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RH/Liderança/Comunicação

Um bom processo de comunicação como fator motivacional da equipe

Rodrigo Oliveira Furtado

Analista de Sistemas da Novelis do Brasil Ltda, pós-graduado em Gestão de Projetos pelo Ietec.

Resumo

Este trabalho apresenta uma abordagem dos procedimentos de comunicação dentro de uma equipe de projetos diferente do que é visto em grande parte das empresas e das equipes de projeto.

Essa abordagem está focada não somente nos fatores negativos e na comunicação no sentido de exercer cobrança e melhora de desempenho da equipe, mas principalmente nos fatores positivos, no sucesso do andamento dos trabalhos como uma maneira eficaz de motivar e incentivar os membros da equipe de projeto para atingir os objetivos.

Abstract

This article presents one approach for communication’s procedures in a team projects different from what is seen in many of companies and team projects. This approach is focusing not only on the negative factors and seeing the communication like a tool for recovery and improvement in the team’s performance, but focusing mainly in positive factors, in success in the work’s progress like an effective tool for motivate and encourage team project to achieve the goals.


Introdução

Atualmente, quem observa o mercado como um todo pode notar claramente que estamos inseridos num mundo cada vez mais competitivo, objetivo, focado nos resultados e na eficiência de processos. E para se tornar cada vez mais inserido nesse cenário e principalmente obtendo sucesso e crescimento existe um fator que é determinante para essa inserção: a informação e o controle.

Passamos por um período de revolução da informação, onde é de extrema importância ter acesso a mais informação, num tempo cada vez menor, sendo necessário muitas vezes até prever algumas informações para conseguir uma vantagem mais significativa. Isso é nitidamente visto nas diversas companhias que são avaliadas, porém isso não é tudo.

Preocupam-se demais com quantidade e velocidade, mas esquece-se de dois fatores muito importantes no que diz respeito às informações: a qualidade das informações e a valorização das pessoas que detém o conhecimento, manipulam, avaliam e compilam as informações e com as pessoas que vão agir e tomar decisões baseadas nas mesmas.

Para que as pessoas tomem boas decisões e essa engrenagem funcione em harmonia é preciso manter a equipe motivada, unida. E, para que isso aconteça, deve-se ter uma preocupação maior com os processos de comunicação com a equipe, que as informações sejam passadas com clareza, integralmente, sem nenhum tipo de máscara e ao invés de focar apenas nos pontos negativos e de cobrança, fornecer também um feedback positivo para a equipe daquilo que merece ser elogiado e aproveitado como fator de motivação do grupo.

Trabalhar as informações dessa maneira não é tarefa fácil, é preciso superar algumas barreiras naturais da comunicação e das necessidades humanas, além de desenvolver uma maneira satisfatória de reconhecimento da equipe a partir de pequenas ações.


Objetivos


O objetivo deste trabalho é apresentar uma visão diferente dos processos de comunicação com a equipe de projeto a partir de uma abordagem que defende o feedback positivo e a clareza e precisão das informações como um bom artifício de motivação e incentivo da equipe de projeto na busca pelos objetivos definidos.

 
Metodologia


O que se percebe atualmente em boa parte das empresas e das equipes de projeto é um processo deficiente de comunicação, em que as informações chegam ao seu destino de maneira incompleta, ou em excesso, em alguns casos nem chegam ao destinatário, e quando chegam, as informações não têm qualidade, são mal trabalhadas e não chegam em condições de prover uma boa tomada de decisões, fazendo com que grande parte das equipes veja o projeto fracassar ou não obter o resultado desejado por falhas no processo de comunicação. Inclusive em projetos bem sucedidos esse problema é notado com freqüência.

E isso influencia diretamente na motivação e na forma de trabalhar da equipe. Para ter uma idéia, em uma pesquisa sobre gerenciamento de projetos, conduzida pela empresa norte-americana de treinamento Vital Smarts, mostra que a falta de habilidade dos gerentes de projetos para conversar com sua equipe sobre situações críticas frequentemente acarretam o fracasso do projeto.

A pesquisa foi realizada com mais de 800 gerentes de projeto e 150 horas de observação de atividades em projetos. Um dos resultados desse estudo mostra que, devido a falhas na comunicação, 67% dos gerentes de projeto enfrentam problemas de auto-estima da equipe, o que afeta diretamente no andamento dos trabalhos e nos resultados do projeto.

Comunicar-se já é naturalmente uma tarefa complexa, uma arte que precisa ser constantemente aprimorada e um dos conceitos apresentados por Figueredo (2001), define a comunicação como sendo o processo de enviar e receber mensagens com inclusão de um significado, utilizando para tal os elementos Transmissor, Receptor, Mensagem e Meio.

Para a mensagem sair do transmissor e chegar ao receptor por qualquer meio que seja definido, esse processo precisa superar várias barreiras e ruídos naturais para fazer com que o processo de comunicação seja eficaz, principalmente por se tratar de pessoas. Segundo Chiavenato (2000), as principais barreiras que oferecem obstáculos e resistências à comunicação entre as pessoas podem ser divididas em 3 categorias: Humanas ou Pessoais, Físicas e Semânticas.

