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RH/Liderança/Comunicação

A gestão da comunicação aplicada a uma implantação de ERP

Leonardo Henrique Gualberto Moreira

Bachareal em Sistemas de Informação pela UNA, Analista de Implantação de ERP`S Microsiga e pós-graduado em Gestão de Projetos pelo Ietec.

1 Resumo Abstract

Aroveitando a minha experiência com Implantação de ERP`S e meu estudos recentes na área de Gestão de projetos, aproveitarei para discutir um dos assuntos mais polêmicos e problemáticos da minha área.

A forma de comunicação dentro das empresas, entre as equipes de projeto e seus envolvidos, a atualização das informações feitas em tempo hábil, enfim, todo o módulo de Gestão de Comunicações se aplica totalmente na Implantação de ERP`s e é de muita valia para a condução dos meus projetos.

 

 

 

 


2 Introdução


Um projeto de implantação de sistemas ERP hoje exige uma integração entre as diversas áreas de uma empresa. Para que essa integração seja eficiente é necessário que as infomações cheguem de forma clara,correta,rápida a todas as pessoas envolvidas no projeto(os “stakeholders”).

De acordo com o PMBok Terceira Edição na página 221, “os processos de gerenciamento das comunicações do projeto fornecem as ligações críticas entre pessoas e informações que são necessárias para comunicações bem-sucedidas”.

O papel do Gerente de Projeto é fundamental nesse processo e merece uma atenção especial.


3 Corpo Principal do Artigo


O primeiro passo numa implantação de um ERP é reunir todos os “stakeholders” no projeto e fazer um “brainstorming”, levantando todas as rotinas,necessidades e problemas atuais destes. Essa atividade deve ser minunciosa para evitar desencontros de informações no decorrer do processo. Todos os assuntos devem ser discutidos e dessas discussões devem nascer procedimentos e normas a serem seguidos daquele passo em diante. Todos os “stakeholders” devem ter total conhecimento do que foi levantado e discutido.

As chamadas Barreiras de Comunicação devem ser quebradas nesse momento. As informações devem ser o mais simples e objetivas possíveis, o ambiente deve ser de confiança, os “stakeholders” devem entender bem o que está sendo discutido. A reunião deve ser feita num lugar propício, longe de barulho ou interrupcões como telefonemas .
A forma como as informações serão trocadas e atualizadas deverá ser a mais acessível possível e principalmente única, para evitar desencontros.

Feito esse levantamento,  preferencialmente em formato de documento ou de planilha, todos os “stakeholders” devem recebê-lo e conferí-lo. Estes documentos devem ficar  disponíveis a qualquer momento para serem consultados e no caso de atualização, todos os “stakeholders” devem ser informados.  São denominados como “Entradas”.

Numa implantação de ERP, por envolver vários setores diferentes da empresa, a tendência ao descontrole e ao desencontro de idéias é muito grande. Cabe ao Gerente do projeto através das medidas citadas acima manter todos atualizados utilizando as ferramentas disponíveis como telefone, e-mail,etc.

Cabe ao Gerente também filtrar as informações a serem passadas aos demais visando passar somente as informações referentes a cada envolvido. Cada envolvido no projeto necessita de informações diferentes, variando de área, de cargo e de hierarquia. A informação desnecessária tira o foco do envolvido daquilo que realmente é importante  para ele.

Além disso, existe o lado do Gerente do projeto, claro, que pode omitir alguns problemas aos demais visando preservar sua equipe em caso de falha interna. Uma boa atitude seria separar o envio das informações por grupos, só passando as informações necessárias àquele grupo e aos responsáveis por ele.

Nas implantações de ERP, quase sempre exisem duas equipes : a equipe da própria empresa formada por gerentes e técnicos e a equipe de implantação da empresa de prestação de serviços em ERP, geralmente formada por Coordenadores de Projeto e Analistas de Implantação. A troca de informações entre as equipes é intensa e deve sempre ser cautelosa, para não expor desnecessariamente problemas do projeto.

O  PMBok Terceira Edição na página 225 trata exatamente da questão da informação.Qual informação, passar para quem e como passar. Ele sugere “desenvolver um plano de gestão das comunicações” para atender às necessidades dos “stakeholders”.

Gerenciar a comunicação em um projeto também engloba distribuir tarefas tanto à equipe de ERP como à equipe do cliente. Todos têm de estar cientes de suas funções e o que se espera deles no projeto. 

Para isso é necessário um sistema de distribuição da informação  bastante eficiente que sempre passe dados como Status de rotinas, progresso da implantação, previsões de entregas de tarefas, problemas que possam influir no prazo ou no escopo do projeto. Tudo isso deve ser atualizado constantemente para que atitudes preventivas e/ou corretivas sejam tomadas a tempo.

De acordo com o capítulo 10, seção 10.2.2 do PMBok, existem algumas ferramentas e técnicas para distribuição das Informações, tipos e estilos de comunicação.

A comunicação oral pode ser mais rápida mas a comunicação escrita acaba sendo mais detalhada, além de servir como documentação de que a informação foi passada. Quando as coisas começam a não correr muito bem no projeto, quando algumas decisões começam a ser questionadas é fundamental termos todos os termos assinados por todos os “stakeholders” como garantia.  Essa é a comunicação formal. A comunicação informal não serve de nada na validação de processos numa implantação de ERP.
 

Apesar de nenhuma implantação de ERPS ser igual a outra, sempre tiramos algum tipo de lição ou aprendizado sobre tudo que ocorreu: problemas,postura perante algumas decisões,etc.  O PMBok mais uma vez tem uma seção que descreve muito bem essa etapa, já fazendo parte da Distribuição de Informações como uma Saída: o Processo de Lições Aprendidas. “Os gerentes de rojeto têm a obrigação profissional de realizar as sessões de lições aprendidas para todos os projetos em conjunto com as principais partes interessadas...”.

Se colhermos informações sobre cada projeto que participarmos, dentro de um tempo teremos um banco de dados precioso. Saberemos por experiência própria o que deve e o que não se deve fazer em diversas situações. Na parte de Gerência de Projetos poderemos melhorar nossas habilidades de gerenciamento, de regras de negócios em geral.

Na parte técnica, muitas idéias utilizadas em um determinado projeto poderão ser aplicadas em outros. Poderemos dimensionar melhor os prazos das atividade ou melhorar a comunicação em determinados momentos críticos .

Ainda fazem parte das sáidas do processo de Distribuição de Informações o registro do projeto, feedback das partes interessadas e apresentações do Projeto.


4 Conclusão


A implantação de um ERP engloba todas as áreas tratadas na Gestão de Projetos. Por tratar de uma quantidade muito grande de informações simultâneas e em várias áreas, é primordial que exista um projeto e que exista controle desse projeto. A informação é imprescindível para que as tomadas de decisão sejam corretas e em tempo hábil.

O papel do Gerente de projeto é decisivo para que a informação chegue sempre ao seu destino com segurança, rapidez e eficiência e a gestão de comunicações ajuda e atende perfeitamente a esse propósito.


5 Bibliografia


Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) ;Terceira Edição; 2004 Project Management Institute, Four Campus Boulevard;Newon Square; PA 19073-3299 EUA

 

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