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A utilização das redes sociais como ferramenta de apoio em gestão de projetos

Bruno Antunes Miranda

Resumo

Atualmente se ouve muito falar em novos padrões de relacionamento interpessoal, no que diz respeito a trabalho e vida particular das pessoas. Esse fenômeno, que tem como suporte as ferramentas conhecidas como redes sociais, vem crescendo e conquistando mais adeptos, pois se mostrou um importante meio de difundir idéias e objetivos comuns, alem de permitir melhor comunicação e conectividade entre pessoas através do mundo. O presente artigo tem como objetivo demonstrar como as redes sociais de relacionamento pessoais e profissionais podem contribuir e agregar valor aos negócios das empresas impulsionando mudanças positivas na gestão destes projetos dentro das organizações. Por ser tratar de um tema atual que vem crescendo aceleradamente e conquistando cada vez mais espaço nas empresas e entre as pessoas, diversas organizações vêm utilizando este tipo de ferramenta e algumas investindo até mesmo em ter sua própria rede social. Muitas empresas já reconhecem as redes sociais como uma ferramenta de apoio a gestão de projetos e algumas já criaram sua própria rede com o objetivo de melhorar a comunicação e difundir o conhecimento entre as equipes, melhorando o ambiente e criando um canal estratégico para o sucesso dos negócios.

 

 

 

Introdução

 
Nos dias de hoje, é notório a necessidade do ser humano em se comunicar e se relacionar com outras pessoas no dia-a-dia. Vivemos na era da informação e conseqüentemente a pessoa que não se nutri de informações sobre o que está acontecendo atualmente no mundo encontra muitas barreiras no relacionamento com outras pessoas e certa dificuldade em discutir sobre determinados assuntos do cotidiano. Diante desta necessidade de informação e relacionamento, e com o advento da internet, surgiram as redes sociais que segundo o (Wikipédia, 2011) “rede social é uma estrutura social composta por pessoas ou organizações, conectadas por um ou vários tipos de relações, que partilham valores e objetivos comuns”.
Sendo assim, com esta nova cultura de redes sociais algumas empresas perceberam que estas ferramentas que realizam uma conexão entre pessoas, independente de localidade geográfica e status social, podiam agregar valor aos seus projetos provendo informações sobre os indivíduos que participam desta rede, tal como informações sobre gostos musicais, esportes, relacionamento, trabalho, lazer, religião, comportamento e sentimento pessoal. Estas informações extraídas das redes sociais podem facilitar a interação entre indivíduos envolvidos em um determinado projeto e criar um canal de comunicação entre eles.
Na gestão de projetos, conforme o estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos realizado pelo PMI (Project Management Institute) em 2009, um dos problemas que ocorrem com mais freqüência nos projetos dentro da organização são “Problemas de Comunicação” onde (76%) da empresas pesquisadas citaram este item e outro problema que também é visível nas organizações, mas não foi citado na pesquisa acima, é a necessidade de reconhecimento, desenvolvimento e crescimento na carreira das pessoas envolvidas nos projetos. 
Para lidar com este tipo de situação, é de suma importância que se conheça bem a equipe e saiba o que se passa com os envolvidos, entender o seu dia-a-dia e o que os motiva a realizar o trabalho com um grau satisfatório de efetividade irá garantir em grande parte um ótimo relacionamento e a minimização de conflitos dentro e fora da organização.
 
