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:: Gestão de Projetos

Comparação de empresas na ótica do planejamento

Paulo Marcos Ramalho Nascimento

Pós-graduado em Gestão de Projetos pelo Ietec.

Resumo:

Analise sobre as diferenças de nível de planejamento nos projetos, entre duas empresas do mesmo mercado. Nesse cenário temos uma empresa com alto grau de planejamento e uma empresa com pouco esforço e com pouca preocupação para com o planejamento.

No artigo será comparado o grau de esforço, custo, tempo, stress de time de trabalho, resultado, qualidade e confiabilidade do produto a ser lançado pelas duas empresas.


Introdução:

 
Nesse artigo iremos tratar de um estudo de caso entre duas empresas, relacionando planejamento. Para isso, será utilizada a metodologia do manual do PMI, A guide to the Projetct Management Body of Knowledge, conhecido também como PMBOK Guide e todo o conteúdo citado neste artigo possui como fundamento o PMBOK e faz parte da ultima atividade do modulo de Gestão de Projetos do IETEC.

Todo projeto pode ser subdividido em fases de desenvolvimento. A utilização desta divisão nos possibilita um melhor acompanhamento e controle sobre os recursos gastos até o momento, quais as correções necessárias e quanto ainda será gasto para atingir o objetivo. A divisão de um projeto em fases facilita ainda a reutilização de experiências anteriores no projeto.

Cada fase pode ser dividida em estágios e estes por sua vez são subdivididos em atividades. Em geral, as fases são iguais para todos os projetos e são elas: iniciação, planejamento, execução, controle e finalização. Os estágios são específicos de acordo com a natureza do projeto. E as tarefas são específicas de cada projeto.

A conclusão de uma fase do projeto é caracterizada pela entrega ou finalização de um determinado trabalho. Toda entrega deve ser tangível e de fácil identificação, como por exemplo, um relatório confeccionado.

Graficamente podemos visualizar a relação entre as fases da seguinte forma:

Figura 1 – Fases do ciclo de vida

Fase de Iniciação: apresentação de uma necessidade e estruturação desta necessidade num problema a ser resolvido. É essencial que a missão e objetivo sejam definidos, bem como as estratégias que serão utilizadas.

Fase de Planejamento: nesta fase é detalhado tudo que será realizado no projeto, incluindo cronograma, interdependências entre atividades, alocação dos recursos envolvidos, análise de custos, etc., para que possa ser executado sem dificuldades. Nesta etapa devemos ter atenção especial para comunicação da equipe, qualidade, riscos, aquisições e recursos humanos envolvidos. Nesse artigo, o planejamento comparando entre empresas, será o nosso foco.

Fase de Execução: execução de tudo que foi planejado. É importante destacar que grande parte do orçamento e esforço será despendido nesta fase e na anterior.

Fase de Controle: execução em paralelo com as fases de planejamento e execução. O objetivo principal desta fase é acompanhar e avaliar tudo que está sendo feito na situação atual, pautando-se na situação planejada.

Fase de Finalização: é aqui que serão avaliadas todas as tarefas e fases através de uma auditoria, interna ou externa (equipe de terceiros), todos os documentos são entregues e podemos utilizar este momento para que toda a equipe passe por um processo de aprendizado.

As fases são realizadas quase que simultaneamente e cada uma constitui o seu próprio ciclo. Cada fase pode ser considerada como um projeto, possuindo, portanto uma iniciação, planejamento, execução, controle e finalização. Conforme a figura abaixo:


Estudo de Caso:


A intenção desse artigo é comparar as empresas, aqui nomeadas de empresa “A” e empresa “B”, segundo a metodologia do PMBOK e verificando as vantagens e desvantagens entre se executar projetos reduzindo o prazo e o planejamento e projetos com excelente planejamento, porém com prazo mais longo.

Cenário: A empresa “A” é líder de mercado atualmente e uma das suas principais estratégias de marketing é sempre surpreender o cliente e renovar a sua gama de produtos rapidamente. Enquanto a maioria das empresas do setor remodela o seu produto em média a cada 5 anos, ela consegue lançar novos produtos em 3 a 4 anos. Com isso, ela possui uma grande vantagem competitiva, utilizada nas suas campanhas de marketing e conseguiu alcançar o topo de vendas do mercado.

A estratégia que a empresa “A” utiliza é a de reduzir ao máximo a fase de planejamento dos seus projetos, iniciar rapidamente a sua execução, encurtar a fase de testes / controle e assim lançar os seus produtos mais rápido do que os seus concorrentes.

Dessa forma, ela tem um altíssimo nível de esforço durante a fase de execução, controle e finalização e um esforço baixo durante a fase de planejamento.

Um cronograma típico de projeto da empresa “A” seria assim:

Onde se percebe uma fase de planejamento muito pequena e uma fase de controle e testes que ultrapassa o lançamento dos produtos.

Pelo cronograma percebe-se que a empresa “A” inicia a venda dos produtos antes do final dos testes. Esse é um risco muito grande e praticamente impossível de controlar, pois a empresa ainda não terminou a validação do produto e o mesmo já está nas mãos do cliente.

A empresa “A” portanto é caracterizada por uma fase de execução com intenso esforço, devido a sua redução e também ao planejamento incompleto, e um lançamento de produtos sobreposto aos testes de validação.

Para manter esse cronograma, a empresa “A” se utiliza de algumas premissas para atingir o seu objetivo de custo, prazo e qualidade.

