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:: Gestão de Projetos

Ciclo de vida de projetos industriais

João Carlos Boyadjian

Coordenador do curso Gestão de Projetos do Ietec.

Para se fazer uma boa gestão de um projeto, entre outras coisas, é necessário que o Gerente do Projeto consiga visualizar qual será o ciclo de vida do projeto. Sob a ótica do ciclo de vida do projeto é que conseguiremos extrair quais serão os entregáveis a serem desenvolvidos no âmbito técnico e gerencial do projeto.

É através do ciclo de vida que definiremos como os gestores desenvolverão os processos e utilizarão as ferramentas adequadas de gestão, assim como, será através da caracterização do ciclo de vida do projeto que conseguiremos elaborar a EAP – Estrutura Analítica do Projeto. Este artigo apresenta uma comparação do ciclo de vida utilizado nas indústrias; bem como os processos de gerenciamento de projetos e os documentos que poderão ajudar os gestores do ramo industrial a tomarem decisões de continuidade na evolução dos projetos.

Palavras-chave: Ciclo de Vida,, Processos, Documentos.


1. Introdução

O Guia de Gerenciamento de Projetos, PMBOK- "Project Management Body Of Knowledge", 3ª. ed, (2004), editado pelo PMI - "Project Management Institute" caracteriza que um projeto é único e deve ser desenvolvido de forma temporária e progressiva. Descreve também que a progressividade de um projeto é dividida por fases para que se possa melhorar o controle gerencial com ligações adequadas às operações em andamento da organização executora. O conjunto de fases de um projeto é definido como sendo "O ciclo de vida do projeto" fazendo com o que os trabalhos sejam desenvolvidos progressivamente do início ao fim.

Segundo o PMBOK (2004), o ciclo de vida ajuda o Gerente do Projeto a definir a extensão de trabalho que um projeto deverá ser desenvolvido. Por exemplo: Se o projeto for identificado como uma oportunidade que a alta direção de uma empresa deseja aproveitar, esta irá autorizar o Estudo de Viabilidade Econômica para decidir se deve ou não realizar o projeto. A definição do ciclo de vida do projeto pode ajudar o Gerente de Projeto a esclarecer se deve tratar o Estudo de Viabilidade como uma fase do projeto ou como um projeto autônomo separado. Quando o resultado desse esforço preliminar não for claramente identificado, será melhor tratar esse esforço como um projeto separado.

Continua o PMBOK (2004) definindo que o ciclo de vida de um projeto representa os trabalhos técnicos a serem realizados em cada fase (tipo arquitetura, construção, etc..), ou entregas que devem ser realizadas em cada fase; estas devem ser verificadas e validadas, bem como quem estará envolvido e como se deve controlar e aprovar cada fase.

Para que cada fase a ser desenvolvida, possa ser verificada e controlada, coloca o PMBOK que necessitamos incluir formulários, gráficos e listas de verificações (check list)
O ciclo de vida caracteriza as transferências técnicas ou o conjunto de entregas do projeto. Através deste trabalho garante-se que estes estejam completos, exatos e aprovados antes que a próxima fase seja iniciada. Estas passagens são caracterizadas como TOLL GATES ("pedágios" do projeto ou autorizações para a passagem de uma fase para outra do projeto) e devem ser precedidas por MILESTONES (marcos de controle do projeto).

Assim, nos processos de desenvolvimento de projetos industriais os ciclos de vida são caracterizados como uma série de atividades técnicas que precisam ser desenvolvidas e satisfeitas para que o projeto possa progredir atendendo as expectativas do cliente. Estas expectativas devem ser caracterizadas 'como critérios de aceitação e requisitos de aprovação do projeto desde a elaboração da Declaração de Escopo Preliminar ou Projeto Básico emitido pela equipe de gestão.