2. Revisão da Literatura
 
Em busca de competitividade e com a idéia de trazer cada vez mais o cliente para perto da organização, as empresas têm investindo mais em seu capital intelectual e procurando banir de uma vez por todas os problemas de relacionamento e troca de informações entre suas equipes.
Segundo (FARIA, 2010) “Basta uma procura rápida sobre o assunto comunicação em gerenciamento de projetos e logo vai se perceber que esta é uma disciplina que é bastante valorizada. Mesmo porque é fácil notar a influência das falhas de comunicação sobre a equipe e sobre os resultados e performance do projeto”, e ainda complementa “Embora o uso profissional deste tipo de ferramenta ainda não esteja disseminada no ambiente de projetos das empresas, é bem provável que vários de seus stakeholders já as utilizem na interação com amigos. Ao que tudo indica, este fenômeno das redes sociais veio pra ficar e ocupar seu espaço na troca e disseminação de informações”.
Como se pode observar, o uso profissional das redes sociais tendem a criar um ambiente integrado na troca de informações e contribuir para o aumento do desempenho na gestão de comunicação e recursos humanos nos projetos. Conforme cita (FAGUNDES, 2010), ao se utilizar as redes sociais na gestão de projetos são imediatamente visíveis cinco vantagens:
Maior produtividade das pessoas envolvidas nos projetos;
Maior confiabilidade das informações;
Melhor estruturação das idéias dos envolvidos;
Melhoria no reconhecimento das pessoas que contribuem para o projeto;
Redução de custos;
 
Para ele o investimento neste tipo de ferramenta para uso corporativo, dentro dos projetos, é considerado baixo devido os benefícios que a empresa pode obter. (FAGUNDES, 2010) ainda afirma que atualmente o gerenciamento de projetos depende mais das pessoas que compõem a equipe do que as tecnologias utilizadas e os processos que são seguidos e frisa bem que a valorização das pessoas e a excelência na troca de informações são pontos muito importantes na gestão de projetos, principalmente naqueles onde a opinião dos membros da equipe é filtrada por supervisores intermediários, isto porque as informações podem distorcer da realidade e embutir risco aos projetos devido a analises preliminares equivocadas.
“O uso de redes sociais permite que cada membro da equipe compartilhe sua opinião com toda a equipe. Através de comentários e feedbacks, uma situação do projeto é melhor avaliada, podendo gerar ações rápidas de contorno ou de melhoria” (FAGUNDES,2010). 
 
Para (HOELTZ & SILVA, 2010) a adoção de ferramentas de socialização na empresas, como as redes sociais, contribuem diretamente para alcançar os resultados desejados nos projetos, pois as pessoas envolvidas na equipe estão sendo movidas em direção ao mesmo objetivo, preocupadas em realizar as entregas no prazo e no custo, gerando assim os resultados esperados no projeto. Para eles, as redes sociais quando usadas no âmbito empresarial podem diminuir as incertezas e aumentar o conhecimento além de aproximar as pessoas através de propósitos comuns.
Além dos problemas de comunicação e os citados anteriormente como o reconhecimento e relacionamento entre a equipe de projetos, outro problema que pode surgir na gestão de projetos é a dificuldade em se encontrar determinados profissionais especializados no mercado. De acordo com (BOONE, 2010), “Existem vários desafios que as redes sociais podem resolver. Imagine uma situação onde é necessária rapidamente da expertise sobre um assunto e você não sabe onde encontrar este especialista? As comunicações diretas podem ser dificultadas quando interagindo com equipes globais em vários fusos horários. Muitos Gerentes de Projetos estão tão enraizados no dia a dia de um projeto que não têm tempo para considerar algumas das ferramentas simples e facilmente disponíveis para ajudá-los nessas duas áreas-chave. Redes sociais, em diversas formas e sabores estão se tornando um dos canais mais eficazes para buscar e incorporar conhecimentos contribuindo para os resultados do projeto. Além disso, estas novas ferramentas também estão ajudando as equipes globais a enfrentar o desafio de encontrar formas de comunicações eficazes através dos diferentes fusos horários”.
Podemos perceber que as redes sociais, quando usadas como uma ferramenta de apoio na gestão de projetos, podem trazer diversas vantagens para as empresas. Mas é preciso saber lidar também com algumas questões para a utilização de redes sociais nas empresas.
Segundo (MELLO, 2010), “As redes sociais podem sim ser aliadas na busca de oportunidades e informações úteis para o dia a dia, mas podem se transformar também em grandes vilões quando exibem determinadas informações.”
De acordo com uma pesquisa do Information Systems Audit Control Association (ISACA) em 2010, os principais riscos que as redes sociais, quando usadas nas empresas, oferecem são vírus, malware, seqüestro da marca e falta de controle sobre o conteúdo corporativo, e por último, a expectativa irrealista de atendimento ao cliente na "velocidade da Internet" - o que não está em conformidade com os regulamentos de gestão. Os especialistas responsáveis pela pesquisa ainda acrescentaram que a maioria destes riscos decorrem de profissionais (usuários) que não compreendem que um comportamento inadequado na utilização de redes sociais pode impactar na companhia.
Conforme relata (PIRONTI, 2010) "É necessário que as organizações eduquem os funcionários para que eles não violem a segurança, a imagem da empresa ou até mesmo permita a invasão de um malware. Além disso, os empregados  precisam entender a linha entre social e negócio e também terem definidas as diretrizes corporativas, sobre quais informações podem ser compartilhadas e quais não devem”.
De acordo com uma matéria publicada na revista CIO em abril de 2010, para que se minimizem os problemas na adoção de redes sociais dentro dos projetos corporativos, é importante que o gestor de TI influencie na criação de políticas de conduta para utilização desta ferramenta, sendo que essas regras dependerão muito da cultura da empresa e da área em que ela será aplicada.
 