A primeira delas é que para a empresa “A” é mais importante o prazo, a data de lançamento, do que a qualidade do produto lançado. 

A segunda é que nessa empresa, a fase de execução é alto índice de esforço, muito suscetível aos erros, devido a carga de trabalho.

A terceira é que para se atingir esse prazo, não são aceitas idéias inovadoras, devido ao prazo curto para o lançamento, o que não permite que essas idéias inovadoras, causem retrabalho ou mesmo reprojeto.

E por ultimo, que a premissa é que deve se executar todo o esforço necessário para garantir o cronograma, visando manter a vantagem competitiva de lançamentos rápidos e assim garantir a liderança do mercado.

A empresa “B” tem atualmente uma participação pequena no mercado, ocupando a 4º posição em vendas, praticamente se posicionando na metade do mercado das empresas mais significativas em vendas. A sua principal estratégia de marketing é lançar produtos inovadores e com alto nível de qualidade e segurança. Porém, os novos lançamentos, os novos projetos, são lançados dentro da média do setor, em torno de 5 anos.

A estratégia que a empresa “B” utiliza é a de ter um time dedicado em planejamento e em “Engenharia Avançada”, garantido que quando o projeto chega na sua fase de execução, todo o planejamento, analise de mercado e analise de custo, já foram concluídos.

Portanto, ela possui as fases de planejamento, execução, controle / testes e  finalização com o tempo bem dimensionado e coerente com os projetos. A grande desvantagem, é que o mercado a cada dia que passa, está sempre querendo mais e mais novidades.

Um cronograma típico de projeto da empresa “B” seria assim:

Como podemos perceber facilmente pelos cronogramas, o grande diferencial entre as duas empresas, do ponto de vista do cliente, é que a empresa “A” lança o 1º produto no 1º trimestre de 2008 e a empresa “B” lança o 1º produto no 1º trimestre de 2010, uma diferença de 2 anos. Porém, o que vale ressaltar é a forma como a empresa “A” consegue isso.

Com essa redução de 2 anos, a empresa “A” encurta muito o tempo de planejamento e estudos e ainda inicia a execução do projeto antes do termino do planejamento. O efeito dessa redução é que nesses projetos acontecem mais riscos que não estavam previstos, o custo desses projetos normalmente ultrapassa a previsão, normalmente as fases de controle e testes ainda não terminaram e mesmo assim a empresa “A” inicia a produção do produto.

Como conseqüência, após o inicio de produção é normal que ainda aconteçam vários alterações no projeto e alguns clientes, os primeiros a comprar os produtos, são prejudicados e precisam levar o produto para a assistência técnica.

A falta de um planejamento bem executado se reflete no gráfico de esforço desses projetos da empresa “A”:

Figura 5 – Gráfico de Esforço x Tempo da Empresa “A”

Enquanto na empresa “B”, por possuir um planejamento bem executado, a quantidade de riscos inesperados é bem menor, os principais problemas já possuem um plano de ação adequado, a mão de obra foi disponibilizado na época prevista, as datas estão em sua maioria sendo cumpridas, os atrasos estão sendo contornados com planos de ação específicos para cada problema, enfim, todo o projeto está seguindo o seu ritmo dentro da normalidade e praticamente isso se deve ao planejamento e estudos bem feito.

A seguir o gráfico de esforço da empresa “B”:

Conclusão:


Podemos concluir que a empresa “A” possui uma grande vantagem de se lançar um produto antes da concorrência, porém, também possui grandes desvantagens, como os riscos inesperados associado ao projeto, que afetam diretamente o custo e a qualidade.

O esforço além do planejado para conseguir lançar o produto dentro do prazo, o que, além de afetar o custo, causa um stress muito grande no time de projeto, além do desgaste de se trabalhar acima do planejado, sob forte pressão e com horas e esforços extras.

E o que podemos concluir como a principal desvantagem, a possibilidade (risco) muito grande de se lançar um produto antes do final dos testes e ter um alto custo de garantia para reparar os defeitos que os testes, como ainda não estão finalizados, não demonstraram. Além disso, tem o risco de perder o cliente, caso o defeito seja considerado de gravidade para o mesmo.

Por outro lado, a empresa “B” que lança os produtos no prazo médio do mercado, consegue realizar um bom planejamento, prevendo as horas, o custo e a maioria dos riscos que podem acontecer no projeto. Lança o produto no mercado com os testes finalizados, garantindo assim uma qualidade e um nível de confiabilidade alto. O esforço no projeto acontece dentro do esperado e o nível de stress do time de projeto é considerado normal.

Concluímos então que a empresa “B” possui um alto nível de planejamento, um baixo de nível de stress e uma alta confiabilidade nos seus produtos, porém, atualmente o mercado está preferindo as novidades da empresa “A” e mantendo-a como líder de mercado nas vendas.

Porém, é muito difícil de se prever por quanto tempo essa situação irá se manter.

Do ponto de vista de gerenciamento de projetos (PMBOK), a melhor empresa para se trabalhar e também para adquirir os seus produtos, sem sombra de duvida, é a empresa “B”, que consegue realmente “desenvolver” os seus projetos.


Referências Bibliográficas:


Guia PMBOK®® / Um guia do conjunto de conhecimentos em Gerenciamento de Projetos – Terceira Edição © 2004 Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 EUA. 

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