2. Técnicas Envolvidas no Ciclo de Vida

Segundo MILOSEVIC (2003) para poder-se analisar estrategicamente o desenvolvimento do projeto é necessário conhecer o Ciclo de Vida do Projeto. Segundo ele são através da análise de um ciclo de vida que poderemos verificar para cada fase quais serão as reais necessidades de controle organizacional do projeto.
MILOSEVIC (2003) coloca também que para cada fase deveremos compor um conjunto de atividades e que estas podem ser subdivididas em dois grupos: Gerenciais e Técnicas.

As atividades gerenciais, dentro do ciclo de vida visam manter o projeto equilibrado para se manter o escopo, prazo, custo e qualidade. Assim, para que os projetos possam ser desenvolvidos e organizados dentro de um ciclo de vida, será necessário que a equipe de gerenciamento desenvolva os processos gerenciais a serem utilizados para que a equipe técnica possa atender os requisitos de aprovação do cliente.

Dentro dos processos gerenciais e técnicos, uma metodologia para gerenciamento de projetos industriais irá requerer da equipe a utilização de documentos formais que atendam as necessidades de comunicação, tais como, formulários do Plano de Projeto, de Pedido de Mudança, Modelo de orçamento, Modelo de Cronograma, Modelo de Relatório de Progresso; Modelo de Relatório de Status; Modelo de Pedido de Encomenda; Modelo de Relatório de aceitação do cliente; Modelo de Relatórios para compra; Modelo de Relatórios para se elaborar o Mapa de Risco do Projeto; Modelo para se Requisitar materiais, Modelo de Relatório de Encerramento e muitos outros que dependendo da natureza sejam necessários ao projeto encomendado por um cliente.

Em outro contexto, segundo BERGEN (1986), cabe ao Gerente do Projeto, no seu dia a dia estar respondendo a muitas questões organizacionais, ou seja, respondendo a seus superiores, gestores de programa ou de portfólio, questões ligadas ao desenvolvimento do projeto ou da boa prática de gerenciamento, tais como:

Qual o montante de valores que você está gerenciando?
Quantos projetos estão sendo administrados?
Quantos recursos você necessita e usa atualmente nos seus projetos?
Que tipos de projetos você gerencia?
Qual o nível adequado de qualidade você necessita para gerenciar o seu projeto?
Qual o processo de trabalho necessário para se iniciar, planejar, executar, monitorar/controlar e encerrar um projeto?
Que documentos são necessários para se iniciar, planejar, executar, monitorar/controlar e encerrar um projeto?
Quando se inicia o ciclo de vida do projeto que você gerencia em sua indústria?

Segundo o PMBOK (2004) – Ciclo de vida (pág. 19), as organizações podem dividir seus projetos em fases para oferecer melhor controle gerencial e assim fazer as ligações adequadas entre as operações em andamento da organização. Coletivamente, essas fases são conhecidas como ciclo de vida do projeto. Muitas organizações identificam um conjunto específico ou padrão de ciclo de vida para ser utilizado em todos os seus projetos.

As fases de um projeto indicam também o momento de transição onde ocorre uma transferência técnica. As fases de um projeto podem ocorrer temporalmente de forma linear ou iniciada antes do término de uma fase anterior. Quando ocorrem fases sendo desenvolvidas de forma paralela, chamamos este fenômeno de "fast tracking"
Segundo o PMBOK (2004), não existe um ciclo de vida ideal. Algumas empresas utilizam o ciclo de vida padrão para desenvolver seus projetos, enquanto outras deixam livres para a equipe de gerenciamento do projeto decida o melhor modelo de Ciclo de Vida (CV).

Assim, cabe ao gestor e time definirem as necessidades de trabalho em cada fase do projeto. Segundo o PMBOK (2004) poderemos definir em cada fase quais os trabalhos a serem realizados, bem como quando as entregas devem ser geradas, quem está envolvido e como controlar e aprovar cada fase.