3. Desenvolvimento
Apesar dos prós e contras, muitas empresas estão passando a adotar estratégias de redes sociais dentro de seus projetos como é o caso da Unisys e da Totvs, empresas de TI, que criaram suas próprias redes sociais com objetivos de difundirem o conhecimento de seus produtos e criar um canal eficiente de comunicação.
 
ByYou – A rede social da TOTVS
O BY YOU é a plataforma de tecnologia e de infraestrutura da TOTVS que permite a colaboração e o compartilhamento de conhecimento, negócios e serviços; desenvolvimento e execução de sistemas aplicativos; estruturação e gestão de informações e facilidades para que indivíduos, empresas e comunidades se relacionem. Uma  Interface Natural  que facilita o acesso a colaboração, ao compartilhamento, a estruturação e ao suporte, fácil usabilidade e navegação em dispositivos móveis ou fixos. 
O BY YOU é dividido em três níveis com três visões distintas:  BY YOU up, BY YOU Space e BY YOU World. 
 
a) BY YOU up – São softwares aplicativos e as ferramentas de controle, colaboração e compartilhamento de informações desenvolvidos pela TOTVS que permitem a geração de um hub de conhecimento corporativo privado e a sua conexão com comunidades e o mundo da Internet. 
UP – É o hub de conhecimento corporativo de uma empresa que utiliza o BY YOU up.
 
b) BY YOU Space – São ferramentas de controle, colaboração e compartilhamento de informações desenvolvido pela TOTVS que permitem a geração de um hub de conhecimento privado de uma determinada comunidade e a sua conexão com o mundo da Internet.
SPACE – É o ecossistema de cada segmento de mercado administrado pela TOTVS derivado da união de vários hubs de conhecimento corporativos privados (up), das relações institucionais envolvidas, do conteúdo informativo e educacional, do relacionamento entre as entidades de classe e seus associados e da geração de negócios (suply chain).
 
c) BY YOU World - São ferramentas de controle, colaboração e compartilhamento de informações desenvolvido pela TOTVS que permitem a perfeita integração do up e SPACE com o mundo da Internet.
World – É o mundo da Internet
 
