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:: Gestão e Tecnologia Industrial

Métodos Quantitativos Aplicados na Gestão de Estoques – Um Estudo de Caso Prático para as Organizações

Hugo Ferreira Braga Tadeu

Professor da Escola de Governo Professor Paulo Neves de Carvalho da Fundação João Pinheiro e coordenador do Grupo de Estudos em Operações.

Fonte: Revista Mundo Logística (www.revistamundologistica.com.br)

O objetivo deste artigo está em evidenciar a importância de gestão de estoques por meio da adoção de métodos quantitativos aplicados, demonstrando a sua eficiência em relação aos controles qualitativos usualmente empregados nas organizações públicas e privadas. Ao final, apresenta-se um estudo de caso prático aplicado ao setor industrial. Observa-se que os dados apresentados neste material são hipotéticos.

1. Introdução

A importância da gestão de estoques para as organizações públicas e privadas está associada ao valor financeiro e ao espaço físico utilizado pelos itens armazenados em seus depósitos. Considera-se estoque como qualquer recurso físico, do qual este tenha atrelado valores financeiros e atributos fiscais. Até o advento do Plano Real, em 1994, pelo então presidente da República Fernando Henrique Cardoso era comum verificar as organizações com acúmulos de estoques, com justificativa para os problemas da inflação e pelas falhas associadas aos modelos de previsão de demanda.

A partir da estabilização econômica tornou-se impraticável trabalhar com volumes elevados de estoques em armazéns, representando um risco para a saúde financeira de qualquer organização. Logo, a prática corrente para a época foi a redução das quantidades compradas e uma melhor gestão financeira associada a previsões de consumo ou vendas de mercadorias.

Atualmente, os gestores de materiais devem administrar os seus estoques considerando os seguintes critérios:

> redução do número de recursos estocados em depósito; 
> redução do número de fornecedores cadastrados;
> melhoria dos processos de seleção, cadastro e supervisão de fornecedores, para ganhos de qualidade de estocagem; > busca pela barganha, considerando uma conduta “ganha-ganha”, por um relacionamento comercial saudável e de longo prazo;
> maior proximidade entre os fornecedores, depósitos e/ou fábricas para redução dos custos de transportes;
> adoção de métodos quantitativos para controle de estoques, uma vez que a compra pela intuição representa um risco para as operações logísticas;
> maior giro de estoques, com a redução temporal de itens em depósitos.

2. Revisão bibliográfica

Para Viana (2001), a correta gestão de estoques possui os seus devidos fundamentos. Pode-se destacar a análise de mercado com avaliações sobre fornecedores atuais, potenciais e sobre as demandas de mercado. Logo, entender a quantidade ótima a comprar para ressuprir os estoques é essencial. Todavia, os processos de contratação de fornecedores exigem a formulação adequada de contratos, compreendendo a adoção de gestores especialistas para a supervisão dos custos operacionais, tempo de movimentação e qualidade implícita nas negociações.

Ressalta-se que a gestão orçamentária e tributária para a compra de estoques é um diferencial para a sobrevivência das organizações. O entendimento sobre custos, poder de barganha e a precificação das operações pode garantir a longevidade da gestão de estoques.

Logo, algumas perguntas devem ser levantadas e observadas como centrais para uma adequada gestão de estoques: o que deve ser comprado? Quais são as especificações de compras? Existe um procedimento adequado entre o setor de materiais e finanças para a emissão dos pedidos e ordens de compra? Como os estoques devem ser comprados? Existem especificações técnicas que determinem a aquisição? Qual a melhor época de reposição de estoques? Qual o parâmetro de compra? Qual o melhor fornecedor e a sua localização adequada? Como avaliar corretamente o preço e as quantidades a comprar?

As perguntas acima são corriqueiras nas organizações contemporâneas. Porém, qual a melhor forma de respondê-las?

Para Wanke (2006), umas das principais preocupações das organizações é a adoção de modelos quantitativos aplicados em processos gerenciais de estoques, devido ao ambiente econômico instável atual, caracterizado pelo rápido avanço da globalização, aumento da competição, inovação e questões políticas, o que favoreceria o bom desempenho para os setores responsáveis pela compra de estoques. Portanto, o desenvolvimento de modelos quantitativos sofisticados, paralelamente ao rápido desenvolvimento de sistemas computacionais, para o favorecimento da manipulação de dados, seria favorável ao bom desempenho das atividades de planejamento e controle operacional de estoques. Para o autor, a adoção da intuição como única ferramenta disponível para os gerentes de materiais está praticamente sumindo, devido à complexidade dos processos atuais de armazenagem e variação de itens em estoques.