Uma coisa interessante de se notar no CV é o grau de incerteza que temos ao desenvolvermos um projeto. No início, os riscos são altos porque temos muita falta de informação, ou seja muita incerteza. A certeza torna-se maior à medida que o projeto evolui. Assim, precisamos detalhar nossas atividades de trabalho ao máximo para que possamos minimizar as incertezas de prazo e custo do projeto. Muitas vezes temos que desenvolver nosso projeto por ondas, ou seja, a medida de conhecemos cada fase do projeto, detalhamos o trabalho e assim sucessivamente. Com isso conseguimos diminuir os riscos.

3. Modelos de Ciclo de Vida

Uma fase é caracterizada como concluída quando o cliente, o auditor ou o gestor do programa efetua uma análise de todos os trabalhos e ou produtos que foram realizados. Caberá ao gerente do projeto coletar os requisitos necessários de aprovação para dar continuidade ao projeto. Utiliza-se nesta etapa um check list.
BERGEN (1986), em seu livro "Project Management", explana que é tarefa do Gerente de projeto planejar, organizar e liderar um grupo de pessoas até completar o ciclo de vida do projeto.

BERGEN (1986) cita o ciclo de vida dos projetos de desenvolvimento industrial, caracterizando 8 fases, a saber:

• Necessidades de Mercado
• Definição de proposta
• Estudo de Viabilidade
• Planejamento estimado
• Experimento
• Desenvolvimento dos desenhos
• Prototipação e testes
• Produção

BERGEN (1986) coloca que o ciclo de vida gera a necessidade de se detalhar e refinar o projeto desde o momento em que se decide colocar o produto no mercado até a fabricação. Isto ajuda a definir melhor o custo de cada tarefa do projeto e com isto obter um grau de lucratividade mais apurado. Com isto, acredita BERGEN que as incertezas diminuem com o melhor conhecimento do projeto.

Outra maneira para se desenvolver o ciclo de vida de um projeto, segundo BERGEN (1986), é por disciplina ou Projeto, ou seja, desenvolver o projeto de forma a engajar o conhecimento multidisciplinar dos órgãos que irão participar do projeto. Assim, será necessário delegar autoridade aos gerentes funcionais para planejarem e administrarem as tarefas de suas áreas técnicas.

MILOSEVIC (2003) sumariza que um processo de gerenciamento de projetos padronizado é um "delivery" no plano estratégico de Gerenciamento de Projetos. Ressalta os seguintes "deliverables" (entregáveis) que precisam ser implementadas para o sucesso dos projetos.

• Ciclo de Vida
• Atividades técnicas e gerenciamento
• Entregáveis
• Marcos

Ressalta MILOSEVIC (2003) que o ciclo de vida de um projeto é uma coletânea de fases do projeto que determinam as necessidades de controle que a organização deseja implementar. Os modelos tradicionais envolvem:

• Concepção
• Definição
• Execução
• Conclusão

Como sabemos, o PMBOK (2004) coloca que a gestão de um projeto, para ser bem sucedida, requer aplicação do conhecimento de técnicas, ferramentas, habilidades no trato com pessoas e cliente, bem como técnicas de detalhamento das atividades do projeto a fim de atender aos requisitos do cliente. Assim, o Gerenciamento de Projetos é baseado em processos que asseguram a aplicabilidade do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas que recebem informações que geram resultados.

Estes processos serão necessários para se desenvolver os projetos utilizando-se das boas práticas de gestão. Assim, são identificados como processos básicos, os processos de:

o Iniciação,
o Planejamento
o Execução
o Monitoramento e Controle
o Encerramento

O Grupo de processo da INICIAÇÃO; definem e autorizam o início do projeto ou uma fase. É a caracterização da existência do projeto ou fase. O Grupo de Processo de PLANEJAMENTO; definem, refinam os objetivos e orientam o time a planejar a ações necessárias para que os objetivos de escopo, prazo, custo e qualidade para o qual o projeto foi idealizado sejam alcançados.

