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:: Gestão e Tecn. da Informação

A importância da gerência de escopo na gestão de projetos web

Marcelo Lulli Figuerôa

Bacharel em Administração de Empresas pela Puc-Minas, pós-graduado em Gestão de Projetos pelo Ietec e gerente da BHTEC Internet e Marketing

Introdução


Projetos web são essencialmente, aqueles compostos da união entre marketing, design e Tecnologia da Informação. Nesta categoria, enquadra-se, por exemplo, websites, portais corporativos, comércio eletrônico, e-business, integração de sistemas legados ao ambiente da Web, intranets, hotsites, entre outros.

O escopo de um projeto web ou qualquer outro se divide no escopo do produto, que descreve as características do produto final, e no escopo do projeto propriamente dito, que descreve o trabalho necessário para que seja entregue com as características especificadas.

Por exemplo:

• O escopo de produto de um sistema on-line de integração com bases de dados descreve como ele vai funcionar, suas características e as tecnologias empregadas.

• O escopo do projeto descreve a plataforma web, as etapas e como o produto será desenvolvido pela equipe responsável.


Gerenciamento de Escopo


De acordo com o PMBOK – Guia de Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, gerenciamento de escopo inclui os projetos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso. Trata-se de definir e controlar exatamente do que está e do que não está incluído no projeto.

Este processo de gerenciamento do escopo do projeto possui cinco fases, a saber:

• Planejamento do escopo, que trata da criação de um plano para gerenciar o escopo do projeto e documento como este será definido.

• Definição do escopo; desenvolvimento de uma declaração detalhada do projeto como sendo a base para futuras decisões do projeto.

• Criação da EAP; ou seja, a estrutura analítica do projeto, que trata da subdivisão das principais entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais fáceis de ser gerenciados.

• Verificação do escopo; que é a formalização da aceitação das entregas do projeto terminadas, e por fim:

• Controle do escopo; responsável pelas mudanças no escopo do projeto.

Estas fases são partes do planejamento geral do projeto e é de fundamental importância para seu sucesso.

Um projeto Web, como qualquer outro, deve ter um planejamento bem elaborado, com objetivos claros e bem definidos. Além disso, principalmente por ser um produto intangível, o gerente de projeto deve se preocupar em fazer tudo de forma bem detalhada, descrever exatamente como o projeto web irá funcionar, suas características e o resultado que a organização pretende alcançar após sua finalização.

Tão importante quanto os objetivos e a descrição, será o detalhamento dos requisitos do projeto. De forma bem feita e detalhada, evitará surpresas durante a execução do projeto, pois são os requisitos e o descritivo do produto, quem irão estabelecer as funcionalidades e necessidades que o projeto deverá ter para obter o resultado esperado. Por exemplo, com objetivo de aumentar a suas vendas, a empresa Z contratou uma empresa X para desenvolver o seu site.

omo descritivo deste produto, a loja Z terá de ter um site com loja virtual, para que possa atender os objetivos estabelecidos de ampliar as vendas da empresa. Quando o gerente do projeto começar a definir os requisitos desta loja virtual, ele deverá documentar quais tipos de capacidades serão atendidas, do tipo, como o e-consumidor poder pagar as suas compras, se através de boleto bancário ou cartão de crédito, ou através das duas modalidades.

Continuando a estabelecer o escopo deste projeto web, o gerente de projeto ou alguém de sua equipe designado por ele, deverá limitar o projeto, ou seja, identificar de forma explicita o que está excluído, para evitar que uma parte interessada do projeto, possa supor que determinada funcionalidade faça parte do projeto. Ainda em nosso exemplo, documentar que a loja virtual não terá relatórios gerenciais.

Depois de estabelecer os objetivos da Loja, seu descritivo, requisitos e limites, a equipe de gerenciamento do projeto deverá estabelecer as entregas, os critérios de aceitação da loja virtual quando pronta e as restrições que o projeto poderá ter, como por exemplo, um período máximo de 30 dias para estar pronta, e por fim, as premissas deste projeto.


Os processos de controle do escopo

É importante que o Gerente do Projeto tenha procedimentos de controle de mudanças do Escopo. Se houver alguma solicitação que não estava prevista em nosso projeto da Loja Virtual, o Gerente de Projetos deverá verificar que impactos a mudança do Escopo trará para o projeto em termos de custo, prazo e recursos. Depois disso, levar todas as mudanças ao Sponsor do projeto, neste caso a Empresa Z, para aprovação.

Em projetos Web é bem usual que estas mudanças solicitadas, sejam feitas em uma segunda etapa, para que não altere o prazo do projeto, mas essa definição deve ser acordada entre fornecedor e cliente. Se o mesmo, necessitar que a mudança seja contemplada na entrega final do projeto, um novo custo e prazo deverão ser estabelecidos.

Caso contrário, quando se da à entrega do projeto, verifica junto ao cliente, todas as necessidades surgidas durante o projeto e que deverão ser realizadas em uma segunda etapa, estabelecendo prazo e custo. Neste momento, a segunda etapa deve ser tratada como também um projeto onde deverá se definir um novo escopo, bem como todas as outras etapas de gerenciamento do projeto.


Conclusão


Como podemos perceber, um escopo bem detalhado é fundamental para o sucesso de um projeto web. Despender um tempo nesta etapa procurando detalhar principalmente, o descritivo, requisitos e limites do projeto são inevitáveis para que o projeto web seja considerado um sucesso e não uma “dor de cabeça” para o gerente do projeto.

Em desvantagem de alguns outros tipos de projetos, como por exemplo, construção civil, a definição do escopo do projeto é uma tarefa mais complexa, justamente por se tratar de um produto intangível.

Para conquistar o sucesso de um projeto web não existe “receita de bolo”, mas é inegável, a necessidade do detalhamento do escopo do produto que será desenvolvido. Se estes procedimentos forem seguidos corretamente, será um passo importante para que o projeto seja efetivado, gerando resultados positivos.


Referências Bibliográficas


[1]      PMBOK – Project Management Body of Knowledge – ANSI/PMI EUA 2004

 

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