Viabilidade Econômica em Projetos

Como fazer uma boa gestão de aquisições para o seu projeto

O ambiente das organizações apresenta-se cada vez mais desafiador. A "negociação" neste contexto globalizado vem ser um fenômeno organizacional presente em todos os momentos.

Nos dias atuais, as aquisições de projetos bem executadas estão sendo imprescindíveis para o sucesso do projeto.

Quando definimos um escopo de um projeto, precisamos pensar qual vai ser o custo deste projeto e por quanto vamos vendê-lo. Para isso precisamos pensar nas aquisições que precisam ser feitas.

Este trabalho possibilita de forma resumida abordar através de uma pesquisa como gerenciar as aquisições do projeto e as etapas de acompanhamento das mesmas.

INTRODUÇÃO

Para definirmos o custo do projeto precisamos elaborar um orçamento do projeto considerando o levantamento de materiais, mão de obra própria, mão de obra terceirizada, conjunto de equipamentos, tecnologias, ferramentas necessárias para a realização do projeto em um determinado espaço de tempo.

Este período de tempo é usado como referência para medir e monitorar a soma dos investimentos financeiros necessários para realizar os pacotes de trabalho e atividades previstos na Estrutura Analítica de Projeto, bem como os custos do plano de gerenciamento de riscos.
 
O cronograma geral do projeto ajudará a definir o planejamento porque inclui a duração teórica de todas as atividades previstas, ordenadas segundo a ordem seqüencial de realização. Em cada etapa, cada conjunto de processos pode ser subdividido de acordo com as atividades mais específicas, que, somadas, são necessárias à realização dos pacotes de trabalho mais abrangentes.
 
A estimativa dos recursos necessários prevê o orçamento e o controle dos gastos de cada etapa do projeto, bem como possíveis mudanças e o eventual aumento do escopo.
 

NEGOCIAÇÃO
 

É muito importante conhecermos bem nosso negócio adquirindo assim informações sobre o que será objeto de negociação (características e soluções do produto, serviço ou idéia). Devemos saber sobre os dados relativos ao mercado, concorrência, ações governamentais, aspectos financeiros que possam afetar o que está sendo negociado e os benefícios potenciais que podemos proporcionar à clientela.
 
O ambiente das organizações contemporâneas apresenta-se cada vez mais desafiador. Uma importante característica ambiental é o fenômeno da globalização, o qual parece acelerar o movimento das empresas em todos os sentidos. Desta forma, o ambiente organizacional toma dimensões globais e demanda respostas dinâmicas.
 
Saber negociar neste ambiente global passa a ser uma característica essencial, uma vez que as mudanças organizacionais advindas da globalização modificam as estruturas, os processos e a cultura das organizações.
 
Como tecnologia de negociação devemos planejar, executar e controlar a negociação dentro de uma seqüência lógica e pré-determinada utilizando assim idéias que possam tornar sua argumentação mais atraente e sensibilizar a outra parte desenvolvendo a habilidade de fazer concessões e superar impasses.
 

PESQUISA DE MERCADO
 

Com a devida lista de aquisições é preciso pesquisamos no mercado quais os principais fornecedores e assim abriremos um mapa de cotações. Podem-se definir fornecedores através de banco de dados da empresa, guias de compras, pesquisas on-line, câmara de comércio, feiras e eventos, sindicatos e entidades de classe, conversa com pessoas de outras organizações e leitura de publicações especializadas.
 

CONTRATAÇÃO
 

A base para qualquer processo de aquisição é, sem dúvida, a especificação bem clara do produto a ser adquirido. Com uma especificação satisfatória podemos analisar as propostas dos fornecedores e selecionar a mais interessante. Para se fazer uma contratação satisfatória é necessário que se encontre um fornecedor capaz segundo os fatores relativos à qualidade, atendimento e preço. Após a definição do fornecedor qualificado é preciso verificar o formato dos acordos e procedimentos comerciais, para a assinatura de contratos de aquisição.
 
Para a contratação, as definições das especificações dos produtos ou serviços e critérios para a sua avaliação são necessários. Temos que considerar os objetivos, o escopo do projeto, a EAP (Estrutura Analítica do Projeto), o orçamento preliminar (recursos financeiros disponíveis), o cronograma (o tempo de aplicação dos recursos) e os recursos humanos necessários.
 

COORDENAÇÃO DE CONTRATOS
 

Após o encerramento das negociações e considerando-se os valores e desembolsos reais, devemos elaborar um novo cronograma e cash flow que, a partir desse momento, passam a se constituir como parte integrante do projeto, para efeito de todas as considerações de controle, garantias e desembolso.
 
A partir da compra ou contratação, é preciso monitorar o desempenho do produto/ serviço adquirido. Alguns serviços exigem que se feche formalmente o contrato e verifique se todos os produtos acertados foram entregues, dentro dos requisitos de qualidade especificados.
 
Os aspectos que dividem a coordenação de contratos podem ser divididos em:
Administrativos: Controle e aprovação dos eventos contratuais, controle e arquivo da documentação, emissão e controle dos relatórios de progresso do projeto, registro diário do contrato, elaboração e controle das alterações contratuais.
 
Técnicos: controle do fluxo e aprovação de documentos técnicos do projeto e controle das alterações técnicas do projeto.
 
Financeiros: liberação das parcelas dos pagamentos, análise e liberação dos reajustes de preços, aplicação das multas contratuais e liberação das retenções.
 
É importante desenvolver um projeto do almoxarifado envolvendo localização, lay out, instalações de armazenagem, equipamentos de movimentação, softwares de controle e turnos de trabalho. Todos os materiais adquiridos, desde simples parafusos até equipamentos de grande porte, deverão ser recebidos, conferidos, armazenados e requisitados através do almoxarifado.
 
O encerramento dos contratos envolve aspectos operacionais como atendimento completo do escopo contratual, aspectos administrativos como atualização dos registros e arquivamento da documentação e informações para uso futuro e aspectos financeiros como finalização de todos os pagamentos e liberação das garantias quando houver.
 
A análise das lições aprendidas e as recomendações de melhoria nos processos são desenvolvidas para o planejamento e a implementação de compras e aquisições futuras.
 

CONCLUSÃO
 

Sejam quais forem as decisões finais, o plano das aquisições documenta o que deve ser adquirido, quando, com que requisitos, dentro de que margens de valores e explicita as responsabilidades e as condições de contratação. Estabelece consenso sobre os produtos externos à equipe de projeto, sem os quais o desenvolvimento fica prejudicado ou mesmo inviabilizado.
 
Na realidade estamos sempre aprendendo e reaprendendo em cada negociação onde atuarmos, seja ela em que campo for da organização, razão clara de buscarmos postura de procurar melhorar sempre o aperfeiçoamento profissional cuja resultante será mais qualidade em nossas ações.
 

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
 

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK®) – Terceira edição. Newton Square, 2004.

Cohen, Herb. Você pode negociar qualquer coisa – Editora Record

Fensterhein, Herbert/ Baer, Jean. Não diga sim quando quer dizer não – Editora Record

Heinritz, Stuart F./ Farrel, Paul V. Farrel. Compras – Princípios e Aplicações – Editora Atlas