Dentre as barreiras Humanas estão as Limitações Pessoais, Diferentes Hábitos de Ouvir, Emoções, Preocupações, Sentimentos Pessoais e Motivações. Dentre as barreiras Físicas estão o Espaço Físico, as Interferências Físicas, as Falhas Mecânicas, os Ruídos Ambientais, a Distância entre Locutor e Receptor e as Ocorrências Locais.

Já dentre as barreiras Semânticas estão a Interpretação das Palavras a Translação de Linguagem, o Significado dos Sinais e dos Símbolos, a Decodificação dos Gestos e o Sentido das Lembranças. Ainda segundo Chiavenato (2000), além das barreiras ainda existem três males dos quais os processos de comunicação ainda estão sujeitos a sofrer: a Omissão, a Distorção e a Sobrecarga das informações.


Comunicação Dentro da Equipe de Projetos


Dentro da equipe de projetos esse panorama além de não apresentar melhoras significativas ainda possui um agravante que precisa ser considerado: A pressão por resultados.

E, essa pressão por resultados cada vez melhores, mesmo que os resultados já estejam num patamar aceitável e satisfatório faz com que as reuniões de projeto adotem um modelo baseado na cobrança por melhoria contínua dos resultados, sem no entanto saber reconhecer o esforço que foi despendido pela mesma equipe para se obter bons resultados dentro do mesmo projeto.

Em algumas equipes, as reuniões adotam caráter de terror e são vistas com total aversão por alguns membros. Isso acontece devido ao fato de que por mais bem feito que seja o trabalho realizado o membro da equipe sabe que será ainda mais cobrado por isso, sem o menor reconhecimento esperado pelo bom trabalho. Essa perspectiva o deixa cada vez mais desmotivado e insatisfeito, o que reflete diretamente nos resultados do projeto como um todo.


Uma nova Perspectiva


A teoria de Maslow diz que o comportamento do ser humano é dirigido de acordo com suas necessidades. E para o ser humano atingir com sucesso as metas pré-definidas, essas necessidades precisam ser atendidas de alguma forma. No caso da motivação, duas necessidades são de grande importância: Pertencer ao Grupo e Reconhecimento, que estão inseridas nas categorias Sociais e de Auto Estima, respectivamente, de acordo com a Pirâmide de Maslow.

Mas como utilizar o processo de comunicação como ferramenta para prover esse senso de participação e o sentimento de reconhecimento? A resposta para essa questão pode ser: introduzindo seções de feedback positivo dentro das reuniões, sempre que for possível. A idéia é dividir a reunião em três partes.

Na primeira parte seria fornecido um feedback positivo dos trabalhos bem realizados pela equipe ou pelos objetivos já atingidos dentro do projeto. Poderia também, baseado em resultados parciais, oferecer ou reforçar a distribuição de recompensas verdadeiras e realistas para a equipe caso os trabalhos continuem sendo realizados da forma com estão sendo conduzidos ou caso um determinado objetivo importante dentro do projeto seja atingido com sucesso.

Na segunda parte seria fornecido um feedback negativo ou os pontos de possíveis melhorias no projeto e na terceira parte seria a discussão das possíveis soluções dos problemas. A primeira parte é importante para que os membros da equipe tenham seu trabalho reconhecido e possam perceber que o próprio trabalho está sendo importante para a equipe e está ajudando a atingir os resultados.

A pessoa vai se sentir participante de uma equipe de sucesso e vai tentar manter essa situação. Isso gera na pessoa uma sensação de satisfação e uma melhora no comportamento que vai fazer até mesmo ela aceitar e trabalhar com mais facilidade os pontos de melhoria e ajudar na motivação e na vontade de gerar mais idéias de solução dos problemas levantados, ou seja, cada membro vai querer continuar se sentindo sempre útil na equipe, pois mesmo que não seja recompensado sabe que pelo menos será reconhecido.


Conclusão


“A comunicação constitui a primeira área a ser focalizada quando se estuda as interações humanas e os métodos para mudança ou influenciação do comportamento humano. Trata-se de uma área em que cada pessoa pode fazer grandes progressos na melhoria de sua própria eficácia e em seu relacionamento interpessoal ou com o mundo externo ”(CHIAVENATO, 2000).

Diante do que foi visto, é preciso criar o hábito de conversar sobre assuntos críticos e estabelecer uma métrica que avalie e indique se o processo de comunicação está sendo bem sucedido ou não. Esse hábito não se cria de um dia para o outro, exige esforço e pode ser que exija uma mudança de cultura na equipe de projetos ou até mesmo na organização.

Além disso, é preciso ter paciência e ter a consciência que os resultados não serão percebidos a tão curto prazo, mas apesar dos resultados começarem a aparecer em médio prazo, certamente serão resultados sólidos e duradouros, que gerarão ganhos além dos financeiros para toda a organização.


Referências Bibliográficas


CHIAVENATO, I. As Pessoas. In: CHIAVENATO, I. Administração de Recursos Humanos (edição completa). 6ª.ed. São Paulo: Atlas, 2000. Capítulo 2. p. 73-109.

FIGUEREDO, M. S. Comunicação Organizacional: Quando a Comunicação Falha. 2001. Disponível em: < http://www.icpg.com.br/artigos/rev02-09.pdf >. Acesso em: 19 fev. 2008.
 

 

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