PMO

Escritório de projetos, uma necessidade atual

Resumo

Reduzida à sua forma mais simples, a Gerência de projetos é a disciplina utilizada para manter os riscos de fracasso em um nível tão baixo quanto necessário durante o ciclo de vida do projeto. O risco de fracasso aumenta de acordo com a presença de incerteza durante todos os estágios do projeto.

Um ponto-de-vista alternativo diz que o gerenciamento de projetos é a disciplina de definir e alcançar objetivos ao mesmo tempo em que se otimiza o uso de recuros (tempo, dinheiro, pessoas, espaço, etc). Portanto, para  fazer decisões eficientes, é necessário ter em mão os riscos que o projeto enfrenta e claras estratégias para tratá-los ou eliminá-los. Portanto risco é tudo o que pode estar entre nós e o sucesso, e que é atualmente incerto ou desconhecido.

1. Introdução

A proposta deste artigo é a utilização da técnica de FMEA para identificar os riscos no gerenciamento de projetos, tendo as áreas de conhecimento do PMBOK® como base para desenvolvimento do FMEA.

Essa abordagem é interessante para prevenir falhas no processo de gestão de projetos, de modo que o Gerente de Projetos possa identificar onde seu projeto pode falhar, considerando suas características.

É importante ressaltar que essa proposta não consiste em aplicar o FMEA na WBS (Work Breakdown Structure) do projeto.

A maior vantagem da utilização do FMEA é a de evidenciar qual é o ponto mais crítico do projeto, com vistas à tomada de ações preventivas para minimizar o impacto dos riscos em escopo, prazo, custo, recursos humanos etc.

Será apresentada a metodologia FMEA e suas aplicações e, por fim, descreve a proposta de utilização da FMEA para a gestão de riscos em projetos de desenvolvimento de , utilizando as áreas de conhecimento do PMBOK® como funções do FMEA para se obter os modos de falhas, priorizar os maiores riscos e planejar as ações a serem executadas para prevenir a ocorrência das falhas.

2. Gerenciamento dos Riscos

O risco em um projeto é a possibilidade de que uma incerteza ocorra, afetando os objetivos do projeto, de forma positiva ou negativa. Portanto, a gerência dos riscos trata-se da maximização dos resultados de eventos positivos e minimização dos eventos negativos.

Os riscos podem ser avaliados de diferentes formas por diferentes organizações, dependendo do contexto no qual o evento de risco está inserido.

Com base nessa afirmação, pode-se dizer que um evento de risco pode constituir, ao mesmo tempo, uma ameaça ou uma oportunidade, dependendo ao que está sendo associado.

Assim, seu impacto pode ser algo importante para uma organização e danoso para outra.

Segundo o Guia PMBOK®, “O risco do projeto é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objetivo do projeto, como tempo, custo, escopo ou qualidade [...]”

O Guia PMBOK® ressalta que “o gerenciamento de riscos do projeto inclui os processos que tratam da realização de identificação dos riscos do projeto, análise destes riscos, respostas aos riscos, monitoramento e controle dos riscos e planejamento do gerenciamento de riscos do projeto”.

O planejamento do gerenciamento dos riscos faz parte do plano do projeto e envolve definições de abordagem, planejamento e execução das atividades de gerenciamento dos riscos. É composto da lista de riscos, suas prioridades, estratégias de respostas a esses riscos e como serão monitorados e acompanhados durante o desenvolvimento do projeto.

3. Metodologia do FMEA

O FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) foi criado pela NASA em meados de 1960. Em 1972 a Ford introduziu seu uso (FMEA de Processo) na indústria automobilistica, difundindo-o na indústria por meio da Norma Q 101.

A técnica de FMEA foi criada com enfoque no projeto de novos produtos e processos, mas devido a sua grande utilidade, passou a ser aplicada de diferentes formas e em diferentes tipos de organizações.

A metodologia de FMEA é atualmente utilizada para reduzir a ocorrência de falhas de produtos e processos existentes e para reduzir a probabilidade de falha nos demais processos organizacionais.

Vem sendo empregada também em aplicações específicas tais como análises de fontes de risco em engenharia de segurança e na indústria de alimentos e seu uso é requerido pelas normas QS9000, ISO TS 16949, EAQF94, VDA 6.1, AVSQ para projetos e processos de fabricação.

Conforme o QS9000, FMEA é:

1- Um conjunto de atividades com intuito de identificar e avaliar as falhas potenciais do produto/processo e os efeitos destas falhas;

2- Identificar ações que poderiam eliminar ou reduzir a chance da falha potencial ocorrer;

3- Documentar o processo.
 
Em resumo, o FMEA procura listar todas as possíveis falhas (de produto ou do Processo) e suas causas para que sejam analisadas e tomadas as ações preventivas necessárias.
O FMEA é complementar ao processo de desenvolvimento do projeto e faz com que o mesmo contenha os requisitos que satisfaçam as necessidades dos clientes.

4. Tipos de FMEA

As análises FMEA´s são classificadas em dois tipos:

FMEA de Produto (DFMEA- Design Failure Mode and Effect Analysis): na qual são consideradas as falhas que poderão ocorrer com o produto dentro das especificações do projeto. O objetivo desta análise é evitar falhas no produto ou no processo decorrentes do projeto. É comumente denominada também de FMEA de projeto.

FMEA de Processo (PFMEA- Process Failure Mode and Effect Analysis): são consideradas as falhas no planejamento e execução do processo, ou seja, o objetivo desta análise é evitar falhas do processo, tendo como base as não conformidades do produto com as especificações do projeto.

Há ainda um terceiro tipo, menos comum, que é o FMEA de procedimentos administrativos. Nele analisa-se as falhas potenciais de cada etapa do processo com o mesmo objetivo que as análises anteriores, ou seja, diminuir os riscos de falha.

5. Aplicação e elementos básicos do FMEA

• Desenvolvimento de novo produto ou processo;

• Alterações em produtos e processos existentes, visando a redução das falhas potenciais de produtos e processos que já estão em operação;

• Análise de oportunidade de melhoria da qualidade e aumento da confiabilidade dos produtos e processos;

• Avaliação do impacto do uso do produto ou processo existente em um novo ambiente, localização ou aplicação;

• Redução da ocorrência de não conformidades em processos administrativos, em geral.

6. Conclusão

Na realização da FMEA para identificação de riscos em projetos, percebemos a importância de um planejamento eficaz, no qual cada item da tríplice restrição é igualmente importante e faz parte de uma cadeia de valor, cujos elos têm igual importância para a obtenção do sucesso global.

O processo de gestão de riscos é um dos mais complexos e que requerem maior esforço de acompanhamento dependendo da complexidade do projeto, para a redução da ocorrência de riscos que impactem no resultado financeiro do projeto.

Como os projetos constituem o meio pelo qual a estratégia das organizações é implementada, é fundamental que o gerente de projetos conheça a estratégia a qual o seu projeto está alinhado concentrando-se na geração de valor a organização e seus acionistas.

7. Referências Bibliográficas

Guia PMBOK®® / Um guia do conjunto de conhecimentos em Gerenciamento de Projetos – Terceira Edição © 2004 Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 EUA.

PALADY, Paul. FMEA Análise dos Modos de Falha e Efeitos. 2 ed. São Paulo: IMAM, 2003.

Manual de QS 9000

www.wikipedia.org