Viabilidade Econômica em Projetos

O papel do gerente de projetos

Resumo

É em um ambiente caótico e cheio de incertezas que atua o gerente de projetos tentando atingir os objetivos dos projetos atendendo às expectativas de todas as partes interessadas.

Este artigo busca mostrar o ambiente em que está inserido hoje o gerente de projetos, quais os recursos que ele tem disponível e como ele pode agir para obter sucesso nesta empreitada.

1 - Introdução

A nova economia e a nova organização corporativa provocaram um aumento no nível de stress dos funcionários. Os casos de altos níveis de stress e estafa entre gerentes têm aumentado à medida que o ambiente de trabalho se torna mais caótico e ambíguo.

O guru da administração, Tom Peters, captou o desafio aos gerentes em seu best seller “Prosperando no caos”, ao afirmar que os gerentes bem-sucedidos, no ambiente imprevisível de hoje, precisam ter capacidade de prosperar em meio à mudança e à incerteza. Cada vez mais o cargo gerencial consiste em fazer malabarismo com uma dúzia de bolas de uma vez, no escuro, no convés de um navio, durante um tufão.

Este quadro não é diferente para os gerentes de projeto que vivem em um ambiente caótico e em constante mudanças. Nesse cenário, além de iniciar e implementar mudanças, aprimorar os serviços, produtos e sistemas, controlar uso dos recursos, recrutar e selecionar pessoal e desenvolver equipes tem que conhecer as ferramentas e técnicas necessárias às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos, convertendo todo esse caos em sucesso.

Mas como realizar essa missão com todas estas atribuições e ainda atendendo aos requisitos técnicos do projeto e aos requisitos gerenciais de escopo, prazo e custo?

2 – Metodologia de gestão de projetos

O gerente de projeto é um profissional em ascensão e que pode contar hoje com um guia de métodos e ferramentas das melhores práticas em gestão de projetos que o ajudará a obter o resultado desejado.

Este guia é o PMBOK que diz que gerenciamento de projetos é “a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas em projetos com o objetivo de atingir ou até mesmo exceder às necessidades e expectativas dos clientes e demais partes interessadas do projeto”.

De acordo com o PMBOK, uma metodologia de gerência de projetos é uma abordagem estruturada utilizada para guiar a equipe de projeto durante o desenvolvimento do mesmo. Pode ser tão simples quanto formulários padrão e modelos (em papel ou eletrônico, formal ou informal) ou tão complexa quanto uma série de simulações requeridas (por exemplo, análise de risco de cronograma com técnica de Monte Carlo).

A maioria das metodologias de planejamento de projeto empregam uma combinação de ferramentas “hard” (as técnicas), tais como um software da gerência de projeto, e ferramentas “soft” (as atitudes), tais como reuniões iniciais facilitadoras.

Entre as funções e responsabilidades críticas de uma metodologia, ela deve possibilitar controlar o desempenho; o ciclo de vida e os recursos que envolvem o projeto. Uma metodologia para gerência de projeto deve ser um guia para todos os membros da equipe, representando seus papéis em cada ciclo da vida do projeto.

O gerente do projeto deve atuar como regente desta orquestra, marcando o ritmo para que todos estejam em harmonia. Ele deve se manter alerta e flexível com os acontecimentos do dia-a-dia mas deve estar sempre se reportando ao plano inicial para não perder o controle. A principal qualidade do gerente de projeto é saber se comunicar bem com todos.

Ele é o ponto focal das informações, nele convergem as informações que ele depois deverá processar e divulgar para todo o restante da equipe. O segredo é envolver a equipe, cliente e fornecedores de tal forma que todos se sintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto.

O modelo de gerente como chefe dominou as organizações até os anos 80. Os gerentes eram tidos como mais inteligentes que seus funcionários e mais conhecedores do cargo de cada um do que o próprio funcionário. Era tarefa do chefe dizer ao seus subordinados o que fazer, como fazer e quando fazer, e certificar-se de que eles estavam fazendo direito.

Os gerentes tomavam todas as decisões relevantes, davam direcionamento e ordens e controlavam cuidadosamente as atividades para minimizar erros e assegurar que as regras fossem seguidas.

O gerente de hoje se parece cada vez mais com um treinador do que com um chefe. Os treinadores não participam do jogo. Eles criam um ambiente no qual seus jogadores possam superar-se.

Definem os objetivos globais, fixam expectativas, definem os limites do papel de cada um, asseguram que os jogadores sejam treinados corretamente e disponham dos recursos de que necessitam para desempenharem seus papéis, tentam ampliar a capacidade de cada jogador, oferecem inspiração e motivação e avaliam resultados. Os gerentes contemporâneos assemelham-se muito mais a treinadores do que a chefes, quando orientam, escutam, encorajam e motivam seus funcionários.

Inicialmente se acreditava que os grandes líderes já nasciam líderes, que lhes eram natas as habilidades gerenciais necessárias para se mobilizar as pessoas em torno de um ideal comum. Hoje sabemos que estas habilidades podem ser desenvolvidas em qualquer um que se disponha a ser um grande gerente de projetos.

Estão listadas abaixo algumas ações que os gerentes de projetos podem fazer para criar condições para as pessoas trabalharem mais motivadas e assim obter o melhor de cada uma delas:

- Reconhecer e valorizar suas realizações;

- Confiar e delegar responsabilidades adequadamente;

- Definir as metas claramente;

- Conhecer e gerenciar as expectativas;

- Desenvolver estilo de gerência flexível;

- Envolver as pessoas nas definições dos processos produtivos;

- Saber dar, e receber, "feedback";

- Ser receptivo à sugestões;

- Conhecer o potencial e as limitações das pessoas;

- Ser tolerante e paciente com as limitações das pessoas;

- Procurar desenvolver continuamente as pessoas;

- Estabelecer relacionamento aberto e franco;

- Usar linguagem adaptada ao nível das pessoas e às ocasiões;

- Preocupar-se sinceramente com as pessoas.

3 - Conclusão

O uso destas habilidades permitirá ao gerente de projetos lidar, no dia a dia, com os problemas inerentes a qualquer ambiente de trabalho. Mas para se obter os resultados desejados dos projetos, o gerente de projetos necessita realizar ações mais palpáveis e abrangentes.

O gerente de projetos deverá:

- Criar uma metodologia sólida e consistente adequada ao seu perfil, ao perfil da empresa e ao perfil do projeto;

- Cercar-se de profissionais competentes;

- Investir em uma equipe de planejamento e controle que faça o plano acontecer;

- Gastar mais tempo do projeto na fase de planejamento;

- Divulgar amplamente o plano do projeto para toda a equipe.

Com o planejamento consolidado resta acompanhar, fazer acontecer e ir minimizando os desvios. Se todos sabem para onde e como caminhar, temos uma grande redução das incertezas.

Se temos um ambiente de trabalho equilibrado conseguimos reduz o stress e assim saímos daquela imagem do caos e podemos nos ver gerenciando projetos na calmaria de um mar azul.

 
Bibliografias:

Administração: mudanças e Perspectivas / Stenphen Paul Robbins; (tradução Cid Knipel Moreira). – São Paulo: Saraiva, 6ed 2006.

Prosperando no caos / Tom Peters

Guia PMBOK®  - Terceira edição