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:: Gestão e Tecn. da Informação

A Utilização de Ferramentas BPMS em Implementações de BPMM

Ana Luiza de Almeida Pereira Zuquim de Oliveira - Elaine da Cunha Cury
Ex-alunas da Pós-Graduação em Gestão e Tecnologia da Informação do Ietec

1 Introdução

As empresas têm hoje como o grande desafio oferecer a seus clientes o produto certo, para as pessoas certas, no tempo certo e utilizando o canal certo. As organizações tornam-se cada vez mais inovadoras na busca por vantagens competitivas; e para obterem com soluções eficazes passaram a reverem suas estruturas organizacionais. Atualmente, eficiência não se traduz apenas em uma divisão de funções com uma especialização cada vez maior do indivíduo na busca por vantagens competitivas em uma função específica. A eficiência de um negócio está na sua capacidade de gerar valor para seus clientes. E neste sentido, deve ser feita uma análise da contribuição de cada atividade na geração de valor para o negócio da empresa. Torna-se necessário ter a visão completa do processo, independente de área funcional. Há uma transcendência da fronteira organizacional do processo, onde se busca demonstrar os resultados gerados para os clientes.

Estes processos, conhecidos como processos de negócio, assim como o processo produtivo, são compostos por diversas etapas ou atividades a serem executadas (SORDI, 2008). A sequência de atividades executadas para se vender um produto pode ser definida como um processo de venda, da mesma forma as atividades para reposição de um material em estoque podem ser definidas como parte de um processo de ressuprimento.  que este último pode incluir desde a identificação da necessidade, passando por compras até o recebimento do item a ser ressuprido.

E não é suficiente que uma empresa tenha roteiros ou procedimentos bem definidos. Estes precisam ser revistos e reavaliados periodicamente, de forma que continuem contribuindo para o negócio da empresa. É possível identificar, muitas vezes, uma regra ou procedimento que alguém algum dia criou e que devia ser seguido a risca, que talvez para a época era necessário por algum motivo. Mas como o ambiente em que vivemos sempre se modifica ao longo do tempo, precisamos promover periodicamente uma revisão de processos para que não herde procedimentos apenas por uso e costume.

Na busca de um diferencial competitivo, as empresas estão procurando conhecer os seus processos para melhor se desenvolverem. Elas estão preparadas? Para responder a essa pergunta, será apresentado como pode-se fazer uso modelo de maturidade de processos na implementação das ferramentas para gerenciamento de processo de negócio. 

2 Referencial Teórico 

2.1 BPMS

O termo BPMS (Business Process Management System) se refere aos sistemas de gestão de processos de negócio. Pode-se definir um BPMS como uma categoria de software que visa atender o ciclo completo da Gestão de Processos, que inclui redesenho, modelagem, implementação, monitoramento e otimização de processos.

O BPMS produz transparência ao negócio através do controle, aumentando consideravelmente o poder de acompanhamento e organização do trabalho; rastreabilidade e visibilidade do processo em execução (do início ao fim) em tempo real, fato que ajuda os gestores a ajustarem os processos para trazer valor ao negócio e aos clientes; conhecimento do processo e rapidez nas mudanças, quando necessárias, e economia.

Entre os sistemas BPMS disponíveis no mercado, três são os aspectos que os diferenciam substancialmente: a capacidade de monitoramento, a de automação e a de integração entre os sistemas de informação. Tais diferenças são utilizadas para delimitarem as diferentes categorias de sistemas BPMS (SORDI, 2008).

O Business Process Management Iniciative (BPMI.org) propõe arquiteturas BPMS de capacidade de monitoramento e automação. O BPMI.org é composto por empresas da área de tecnologia da informação e institutos de pesquisa que estão interessados no desenvolvimento da tecnologia BPMS. Visa o estabelecimento de padrões, desenvolvendo especificações abertas e dando assistência às empresas desenvolvedoras de ferramentas, técnicas e metodológicas. A arquitetura do BPMS desenvolvida pelo BPMI.org abrange todo o ciclo de Vida do processo de negócio, desde sua descoberta, seus ciclos de aprimoramento até seu processo de descarte. O Quadro 1 descreve as funcionalidades necessárias ao BPMS segundo a arquitetura da solução BPMS considerada pelo BPMI.org.

