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:: Gestão e Tecn. da Informação

Vai instalar um ERP? Cuidado!

Wilmar Reuter Ruas

Engenheiro eletricista; pós-graduado em Análise de Negócios e Informação pelo IETEC

O Realmente, ter todos os nossos problemas de gestão empresarial resolvidos por um software que cobre todas nossas necessidades atuais mais um bocado de novas facilidades, todos os dados gerenciais mostrados a um clique de mouse, é sem dúvida uma dádiva.

Vamos, pois a ele. Antes, porém...

Bem, e a apresentação (em Power Point) que acabei de ver, deste belo software demonstra que todos os meus problemas estarão resolvidos em pouquíssimos meses, e todas as questões levantadas foram respondidas, e de forma a atender minha necessidade, com sobra. Maravilhoso!!! Como não soube disto antes?

-Mas, mas, e este último módulo está incluído na proposta que você me fez?
-Bem, este módulo ainda está em desenvolvimento, mas será lançado no início do ano que vem e você o receberá gratuitamente.
-Gratuitamente?
-Sim sem nenhum custo.
-Mas e a implementação, o treinamento do usuário, a customização (ou localização)?
-Isto é à parte, e custa US $$$$,$$
-Sendo um módulo novo, você já tem alguém sendo treinado?
-Isto não é problema, temos um programa de atualização, blá, blá , blá, etc.
-E quanto a hardware?
-É, será necessário repensar. Acho que seu servidor atual está sub dimensionado, e para melhor performance, seria interessante ter o servidor de aplicação separado do servidor de dados, e ainda, para maior segurança, um espelhamento destes servidores é recomendável. Claro que um servidor de back up deverá ser implementado, não se esqueça o de desenvolvimento. A ainda, não se esqueça de que precisamos de um storage, isto é muito importante. Afinal uma empresa como a sua não é qualquer uma...

Bem, a compra de um ERP requer um bocado de atenção e estudos. Comece por se questionar: que problemas mesmo você quer ou precisa resolver? O que está bom? Onde estarei investindo? No meu negócio, ou vou melhorar áreas que não trarão retorno algum. Faça uma análise de retorno do capital.

Ao se decidir por um novo ERP, saiba que é o momento oportuno para introduzir mudanças em conceitos, em processos, em estruturas organizacionais. Mas cuidado. Faça uma boa Gestão da Mudança. Sem o apoio de seus principais usuários, nem tente começar. Ou comece sim, comece por envolvê-los no processo de decisão, no processo de repensar a empresa, faça-os alinhados e... aliados.

Bem, agora que temos uma boa turma já motivada para a mudança, vamos nos reunir e botar no papel o que é o nosso negócio. O que realmente agregaria valor ao produto? À imagem de nossa empresa? O que me traz diferencial em relação ao concorrente? O que reduz prazo de produção? O que reduz tarefas manuais repetitivas? Posso inventar meios de fortalecer o elo entre meus colaboradores? Entre os diversos departamentos da empresa? Fazer com que todos se sintam fazendo parte de um mesmo processo, e onde todos são igualmente reconhecidos por sua participação? Ainda, como encurtar o caminho, a distância que tenho para meu cliente? E para meus fornecedores, que posso fazer para aproximá-los de mim? E para garantir a cadeia de qualidade, de inovação, de interesse por meu know how, pelo meu produto?

Desenhe e documente todos seus atuais processos e também tudo aquilo que precisa ser mudado (blueprints). Esta é a hora.

Reserve um tempo para conversar com os fornecedores de software, todos que se apresentarem, mais alguns. Você vai ouvir sempre uma façanha nova que "só nós temos", ou uma crítica destrutiva ao concorrente, mas que você não pode duvidar, porque pode ter fundamento. Compare. Chame-o de novo para o que não ficou claro. Peça-o para apresentar estritamente aquilo que está contido na proposta comercial. Em informática TUDO é possível, nós sabemos. Queremos de fato saber se está incluído no meu preço.


Agora pare de ver Power Point. Peça demonstração do produto. Mas claro, simulando o seu processo!!! Faça-o carregar uma aplicação semelhante a sua. E questione. Questione. Tudo que não puder ser apresentado agora, porque o link é lento, porque meu lap top não é um servidor, porque... Marque novo momento para verificar.
Visite outros clientes que já estejam operando algo similar ao que você quer comprar.

OK. Decidido qual é o melhor? Não se esqueça de verificar a qualidade e disponibilidade da assistência ao cliente. Do custo de novas versões. Do impacto sobre sua estrutura de hardware.

