetos de ‘Front-End Loading’

Todos os componentes inerentes a um projeto, conforme mostrado na tabela III, devem estar presentes e serem avaliados nas diversas etapas de cada portão do processo ‘Front-End Loading’, evidentemente observando-se a definição e o objetivo de cada etapa.

Tabela III
Relação de componentes relacionados aos projetos de ‘Front-End Loading’

A técnica dos 5W’s e 1H (Why – Porque / When – Quando / How – Como / Where – Onde / What – O Quê / Who – Quem) é utilizada em todas as etapas do processo FEL, pois devem ser respondidas para que os melhores resultados sejam alcançados. Este processo tem como foco o trabalho em equipe, de forma disciplinada, em busca da efetividade e produtividade dos investimentos de capital.

Dez questões críticas podem influenciar positivamente o alinhamento do projeto, desde o início do processo de ‘Front-End Loading’, quando devidamente tratados ou que podem causar dificuldades. Estas questões, por ordem de importância, são as seguintes:
1. As partes interessadas (‘stakeholders’) devem estar adequadamente representadas na equipe do projeto, pois devem incluir representantes de todas as partes importantes e interessadas, tais como: gestão de negócios, operações, construção, manutenção, mercado, para que se tenha um planejamento adequado e abrangente, obtendo-se os melhores resultados.
2. Liderança do projeto definida, eficaz e responsável, tecnicamente eficiente e conhecedor pleno do processo ‘Front-End Loading’, pois vai influenciar positivamente os membros da equipe e deve também ter responsabilidades definidas, sendo responsável por resultados e deve permanecer focada no objetivo.
3. As prioridades entre custo, cronograma, qualidade, características e recursos necessários devem ser claros, pois irão auxiliar todos os membros da equipe no sentido de tornar mais uniformes as decisões relativas ao projeto e aos seus objetivos. A identificação prévia dessas prioridades economiza tempo e reduz custo.
4. Comunicação dentro da equipe e com as partes interessadas deve ser clara, transparente e eficaz. Barreiras devem ser quebradas e tecnologias de informação atuais e avançadas devem ser utilizadas para melhorar a comunicação. A utilização de reuniões, boletins informativos, correio eletrônico, vídeo conferências, dentre outros é aconselhável.
5. Reuniões com a equipe são oportunas e produtivas. A liderança da equipe deve provocar reuniões freqüentes e produtivas, com o objetivo de informar a equipe e receber contribuições de todos os membros da equipe. Deve-se assegurar a utilização de boas práticas para a reunião, com horários definidos, fornecendo uma agenda de desenvolvimento, atribuindo papéis, fazendo uma avaliação final, com base na complexidade do projeto.
6. A liderança deve promover uma interação entre os membros, buscando uma maior sinergia, confiança, valores partilhados e honestidade no fornecimento de informações e resultados.
7. O processo de ‘Front-End Loading’ inclui um financiamento suficiente e com alcance para se atingir os objetivos. É necessária uma ampla programação que inclui a definição dos papéis e responsabilidades de cada membro, orçamento, cronograma e objetivos.
8. Um sistema de recompensa e reconhecimento deve ser projetado para promover a realização dos objetivos do projeto, tanto para os membros, quanto para terceiros.
9. Equipe de trabalho ‘teamwork’ e de construção deve ter bom alinhamento, apesar de serem formados por indivíduos de diferentes grupos funcionais, devem ser capazes de trabalharem juntos como uma equipe coesa.
10. Ferramentas de planejamento (por exemplo: listas de verificação, simulações, diagramas de fluxo) deve ser efetivamente utilizados. Sua utilização deve ser correta e ser realizada por toda a equipe no desenvolvimento e gerenciamento do projeto, buscando uma organização eficiente, o cumprimento do objetivo, o cumprimento do cronograma, mantendo as estimativas de custo e os processos de trabalho definidos, estas ações promovem o alinhamento durante as várias etapas do processo de ‘Front-End Loading’.

Como se pode observar acima, o processo ‘Front-End Loading’ traz bastantes benefícios ao andamento de projetos de capital, pois auxilia a equipe tornando o planejamento de desenvolvimento mais claro e objetivo, melhorando o orçamento, otimizando o prazo de execução, diminuindo os riscos, integrando os profissionais de múltiplas funções, reduzindo os custos e, consequentemente, otimiza o retorno do investimento.

Referências Bibliográficas:
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SAPUTELLI, L.; HULL, R. ALFONZO, A. Front End Loading provides foundation for smarter project execution – Integrated approach paves the way for business and technical success. 2008. Oil & Gas Financial Journal. <http://www.halliburton.com/public/landmark/contents>. Acesso em 10 fev 2009.
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