Quadro 1 – Fases do ciclo de vida do processo suportadas pelo BPMS

Descoberta, Especificação e Projeto do processo: a descoberta significa tornar evidente como o processo funciona, identificando a lógica de softwares envolvidos. Alterações do projeto, precedidas por simulações, permitem à empresa analisar e aprender sobre as possibilidades do processo, remodelando-o quando conveniente. O projeto deve permitir reestruturar rapidamente os processos em resposta à pressão competitiva e às oportunidades de negócio. Composição e decomposição de processos são características muito importantes ao BPMS, assim como a capacidade de reutilização de processos, através de estruturas de generalização e especialização.

Configuração e Instalação do processo: significa entregar rapidamente e de forma fácil o novo processo para todos os envolvidos, pessoas, aplicações e outros processos. Bons sistemas BPMS devem ser capazes de entregar o novo processo, com pouca ou nenhuma necessidade de programação atrelada.

Monitoramento, Análise e Aprimoramento: significa identificar pontos de melhoria no processo, olhar para o processo em toda sua extensão, inclusive a que extrapola os limites da empresa, apontando gargalos, situações conflitantes e inconsistências do processo. Em termos de manutenção é fundamental permitir alterações dos limites do processo, quanto ao que se considera subprocesso público ou privado, permitindo alterar o escopo de interação das pessoas dentro do escopo do processo. As manutenções devem ocorrer de forma transparente para usuários, sem interrupções no fluxo de trabalho.

Gerenciamento do processo: significa realizar as medições, identificando o seu desempenho. A análise provê uma visão ampla dos recursos envolvidos nos processos da empresa. Ferramentas analíticas podem indicar oportunidades de melhoria. Uma das principais características do gerenciamento do processo é a capacidade de identificar a ocorrência de exceções do processo.

Execução do processo: significa assegurar que ele seja executado por todos os participantes – pessoas, outras organizações sistemas e outros processos. Envolve o gerenciamento das transações distribuídas, utilizando-se novos e antigos sistemas de informação, por meio de processos complexos e encadeados. A execução não deve ser afetada por distúrbios ocorridos em aplicações complementares ou em tecnologias adjacentes. O processamento distribuído deve ocorrer independentemente do ambiente tecnológico das aplicações.

Fonte: SMITH, 2002, apud SORDI, 2008.

 

Os componentes da arquitetura do sistema BPMS são útil para compreensão dos fundamentos e propósitos do sistema BPMS, e baseiam a avaliação da necessidade de adoção de um sistema BPMS, sendo sua implementação através de software oferecido por apenas uma empresa ou por pacote composto de diferentes softwares que implementam as diversas funcionalidades do sistema BPMS, tais como simulação, automação, monitoramento, controlador de versão, entre outras.

Similar a outras tecnologias, a automação dos processos através de uma ferramenta de BPMS envolve uma mudança cultural dentro da organização, pois as pessoas precisam modificar sua forma de trabalhar para que a tecnologia consiga prover seus benefícios. Por estes motivos, a introdução de um pacote de BPMS precisa ser cuidadosamente planejada e gerenciada. Uma forma de amenizar as chances de insucesso é a implantação gradativa dos objetivos, sincronizando-os com as mudanças culturais promovidas

Um dos maiores desafios para a adoção de uma solução de BPMS é o alto investimento necessário. Para que este investimento tenha sucesso, a alta gerência precisa estar convencida dos problemas na execução dos processos e deve disposta a solução para ajudar a vencer as resistências dentro da equipe.

 

2.2 BPMM

O modelo BPMM (Business Process Management Model) é um modelo de qualidade desenvolvido a qualquer pessoa que busque aprimorar os processos de negócio das organizações[. Ele pode ser utilizado como um modelo de processo por si só, ou pode ser utilizado como um conjunto de esforços de melhoria baseado em outros modelos, como COBIT (Control OBjectives for Information and related Technology), ITIL (Information Technology Infrastructure Library) e ISO-9000.