Segundo Tadeu (2008), há a necessidade de redução dos custos de estocagem. Para isso, as organizações devem saber selecionar, cadastrar e contratar fornecedores que possuam ótimas qualificações e que atendam às necessidades de compras ou produção prontamente, reduzindo o tempo de entrega e volumes associados. Buscam-se entregas freqüentes e em lotes reduzidos para aumentar o giro de estoques. Conseqüentemente, cogita-se a redução de riscos, perdas, desvios e depreciação. Neste caso, a adoção de modelos quantitativos em correlação as previsões de demanda é o essencial.

Já para o CSCMP (2008), a gestão eficiente de estoques perpassa os modelos quantitativos e de previsão de demanda. Deve-se entender os modelos da gestão colaborativa. Basicamente, a metodologia colaborativa consiste em planejar a cadeia logística, incluindo os fornecedores, depósitos e vendas. A partir destas atividades programadas, o próximo passo está associado às análises de mercado e previsões de demandas. Em seguida, a execução do planejamento de distribuição e como último passo a reavaliação por adoção de indicadores de desempenho em todo o fluxo logístico. Portanto, os modelos colaborativos representam um avanço para a gestão de estoques por considerarem a previsão de demanda em conjunto com modelos estratégicos de distribuição e sua eficiência operacional. Um ponto em comum é a utilização de modelos quantitativos, quando considerado o emprego da avaliação de desempenho e eficiência por métricas adequadas.

Conclui-se que as metodologias quantitativas de estoques são importantes para um bom desempenho do setor de materiais. Para este estudo, fundamenta-se a modelagem matemática, por meio de Viana (2001), conforme apresentado no próximo item.

3.  Métodos quantitativos aplicados

O gerenciamento de estoques visa, por meio de métodos quantitativos aplicados, o pleno atendimento às expectativas de produção ou consumo das organizações, com a máxima eficiência, redução de custos e tempo de movimentação. Busca-se maximizar o capital investido, em busca de retornos satisfatórios sobre o investimento realizado.

Desta maneira, os estoques não podem ser considerados como excesso de recursos, ou materiais ociosos, devido à representatividade financeira dos mesmos, a necessidade pelo índice de cobertura e vendas. Portanto, os níveis estocados devem ser revistos continuadamente, evitando problemas de custos excessivos de armazenagem e movimentação interna e externa aos depósitos.

A adoção de cálculos para a verificação de parâmetros, como estoque de segurança, nível de ressuprimento, estoque máximo, estoque virtual, quantidade a comprar, lote econômico de compras, entre outros, é uma tarefa vital. Gestores de estoques que permitem o acontecimento da ruptura, ou seja, estoque igual a zero, estão sujeitos a sérios problemas, passando pela ausência da barganha, o registro da ordem de compra emergencial, a não-computação de vendas, os prejuízos associados e a possibilidade do fortalecimento da concorrência.

Portanto, existem razões para o pleno controle de estoques, sendo elas:

> propiciar níveis adequados de estoques em ambientes de incerteza;
> necessidade de continuidade em ambientes de produção e operações;
> capacidade de previsão de demanda futura, em função das variações de planejamento de materiais;
> disponibilidade de estoques nos fornecedores;
adequação aos prazos de entrega, para evitar multas contratuais e quedas no nível de serviço proposto;
> economia de custos;
> redução de perdas, desvios de estocagem e depreciação;
> redução dos volumes de estoques e armazenagem.

Sendo os estoques recursos físicos com valor econômico associado, há a necessidade de evitar dispêndios desnecessários. Para tanto, as equações propostas a seguir têm a finalidade de manter níveis adequados e permanentes de estoques.

3.1.1. Equações

A otimização de estoques passa por estimativas de cálculo que devem ser interpretadas e gerenciadas para o pleno gerenciamento da área de materiais. Todas as equações apresentadas são destinadas para a aplicação por item, respeitando o princípio da gestão por categoria de materiais.

Como primeira etapa, a compreensão do Gráfico Dente de Serra é primordial para o emprego de equações matemáticas. O gráfico 1 apresenta-se como uma referência para a gestão de estoques, representando a situação atual de recursos. Flutuações das quantidades pelo tempo devem ser registradas, sendo, porém, objeto de análise deste texto posteriormente, por meio das simulações dinâmicas em Excel.

Gráfico Dente de Serra (1): consiste na interpretação gráfica das flutuações de estoques, tornando a gestão de estoques visual e facilitada.

Em que:
Ponto 1: estoque máximo;
Ponto 2: nível de ressuprimento, ou estoque médio;
Ponto 3: estoque virtual. Considera-se o estoque real armazenado e as encomendas;
Ponto 4: estoque de segurança;
Ponto 5: ponto de ruptura.