O Grupo de Processo de EXECUÇÃO; integram as pessoas e outros recursos para realizarem o plano do projeto. O Grupo de Processo de MONITORAMENTO E CONTROLE; fazem com que o Gerente de Projetos, dirija, meça e monitore regularmente o progresso visando a identificação das variações existentes em relação ao plano do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas quando necessário visando assim o atingimento dos objetivos do projeto.

O Grupo de Processo de ENCERRAMENTO; fazem com que o Gerente de Projetos formalize e obtenha do cliente a aceitação do produto ou serviço e conduza o projeto ou uma fase do projeto a um final organizado. Segundo ARCHIBALD (1992), em seu livro "Managing High-Technology Programs"", os processos de gerenciamento de projetos industriais estão divididos em:
1. Planejamento do Projeto - 2 Planejamento do time e inicio do projeto – 3 Controle do Trabalho do Tempo e do Custo – 4 Gerenciamento das interfaces do Projeto – 5 Direção e avaliação do projeto
4.Tipos de Documentos utilizados em cada fase do ciclo de vida do projeto
Segundo o PMBOK (2004), levantamos através dos processos de gestão as ferramentas e alguns documentos importantes que utilizamos no nosso dia a dia de gestor, tais como:
• Processo de Início
„X Termo de Abertura – Project Charter
„X Declaração de Escopo Preliminar
• Processo de Planejamento
„X Plano de Projeto
• Processo de Execução
„X Pedidos de Mudança
„X Relatório de Progresso
• Processo de Monitoramente e Controle
„X Relatórios de Reparo
„X Relatório de desempenho do Projeto
„X Curva S – Previsto x Realizado
„X Análise de Earned Value
„X Relatório de Aceite
• Processo de Encerramento
„X Relatório de encerramento
„X Arquivo de projeto
„X Documento de Lições Aprendidas
Segundo ARCHIBALD (1992), em seu livro "Managing High-Technology Programs", os documentos básicos utilizados para se gerenciar projetos industriais são:
• Planejamento do Projeto
• Plano do Produto
• WBS e PBS (Project Breakdown Structure)
• Declaração de Escopo
• Matriz de Responsabilidades
• Cronograma
• Orçamento do Projeto
• Ordem de Trabalho
• Controle de Mudanças
• Controle de Tempo
• Controle de Custo
• Controle de Performance de custo (EV-Earned Value)
• Relatório de Controle de Projeto para o cliente

5. Conclusão

Cada ramo industrial deverá encontrar o ciclo de vida ideal para o desenvolvimento de seus projetos. É importante que as empresas consigam enxergar em cada fase do projeto quais serão as atividades técnicas a serem desenvolvidas ao longo do ciclo de vida do projeto. Agindo desta forma, o Gerente de Projeto e a equipe técnica, bem como o cliente conseguirão enxergar tudo o que deverá ser realizado e entregue ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

Também deverá o Gerente de Projeto e equipe promover uma amarração de todas as atividades gerenciais a serem desenvolvidas ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Agindo desta forma, o Gerente e equipe conseguirão visualizar suas responsabilidades e demonstrarem ao cliente os "deliverables" (entregáveis) gerenciais e administrativos existentes em cada fase do projeto.

Caberá ainda a equipe de Gerenciamento de Projeto, amarrar também os documentos/ferramentas gerenciais a serem utilizadas em cada fase do ciclo de vida do projeto. Agindo desta forma, o Gerente do Projeto e equipe terão muita clareza do processo de trabalho e quais documentos deverão ser emitidos pelos envolvidos em cada fase do projeto.

Recomendo também que a Equipe de Gestão enfatize ao longo de todo o ciclo de vida do projeto os principais marcos e "toll gates" existentes. Agindo desta forma, o Gerente de Projeto terá a total visão de todos os pontos importantes de controle do projeto e que precisam ser monitorados.

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