Atenção: ao negociar, lembre-se de detalhes como já negociar preço fixo por um período, para eventuais novas licenças. Negocie o preço de manutenção (é caro!!!). E o termo de garantia.

Não dê por decidido o processo. Avise aos concorrentes que você tem uma preferência por um deles, que haverá uma maior aproximação, negociações, mas caso não se chegue a um acordo, os demais podem ser chamados a voltar à mesa de negociação. Quebrar ERP, nem pensar. Usar o melhor módulo do fulano, com parte do sicrano. O custo de interfaces e a quebra de consistência vão lhe enlouquecer.

Muito bem. Quem vai implementar o seu software? Consultoria? Opa!!! Na briga por ganhar o cliente as consultorias precisam baixar custo. Consultor barato, normalmente é consultor fraco. Cuidado. É aconselhável que o currículo dos seus consultores seja conhecido a priori. Uma entrevista dos consultores com os principais key users de sua área de atuação é fundamental. Observe se há sinergia neste contato, se o consultor realmente demonstra conhecimento do seu negócio, se tem experiência anterior. Esta não é uma empreitada fácil. Se os players não estiverem em forma, o jogo pode ser perdido. Não se intimide em recusar aquele consultor que por qualquer motivo não lhe pareça ideal. Não comece o trabalho sem que o time esteja bem escalado.

As empresas de consultoria normalmente embutem no contrato o estudo de aderência. Ou seja, as empresas de software vendem algo para depois ver se realmente vai atender ao cliente. E aí muitas horas de customização podem aparecer. E seu orçamento estoura.

Não aceite. Esta discussão de aderência tem que ser anterior ao contrato. Coloque os consultores discutindo com os key users os blueprints que eles desenharam. Determine a participação dos gerentes e chefes de departamento (ou seja, lá o nome que tenham os responsáveis pelas suas áreas.) Os diretores precisam ser informados das mudanças planejadas e devem dar a aprovação final. Neste momento vai ficar claro quais são os processos cobertos pelo novo software, quais dependem de desenvolvimento extra (faça estimativa de horas) e quais são aqueles que você vai aceitar mudar adotando um processo similar já existente no novo software. Valide estes blueprints através de assinatura de todos os envolvidos. Agora que você é um expert no assunto, escreva uma especificação técnica detalhada cobrindo todos os requisitos desejados nas fases de preparação, implementação e nos desenhos finais de blueprints (inclusive as built).

Durante a realização, preparação final e simulação de funcionamento, a entrada em produção e a operação assistida (mínimo dois meses). Peça revisão da proposta, considerando as horas adicionais, as suas exigências da especificação técnica, e feche um pacote.

A redação do contrato deve ser feita por seus especialistas. Não assine contrato preparado por consultoria. Eles são expert no assunto, e já embutem cláusulas, termos, leis, que lhes dê suportação para reclamações futuras. A sua especificação técnica, bem como os blueprints validados são anexos ao contrato.

Contrato assinado. OK? Time escalado? Hora de fazer integração. Organize um encontro de todos os envolvidos no projeto, internos e externos, arranje um bom Hotel Fazenda, e ponha a turma pra conversar. Faça uma dinâmica de grupo visando a aproximação das pessoas. Trabalhe a proatividade, a participação, a disponibilidade, a aceitação de novas idéias. Peça aos consultores que exponham sua metodologia de trabalho, e faça o grupo discutir aquilo que lhes pareça desfocado, é necessário o consenso. Agora temos um único time.

Administre. Você vai ver que os key users estarão sempre muito ocupados, claro. Afinal são seus melhores profissionais. Mas sem a participação deles, tudo fica muito mais difícil.

Agora é seguir o disposto em sua especificação técnica. Muito trabalho, sobrecarga para os key users. Conflitos. Até chegar o momento do novo sistema funcionar. Durante este tempo você vai ouvir muitas vezes: "mas eu sempre fiz isto deste jeito, pra que mudar?" Ou usuários antes críticos do sistema atual dizerem: "mas mudar porque está tudo funcionando tão bem!!!?". É, mexer com a cultura das pessoas não é fácil. Gestão de Mudança neles. Todos precisam estar convencidos da necessidade da mudança e os ganhos que isto dará. Inclusive, e com muita transparência, os ganhos para a empresa, para o acionista, para o cliente, e claro... para os colaboradores.

Boa sorte...

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