Estoque Máximo – EM (2): consiste na quantidade máxima permitida em estoques para o item em análise. O nível máximo pode ser atingido pelo estoque virtual, quando da emissão da ordem de compra até a entrega das mercadorias. O registro de estoque máximo é dado por meio das demandas analisadas. É uma contradição ao modelo de estoque máximo, pelo maior volume possível em depósitos.

EM = NR + TU*IC

Em que:
NR = nível de ressuprimento, ou estoque médio;
TU = taxa de utilização, sendo a quantidade prevista pelo consumo no tempo;
IC = índice de cobertura.

Índice de Cobertura – IC (3): consiste no giro de estoques.

IC = QV/QC

Em que:
QV = quantidade vendida;
QC = quantidade comprada.

Eficiência do Índice de Cobertura – IC (4): destacam-se os valores estatísticos para o índice de cobertura.

Em que:
0 até 30% = índice de cobertura ruim;
30% até 70% = índice de cobertura bom;
70% até 100% = índice de cobertura ótimo.

Estoque de Segurança – ES (5): considerado como estoque mínimo. Ou seja, é a quantidade mínima aceitável de estoques para suportar o tempo de ressuprimento. Indica a quantidade de estoques para iniciar os pedidos de encomendas.

ES = K*TR*CMM

Em que:
K = fator de segurança;
TR = tempo de ressuprimento; 
CMM = consumo médio mensal.

Fator K (6): consiste em um fator de segurança, em virtude da importância e sazonalidade dos estoques. Observa-se que o fator K não deve ultrapassar a escala de 100%. Cada organização pode adotar o fator K em virtude do processo de tomada de decisão gerencial.

Estoque Real – ER (7): consiste na quantidade real de estoques em depósito. Não existem estimativas matemáticas para este critério. O recomendado para verificar a quantidade de estoques é a realização de inventários para a redução de risco, perdas e depreciação de materiais.

Estoque Virtual – EV (8): é o estoque real acrescido das quantidades encomendadas aos fornecedores.

EV = ER + Encomendas

Em que:
ER = estoque real.

Nível de Ressuprimento – NR (9): consiste na quantidade a ser atingida pelo estoque real. Indica o nível médio de estoques em função das demandas de mercado.

NR = ES + CMM*TR

Em que:
ES = estoque de segurança;
CMM = consumo médio mensal;
TR = tempo de ressuprimento.

Tempo de Ressuprimento – TR (10): é o intervalo de tempo entre a emissão da ordem de compra e o recebimento de mercadorias oriundas dos fornecedores. É composto por tempos internos e externos de movimentação de estoques.

TR = TPC + TAF + TT + TRR

Em que:
TPC = tempo de preparação de compra;
TAF = tempo de atendimento do fornecedor;
TT = tempo transporte;
TRR = tempo de recebimento e regularização.

Ponto de Ruptura – PR (11): indica que o estoque está nulo. Ocorre quando o consumo de materiais chegou ao nível zero. Observa-se que a ocorrência do ponto de ruptura é negativo para a área de materiais, devido a compras emergenciais e sem a existência do poder de barganha com fornecedores.

Quantidade a Comprar – QC (12): é a quantidade solicitada em uma ordem de compras para a aquisição de estoques.

QC = EM – EV

Em que:
EM = estoque máximo;
EV = estoque virtual.

Pedido Inicial – QC (13): refere-se à quantidade inicial de compras, sendo a primeira aquisição de estoques das organizações.

QC = CMM*TR*2ES

Em que:
CMM = consumo médio mensal;
TR = taxa de ressuprimento; 
2*ES = duas vezes estoque segurança.

Lote Econômico de Compras – LEC (14): representa a quantidade ideal de estoques para que os custos de compras sejam ótimos e sem perdas.

Em que:
CA = consumo anual em quantidades;
CC = consumo unitário do pedido de compra;
CPA = custo do produto armazenado;
PU = preço unitário do material.

Custo Total (15): representa os custos totais da área de materiais. São consideradas todas as operações de estocagem em uma organização.

 

Em que:
CA = consumo anual em quantidades;
LEC (%) = lote econômico de compras dividido por 100;
CC = consumo unitário do pedido de compra;
PU = preço unitário do material;
CPA = custo do produto armazenado.

Curva ABC (16): historicamente a curva ABC foi desenvolvida pelo economista Vilfredo Pareto, em 1827, para classificar a sociedade em classes econômicas. Porém, desde a década de 90, a General Electric decidiu utilizar esta metodologia para organizar os seus estoques em prioridades.
Interpretando a curva ABC, pode-se afirmar que:

- Estoques Classe A: representam o grupo de maior valor de consumo e menor quantidade de itens, que devem ser gerenciados com muita atenção;
- Estoques Classe B: representam o grupo com situação intermediária às classes A e B;
- Estoques Classe C: representam o grupo com menor valor de consumo e maior quantidade de itens, portanto financeiramente menos importante e que justifica menor atenção no gerenciamento.