UNISYS – Integração com SharePoint 2010 e NewsGator
 
A empresa de serviços de TI Unisys está tentando entregar a seus funcionários mais funcionalidades colaborativas, a partir da criação de blogs, microblogs, comunidades na internet, além do compartilhamento de conteúdo. 
O pensamento da Unisys, assim como de outras grandes corporações - como o caso da indústria de eletroeletrônicos Sony, da companhia canadense de telecomunicações Telus e da consultoria Accenture -, é o de que as redes sociais são excelentes para a comunicação, mas acabam também se convertendo em benefícios para os negócios.
Ainda, no entanto, muitas empresas têm uma mesma dúvida: qual a melhor forma de implementar essas ferramentas? Estimular os usuários a acessarem esses ambientes não é um problema, já que a maioria das pessoas está acostumada com Twitter e Facebook. Mas ter uma política adequada de uso é a parte difícil e depende do respaldo do principal executivo das organizações. 
A Unisys migrou para o SharePoint 2010 no meio deste ano, vislumbrando o uso de ferramentas para criar uma rede social corporativa. O objetivo era usar as páginas de perfil MySites para criar uma espécie de Facebook. 
Para a Unisys, contudo, esse conjunto de ferramentas não funcionou e as redes sociais internas ficaram estagnadas. Por esse motivo, a empresa contratou um sistema fornecido pela companhia norte-americana NewsGator para dar mais vida às soluções do SharePoint. 
Além disso, resolveu criar uma política formal, antes que os usuários começassem a utilizar os recursos para relacionamento com o mercado. 
(Em: . Acesso em: 10 de março de 2011).
 
Além das empresas, o conceito de rede social vem se difundindo e crescendo cada dia mais entre os profissionais envolvidos nos projetos. Basta navegar na internet que se encontra facilmente grupos de discussão, comunidades em redes sociais, blogs e outros artefatos tecnológicos usados para difundir informação sobre projetos e como gerenciá-los. Foi pensando nisto que foi criado a rede social “Project People”.
 
PROJECT PEOPLE – A primeira rede social de GP do Brasil.
 
Project People é a primeira rede social sobre gerenciamento de projetos (GP) do Brasil. O objetivo desta rede é reunir profissionais interessados em gerenciamento de projetos a fim de que possam se conhecer, trocar informações sobre GP, publicar e se candidatar a vagas de emprego na área, assistir e compartilhar vídeos sobre o tema, fazer networking, aprender, enfim… crescer como profissional!
A rede integra uma série de funcionalidades, entre as quais cabe destacar:
Grupos de interesse que podem ser criados livremente por qualquer membro. Estes grupos servem para reunir pessoas com um interesse específico dentro da área de gerenciamento de projetos. Já existem grupos sobre PMOs, certificação PMP, gerenciamento de riscos em projetos e gerenciamento de projetos no setor público, por exemplo. Os grupos podem ser públicos ou privados, ou seja, permitirem a associação de qualquer membro da rede ou apenas para convidados do seu criador.
Blogs: cada membro da rede tem seu próprio Blog, para que possa expressar idéias mais elaboradas acerca de gerenciamento de projetos, recebendo feedback instantâneo de outros membros.
Fórums: são canais de discussão gerais, não ligados especificamente a nenhum grupo de interesse. Algumas categorias serão criadas ao longo do tempo. No momento existe uma que certamente interessará a todos neste momento de crise: oportunidades de trabalho na área de Gerenciamento de Projetos.
Networking: Crie uma rede de contatos exclusiva e aumente seu networking com profissionais interessados em gerenciamento de projetos. Para ter algum membro como seu contato, basta Clicar em Membros, selecionar a pessoa, e adicioná-la (esta funcionalidade fica localizada no canto esquerdo da página).
Vídeos: compartilhe e assista vídeos sobre gerenciamento de projetos.
 