O BPMM pode ser mapeado ao CMMI (Capability Maturity Model Integration), mas tem por objetivo orientar melhorias nos processos de negócio, que tendem ser mais transacionais e são melhor caracterizados como fluxos de trabalho através dos limites da empresas e não delimitados por uma visão de projeto como é o CMMI. O BPMM incorpora melhorias em cobertura, estrutura e interpretação desde a publicação dos modelos predecessores.

O modelo de maturidade de desenvolvimento de software, também conhecido como CMM (Capability Maturity Model), pode ser definido como sendo uma soma de "melhores práticas" para diagnóstico e avaliação de maturidade do desenvolvimento de softwares em uma organização. CMM não deve ser entendido como sendo uma metodologia, pois não especifica exatamente como fazer, mas sim o que deve ser feito (melhores práticas). Descreve os principais elementos de um processo de desenvolvimento de software avaliados considerando estágios de maturidade por que passam as organizações enquanto evoluem no seu ciclo de desenvolvimento de software, através de avaliação contínua, identificação de problemas e ações corretivas, dentro de uma estratégia de melhoria dos processos.

O Object Management Group (OMG) é um consórcio aberto de indústrias de tecnologia sem fins lucrativos, fundado em 1989, que produz e mantém padrões de especificação para interoperabilidade, portabilidade e reuso de aplicações em ambientes distribuídos e heterogêneos. De forma similar, foi desenvolvido pelo OMG um modelo de qualidade para gestão de processos.

Como todo modelo de maturidade orientado por um framework de maturidade de processo, o BPMM é dividido em 05 níveis de maturidade que representam diferentes estados através dos quais uma organização se transforma e seus processos e capacidades evoluem (OMG, 2008). Estes níveis de maturidade sucessivos incluem:

·         Nível 1: Inicial – neste estágio os processos de negócio são executados de forma inconsistente e às vezes independente, com resultados que são muitas vezes difíceis de se prever.

·         Nível 2: Gerenciado – neste estágio a execução das tarefas é estabelecida dentro de unidades de trabalho bem definidas, buscando garantir que estas sejam repetidas de tal forma que satisfaça os requisitos mínimos estabelecidos. Ainda assim, é possível que unidades de trabalho diferentes que executem a mesma tarefa, o façam de formas diferentes.

·         Nível 3: Padronizado – neste estágio procedimentos comuns e padronizados são sintetizados a partir das melhores práticas identificadas nos grupos de trabalho e guias de orientação são fornecidos de forma a atender diferentes necessidades do negócio. Processos padrão levam a uma economia de escala e irão permitir um aprendizado a partir de experiências comuns.

·         Nível 4: Previsível – neste estágio as melhorias levantadas nos processo padrão são identificadas e estas informações realimentam as unidades de trabalho. O desempenho do processo é medido estatisticamente através do fluxo de trabalho, onde se busca entender e controlar a variação de forma que as saídas do processo sejam previsíveis em estados intermediários.

·         Nível 5: Inovação – neste estágio a proatividade e ações de melhoria buscam inovações que eliminem as diferenças existentes entre a capacidade atual da corporação e a capacidade requerida para atingir seus objetivos de negócio.

Os níveis de maturidade de 2 a 5 são compostos por áreas de processo que coletivamente habilitam a capacidade de se atingir aquele determinado nível. Cada área de processo é desenhada buscando atingir objetivos específicos em termos de criação, suporte e sustentabilidade das características daquele nível organizacional. Cada área de processo consiste de uma coleção de melhores práticas integradas que indicam o que deve ser feito, mas não como deve ser feito. As organizações estão livres para definir seus próprios métodos e abordagens para satisfazer os objetivos de cada área de processo.

 

 

3 Pesquisa bibliográfica

 

Podemos fazer uma correlação entre as fases do ciclo de vida de um processo apoiado por ferramentas BPMS e o nível de maturidade de um processo.

De acordo com o nível de maturidade das organizações com relação a processos, esta fará mais ou menos uso dos recursos disponibilizados por ferramentas BPMS. Uma organização de nível de maturidade 1 possui alto nível de intervenção manual e correções caracterizando iniciativas bastante descoordenadas e desestruturadas em relação a BPM (Business Process Management). Não há utilização de ferramenta em um cenário como este.

