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Modelagem de processos assegura ganhos de produtividade

Augusto Gonçalves Gomes Júnior

Mestre em Engenharia de Software e professor da pós-graduação de Análise de Negócios e da Informação do IETEC

Se for realizada uma pesquisa com quaisquer grupos de empresas, dez em cada dez dirão que o que mais busca atualmente são formas de se melhorar sua produtividade. Como produzir mais, gastando menos e pagando salários condizentes com o mercado. Este é o mantra das organizações, de todos os portes e setores, de todos os continentes e idiomas.

Uma das ferramentas que se pode utilizar para tal fim são técnicas de modelagem. Para ilustrar sua eficácia, se imagine em meio a um labirinto de arbustos tendo que encontrar uma saída. Este problema pode ser bastante complexo e demoraria várias horas para resolvê-lo. Agora, imagine o mesmo labirinto visto de cima, como aqueles que as crianças resolvem em revistas infantis. Bem mais fácil, não é? O mesmo problema se torna extremamente simples a partir do momento em que o vemos no nível de abstração adequada.

Isto é o que ocorre quando modelamos os processos de uma organização. Tal modelagem oferece uma visão superior da empresa que possibilita ampliar o entendimento dos relacionamentos existentes, permitindo a identificação de inconsistências e gargalos. O uso de processos é uma ferramenta excelente e pode auxiliar bastante na melhoria dos resultados.

É preciso ressaltar que o uso dos processos não garante, por si só, a melhoria dos resultados das empresas. Eles devem ser utilizados de forma consistente, com disciplina e conhecimento para alcançarem seus objetivos. Esta melhoria corporativa deve ser acompanhada por profissionais qualificados para que o seu uso não gere problemas ainda mais graves, com gastos desnecessários e, até mesmo, perda de competitividade.

Várias pesquisas apresentam resultados alarmantes sobre o sucesso de projetos de melhorias de processos, indicando que menos de 10% das organizações consideram que suas iniciativas obtiveram êxito. Altos investimentos, baixo retorno, tempo excessivo e, principalmente, restrição de pessoal são somente alguns dos principais problemas enfrentados por estas iniciativas. Além do baixo conhecimento das equipes nestes projetos, abordagens equivocadas muitas vezes explicam os problemas encontrados. Diversas organizações começam suas iniciativas de melhoria sem, antes, definir um objetivo para este empreendimento. Esta é uma das principais falhas que levam ao desperdício de tempo e, claro, de dinheiro.

Podemos comparar um processo como uma corrente de forma que cada etapa do processo é um elo, e a produtividade equivale à força sob a qual a corrente pode ser submetida. Esta analogia, apesar de simples, é poderosa e demonstra que a força máxima da corrente pode ser definida pelo seu elo mais fraco. Como consequência, para aumentar a capacidade da corrente, nenhum esforço empregado para aumentar a capacidade dos demais elos gerará qualquer efeito. Apenas quando o mais fraco for fortalecido é que a corrente terá sua força total modificada.

Os projetos de melhoria precisam ser definidos com um foco claro: melhorar a produtividade da organização. Somente assim os avanços serão percebidos financeiramente e aumentarão o volume de trabalho realizado pelas pessoas. Isso ocorre pelo fato de que todas as melhorias feitas em etapas diferentes dos gargalos gerarão aumento de produtividade local e, como consequência, ociosidade de pessoal. Este por sua vez, normalmente, será tratado com a redução da equipe, motivo pelo qual restrições de pessoal aos projetos de melhoria se tornam tão comuns. Esta abordagem reduz apenas o custo marginal das empresas, representando um retorno muito baixo para o investimento nestes tipos de projetos.

Por outro lado, o fortalecimento dos pontos críticos é algo que demanda um tempo reduzido e será percebida rapidamente pelo volume de produtos entregues neste fluxo de processo e tudo isso sem o aumento das despesas. Este aumento de produtividade garante um melhor uso dos recursos da organização gerando um aumento da rentabilidade, viabilizando a melhoria de todos os indicadores.

É preciso entender que os processos são ferramentas eficazes para auxiliar os profissionais na melhoria dos resultados. Mas, como toda ferramenta, deve-se ter o conhecimento necessário para saber como e quando usá-las. O conhecimento em conjunto com pessoas dispostas a realizar a árdua tarefa de estudar cada parte das organizações é a combinação perfeita para que a batalha da sobrevivência corporativa seja vencida.

Esse embate deve ser travado não somente por uma, mas por todas as empresas, para que o Brasil possa alavancar seu crescimento no mercado globalizado atual consolidando sua posição de protagonista da economia global.

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