Você pode estar se fazendo algumas perguntas no momento. Deixe-me tentar adivinhar suas dúvidas e ajudá-lo:
Project People é um grupo de discussões como os existentes no YahooGroups?
Não. É muito mais que isso. Em um grupo de discussões você publica uma mensagem e a mesma chega por e-mail automaticamente para todos os associados. E a interação para por aí. Na rede Project People você poderá trocar informações com seus pares, mas de uma forma muito mais direcionada (em função da existência de grupos de interesse específicos) e interativa (vide funcionalidades acima). É o uso da tão falada WEB 2.0 ao seu alcance, a seu favor.
Project People é uma espécie de Orkut então?
Sim e não. O Orkut é também uma rede social, mas voltada primariamente para entretenimento e diversão. Na Project People você também poderá passar bons momentos, mas trata-se de uma rede profissional, específica para profissionais interessados em gerenciamento de projetos. Se você foi, é ou quer ser um gerente de projetos, seu lugar é aqui. Aumente sua empregabilidade e competências discutindo e mantendo contato com outros gerentes de projetos ao redor do Brasil.
Ah entendi. Project People é uma espécie de Linkedin então?
Também há uma diferença importante. O Linkedin é uma rede profissional genérica. A Project People é focada em gerenciamento de projetos. Pode parecer algo muito parecido, mas ao se associar você verá que faz muita diferença ter ao seu redor somente profissionais interessados no mesmo assunto que você. A profundidade das discussões é outra. O modo de se “promover” na rede também. No Linkedin você se promove basicamente por meio de novos contatos. Aqui você pode criar uma rede de contatos também, mas poderá apresentar seu valor participando ativamente das discussões, criando post em Blogs, mostrando a cara e o cérebro para seus colegas de profissão ao redor do país. Em relação à especificidade, um exemplo tornará as coisas mais claras pra você. No Linkedin você encontra profissionais de todas as áreas e pode achar grupos ligados a gerenciamento de projetos. Na Project People você encontra profissionais de Gerenciamento de Projetos e participará de grupos ligados a certificação PMP, PMOs, Gerenciamento de Riscos em projetos… Notou a diferença? [...]
(RIBEIRO, Andriele. O que é Project People. Em: . Acesso em: 12 de março de 2011).
 
 
4. Conclusões
Diante dos relatos apresentados, podemos observar que as redes sociais são um meio de comunicação rico em informações e podem ser usadas pelas empresas como apoio nas decisões estratégicas. Apesar dos pros e contras, e notável a melhora na comunicação e no relacionamento na equipe do projeto, pois todos os envolvidos estão direcionados para o mesmo objetivo e preocupados em realizar as tarefas no prazo e custo estipulado, atingindo assim os resultados esperados no projeto. Outro fator importante é o relacionamento entre os envolvidos, a melhora no reconhecimento da equipe e a possibilidade de descobrir novos talentos e especialistas em determinada área, pois como todos estão interligados através da rede as informações sobre os indivíduos ficam centralizadas em um único ambiente, o que minimiza a necessidade de se ter diversos canais de comunicação. Com a utilização de redes sociais em projetos o monitoramento da equipe não fica comprometido e a descoberta sobre o comportamento da equipe diante do projeto fica mais visível.
 
 
5. Bibliografia
 
ANDREWS N.; BOONE K. Redes Sociais em Projetos. 10 de junho de 2010. Disponível em:
 
BASTOS, M. Redes Sociais na gestão de projetos. 03 de novembro de 2011. Disponível em:
 
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EMPRESAS devem investir na inteligência coletiva, diz Gartner. COMPUTERWORLD. 02 de março de 2011. Disponível em: . Acessado em 10 de março de 2011.
 
FAGUNDES, E. Gestão de projetos baseado em redes sociais. Disponível em:
 
FAGUNDES, E. Gestão de Portfólio & Projetos através de Redes Sociais. 21 de junho de 2010. Disponível em:
 
FARIA, G. Gerenciamento de Projetos e Redes Sociais. 05 de março de 2010. Disponível em: . Acesso em 10 de janeiro de 2011.
 
HOELTZ L.; SILVA G. Ciclo de Palestras, Ferramentas para a Gestão de Projetos. Disponível em: . Acessado em: 20 de janeiro de 2011.
 
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