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TI

Sistemas de organização de informações de projetos

Renê Guimarães Ruggeri

Engenheiro Civil pós-graduado em Gestão de Projetos pelo IETEC

1- Introdução
Todo projeto gera ao longo do seu ciclo de vida inúmeros documentos que precisam ser guardados. Alguns sofrem diversas revisões à medida que o projeto avança, outros não podem ser alterados e devem ficar disponíveis para consulta. A quantidade de documentos gerados varia, evidentemente, conforme as características dos projetos. Projetos muito grandes, com prazos, custos e complexidade avantajados certamente necessitam de sistemas de organização de informações compatíveis. Projetos de menor porte eventualmente podem ter suas informações organizadas de forma menos estruturada. Entretanto, uma questão parece incontestável, todo projeto necessita de um bom sistema de organização de informações.

Através de uma análise estratégica, pode-se concluir que o desenvolvimento de um bom sistema de organização de informações é vital para o sucesso, sobretudo em empresas pequenas em crescimento e que vivem de projetos (escritórios profissionais, consultorias, construtoras, agências de publicidade, etc.).

A questão que se coloca é: como criar um sistema de organização de informações de projetos?

2- Informações de um projeto
Por menor que seja um projeto, as informações e documentos consultados, criados, transformados, etc. são em grande número e podem ser divididas por diversos critérios. Há softwares especializados em fazer o gerenciamento destas informações (documentos), são os softwares para Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), Workflow, etc. Porém, cada projeto e cada empresa possui suas necessidades e possibilidades em termos de organização de informações. Os softwares existentes podem não atender às demandas de um projeto ou as empresas podem não possuir recursos para adquirir ou desenvolver um software próprio (caso comum em pequenas empresas). Há ainda a situação em que não há uma visão clara das características desejáveis para um software numa determinada empresa ou projeto. Isso ocorre com certa freqüência em empresas em fase de crescimento ou mudanças.

As informações trabalhadas durante o desenvolvimento de um projeto podem, antes de qualquer coisa, ser distinguidas entre gerenciais e técnicas. As informações gerenciais guardam algumas semelhanças entre projetos, uma vez que numa mesma empresa tende-se a usar uma só metodologia de gestão para todos os projetos. As técnicas, porém, são fortemente influenciadas pelas áreas de aplicação. Parece evidente que projetos na área de TI trabalhem e gerenciem informações técnicas de forma bem diferente dos projetos de construção civil ou agências de publicidade, por exemplo. As informações gerenciais podem estar distribuídas ao longo das fases do projeto. As técnicas podem, eventualmente, ser distribuídas em sub-áreas características das áreas de aplicação.

Há informações (pré-existentes) às quais se recorre quando da realização de um projeto e outras que são geradas com o desenvolvimento do projeto e dizem respeito, a princípio, apenas a ele. Poderíamos distinguir, então, as informações de recorrência e as informações do projeto. Certamente entre todas elas há informações gerenciais e técnicas.

Há ainda a necessidade de organizar as informações do projeto de forma cronológica, ou seja, garantindo a identificação de revisões anteriores e posteriores de diversos tipos de documentos.

Enfim, as informações envolvidas no desenvolvimento de um projeto são inúmeras e complexas, mas permitem algumas formas de classificação. Estas formas de classificação possíveis viabilizam a sua organização segundo critérios bem definidos.

3- O Sistema de Organização de Informações de Projetos (SOIP)
Um sistema de organização de informações de projetos precisa contemplar diversas características para que o conjunto das informações, por ele organizadas, tenha maior valor. Queremos dizer que um sistema deste tipo deve agregar valor às informações. É como somar dois e dois e obter cinco. Sem querer entrar em questões técnicas das Ciências da Informação, se admitirmos que "informações são dados dotados de relevância e propósito" (DAVENPORT, 1998), um SOIP deve auxiliar o processo de atribuição destas características a um conjunto de dados quaisquer (esta seria a principal diferença entre um simples banco da dados e um SOIP).

Pensemos, então, no processo de desenvolvimento de projetos. O que se faz nesta atividade pode ser descrito como solucionar problemas os mais diversos. O desenvolvimento dos projetos é, em si, um grande contexto de problematização, criação, solução, etc. É um campo propício ao florescimento de novos conhecimentos, criação de novas informações,, etc. A disponibilização de informações para este processo deve levar isso em conta. Informação excessiva ou faltante, não propiciamente organizada, falha, irreal, etc. podem ser nocivas ao processo por impedirem sua evolução em termos ótimos.

Cada empresa, cada empreendimento, cada cliente, cada profissional possui suas necessidades e preferências. O sistema de organização e gestão de informações de projeto deve permitir, na medida do possível, a definição de procedimentos específicos por projeto, ou por cliente, etc. Entretanto, mesmo com possibilidades de variações, um sistema deve ser relativamente rígido dentro de uma organização e, mais importante ainda, deve integra-se com diversos outros sistemas e projetos. Desta forma, a definição de um modelo básico é inevitável e seu aprimoramento e flexibilização deve ser feito com muito cuidado, sob pena de torná-lo pouco amigável e conseqüentemente inutilizável.