Um processo com nível de maturidade 2 possui as primeiras tentativas de metodologia estruturadas e padrões comuns apresentando um uso intensivo da modelagem de processos. Organizações que se encontram neste estágio ainda não apresentam um processo de gestão de processos bem definido. As fases de descoberta e especificação de projeto do processo podem ser apoiadas por ferramentas BPMS.

À medida que a maturidade das organizações com relação a processos evolui, as organizações passam a contar com forte apoio das ferramentas, utilizando diferentes métodos como, por exemplo, redesenho de processos, gerenciamento de workflow, entre outros. Uma organização no estágio 3, experimenta um momento crescente na busca para construção de uma capacidade de BPMS, ou seja, foco na gestão das primeiras fases do ciclo de vida do processo e também o uso mais extensivo da tecnologia para a entrega e a comunicação da BPMS. Estas organizações buscam definir processos padrão que levam a um aprendizado a partir das melhores práticas.

Uma empresa com estágio de maturidade 4 aproveita os benefícios de ter a BPMS firmemente instalada, fazendo parte de estratégia da organização. Estas empresas já possuem uma área de processo bem definida e estabelecida, responsável por manter padrões, métodos e tecnologias são amplamente aceitos, há a orientação por processos e as empresas produzem indicadores de processo que permitem extensões e consolidações contínuas dadas a iniciativas de gestão de processo. A utilização de ferramentas BPMS apóia a configuração e instalação de processos, bem como monitoramento, análise e aprimoramento dos processos.

Uma empresa com nível de maturidade 5 já aproveita ao máximo os benefícios de ter BPMS implementado, utilizando-o de forma pró-ativa buscando melhorias e inovações que contribuam tanto na gestão estratégica como operacional da organização. O monitoramento e execução dos processos são gerenciados e re-alimentam o fluxo, contribuindo para gerar valor ao negócio e ao cliente. 

4 Conclusões 

Na busca por diferencial competitivo, as organizações estão cada vez mais se estruturando e trabalhando para produzir melhor. Produzir melhor nem sem é ter um produto inovador. Um processo inovador também agrega valor à cadeia, de forma que as organizações estão buscando reavaliar seus processos e otimizá-los. O foco das organizações não deve estar em um modelo de processo perfeito, mas deve considerar uma solução de BPM holística. A solução deve estar atenta aos objetivos do negócio, ao ambiente organizacional e suas mudanças. A organização deve se estar preparada e habilitada, ser ágil e flexível, para manter-se em evolução constante e caminhar de acordo com as tendências políticas, econômicas, sociais e tecnológicas.

As organizações devem buscar desenvolver uma ampla aceitação e uso de tecnologias e métodos padronizados; uma extensa abordagem organizacional para a gestão de processos de negócio que incorpore clientes, fornecedores, distribuidores e outros stakeholders. Assim, o ciclo de vida para gestão processos de negócio estabelecido será reduzido à medida que a gestão de processos se torne parte do dia-a-dia dos negócios.


5 Referências bibliográficas

 Object Management Group, Business Process Maturity Model (BPMM) Version 1.0 OMG Document Number: formal/2008-06-01, Standard documentURL: http://www.omg.org/spec/BPMM/1.0/PDF

SMITH, H. Computer Sciences Corporation. The Emergence of Business Process Management, jan. 2002. Endereço eletrônico: http://www.bpmi.org/library.esp apud SORDI, JOSÉ OSVALDO, Gestão por Processos: Uma abordagem moderna da Administração, São Paulo, Saraiva, 2008.

SORDI, JOSÉ OSVALDO. Gestão por Processos: Uma abordagem moderna da Administração. São Paulo: Saraiva 2008.

 TESSARI, ROGERIO, Gestão de processos de negócio: um estudo de caso da BPMN em uma empresa do setor moveleiro, 2008, 91f. (Administração), Pós-Graduação em Administração da Universidade de Caxias do Sul, Caxias do Sul, 2008

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