Para a elaboração da curva ABC existem algumas fases que devem ser respeitadas: (a) levantamento dos itens em estoques, considerando a descrição destes, quantidade e valores financeiros associados; (b) organização dos estoques em uma tabela; (c) interpretação dos estoques, em função da tabela-mestra, conforme tabela 1; (d) análise dos resultados.

Considerações finais (17): existem regras básicas de aproximação de grandezas de cálculo de materiais para facilitar as equações apresentadas. Entre elas, destacam-se:
NR = ER (modelo Push Systems, com a existência de estoques nos depósitos);
NR = ES (modelo Pull Systems, sem a existência de estoques nos depósitos ou nos fornecedores);
PU = TU.

4. Estudo de caso prático

O estudo de caso relatado neste item é hipotético e foi realizado em uma organização empresarial durante o ano de 2008. Todos os parâmetros de cálculos apresentados têm como referencia o tópico anterior deste texto. A sua aplicabilidade está para as empresas privadas e para o setor público.

4.1. Levantamento de dados

O primeiro passo foi o levantamento de estoques do exercício fiscal passado, ou seja, o ano de 2007. Porém, para este estudo, foi escolhido um item classificado como importante para a organização em estudo. 

4.2. Cálculos estatísticos
 

A partir da tabela 2 tornou-se necessário avaliar pela estatística os dados em análise, conforme a tabela 3. Os resultados alcançados são utilizados posteriormente no artigo.

4.3. Análise de materiais

Neste item são apresentados os valores de tempo de ressuprimento e custos associados à área de materiais. Observa-se que estes dados são levantados nos setores responsáveis pela contabilidade e relacionamento com fornecedores, em apoio às atividades de estocagem.

4.4. Aplicações das equações de estoques

Esta etapa é importante em qualquer análise de estoques. São empregadas as equações anteriormente explicitadas, conforme a tabela 5.

4.5. Gráfico Dente de Serra

Após a aplicação das equações, apresenta-se o gráfico Dente de Serra e as flutuações de estoques na empresa em estudo. Este gráfico serve de referência para o processo de tomada de decisões envolvendo os pedidos de compra, quantidades de estoques e preços associados.

4.6. Previsão de demanda

Após a apresentação do gráfico Dente de Serra, torna-se necessário calcular a previsão de demanda. Logo, a utilização do desvio padrão torna-se importante.

Observa-se que a reta de tendência indica que os estoques têm um comportamento decrescente. Logo, o ideal é a utilização do modelo de previsão de demanda, considerando a previsão para 2008, “para menos”, conforme ilustrado na tabela 6.

4.7. Curva ABC

Neste item, pretende-se verificar a importância do recurso material em análise. A proposta está em fundamentar se a organização em estudo deve reduzir as quantidades compradas, pelos resultados apresentados no item 4.6. Seria o estoque em análise importante em relação aos demais membros da sua família? A fundamentação para este tópico em análise é o item Equações.

Observa-se que o item em análise é o segundo da tabela 7, considerando o preço unitário e o consumo anual utilizados neste estudo de caso.

Por meio da tabela 8 torna-se possível entender que o item em análise é classificado como “classe C”, para a curva ABC. Logo, justificam-se as análises pela previsão de demanda, em que os modelos matemáticos indicam uma tendência de redução de participação do material. Ao mesmo tempo, a curva ABC apresenta este item como de baixa importância, sendo passível de descarte.

5. Conclusões e recomendações

Pode-se concluir que a adoção de métodos quantitativos de estoques é fundamental para que as organizações públicas e privadas obtenham resultados satisfatórios no processo de tomada de decisão gerencial na escolha de fornecedores e no desembolso de caixa para o setor de materiais. Em virtude do estágio avançado dos modelos apresentados e pela utilização de sistemas computacionais, os modelos qualitativos para a gestão de estoques não devem ser empregados, em virtude do risco de perdas, depreciação e possível movimentação inadequada de recursos. Fatores como qualidade, tempo e custos devem ser gerenciados para que as organizações tenham um nível de serviço adequado às demandas de mercado.

Referências

Council of Supply Chain Management Professionals. http://cscmp.org. Agosto/2008/

TADEU, H. F. B. Logística Empresarial: Riscos e Oportunidades. Belo Horizonte: Fundac, 2008. 300 p.

VIANA, João José. Administração de materiais: Um enfoque Prático. 1ª ed. São Paulo: Atlas, 2002.

WANKE, Peter. Previsão de Venda: processos organizacionais e métodos quantitativos e qualitativos. São Paulo: Atlas, 2006.

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