O sistema organizacional das informações deve, portanto, ser estudado considerando não só as informações em si, mas a forma de disponibilizá-las de maneira a agregar valor ao processo de desenvolvimento de projetos e conseqüentemente ao produto do mesmo. Basta imaginarmos que se qualquer forma de disponibilizar as informações fosse satisfatória, não estaríamos enfrentando os problemas aqui tratados pelo simples fato de que eles não existiriam.

4- A montagem de um SOIP
Se admitirmos que um software executa rotinas definidas por nós usuários, podemos imaginar que seja possível realizar estas rotinas sem ele (com muito mais trabalho, talvez). De fato, esta possibilidade é viável em muitos casos. O software é substituído por um sistema de distribuição de pastas, subpastas, arquivos, etc. nomeados segundo padrões pré-estabelecidos. Um sistema desta natureza deve ter seus princípios de estruturação muito bem estudados para que não venha a se tornar um "elefante branco". Pode utilizar recursos simples de informática, contudo exige que a equipe do projeto esteja muito consciente sobre como utilizá-lo, pois todo o trabalho é feito por eles (não há software que automatize o trabalho).

Projetos menores, empresas de menor porte, etc. podem valer-se de um sistema destes para melhorar gradativamente a organização das informações de seus projetos, sobretudo se a área de aplicação puder ser bem definida e sempre a mesma numa determinada empresa. Algumas iniciativas já vêm sendo desenvolvidas neste sentido, porém muito ainda há de se estudar.

O aprimoramento deste sistema, fortemente influenciado pelas próprias equipes dos projetos (pois são eles que fazem o trabalho de gerir as informações), é naturalmente obtido com base nas reais necessidades identificadas. Certamente, o aprimoramento progride até o ponto em que a automatização começa a ser demandada. Os recursos para tratamento das informações e documentos dos projetos criados pelas equipes passam a ser complexos. Neste ponto, a criação ou adoção de um software de GED, Worflow, etc. pode ser inevitável.

A vantagem que se obtém neste processo, é a de que um investimento importante passa a ser feito com muito mais segurança. O SOIP a ser automatizado é apropriado à organização, está estudado e verificado. Foi elaborado com base em princípios científicos e práticos, foi testado no calor da realidade e é conhecido pela equipe com detalhes. A automatização é apenas mais um passo do desenvolvimento.

5- Algumas vantagens de um SOIP
Apesar de um SOIP elaborado desta forma poder tomar muito tempo da organização, ele apresenta vantagens importantes para uma empresa pequena em fase de crescimento. Antes de qualquer coisa, posterga um investimento para um momento futuro. Freqüentemente as limitações financeiras são fortes critérios na tomada de decisões em empresas de menor porte.

Auxilia no desenvolvimento das equipes de projeto, pois o pessoal atuará ativamente na criação do SOIP. Lembre-se que, no momento da automatização, o treinamento do pessoal é extremamente simplificado.

Como todos os processos de gerenciamento dos projetos orbitam em torno do SOIP, este, estando em estruturação, força que os processos de gerenciamento de projetos também sejam estruturados. Assim, a implantação de metodologias de gerenciamento trabalha sinergicamente com o SOIP não sendo possível identificar qual dos sistemas depende mais do outro, pelo contrário, ambos são igualmente importantes.

Chegado o momento da automatização, a bagagem informacional e de conhecimento que se tem facilita a escolha entre adquirir um software existente ou criar um próprio. Em qualquer dos casos, o SOIP desenvolvido permite escolher entre os programas existentes ou estabelecer requisitos para o desenvolvimento de um software personalizado.

5- Conclusão
Uma coisa parece obvia: criar bons sistemas de organização de informações de projetos não é tarefa simples e exige pessoal preparado. Contudo, criar sistemas flexíveis e abrangentes, usando recursos simples e acessíveis de informática, e treinar equipes para utilizá-los criticamente a fim melhorá-los parece ser um bom caminho para empresas menores que vivem de projetos. Definido um sistema que atenda suas necessidades, automatizá-lo é questão de investimento, porém com uma probabilidade de retorno bem maior.

Como os processos de gerenciamento de projetos giram em torno do sistema de informações do projeto, concentrar atenção neste sistema é fundamental para viabilizar a implantação dos processos de gerenciamento ou mesmo de desenvolvimento dos projetos. Isto significa contemplar informações técnicas e gerenciais, de recorrência e do projeto, das fases do projeto e de todas as áreas de aplicação envolvidas.

Em suma, uma metodologia de gerenciamento de projetos necessita de um SOIP e um SOIP é desenvolvido com a aplicação de uma metodologia de gerenciamento de projetos. Quem vem primeiro, o ovo ou a galinha?

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