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:: Gestão de Negócios

Planejamento estratégico e metodologia de gerenciamento de projetos: uma vantagem competitiva para as empresas

Kleider Teixeira Duque de Almeida

Administrador de empresas, pós-graduado em Gestão de Projetos pelo Ietec

A atividade de Gerenciamento de Projetos tem tido ultimamente grande desenvolvimento na sua utilização. A competitividade necessária aos negócios de hoje obrigou as empresas a procurarem técnicas capazes de acelerar o lançamento de produtos e serviços, reduzir custos, melhorar os controles.

O mercado consumidor exige continuamente produtos e serviços de melhor qualidade e menor custo, o que ocasiona uma maratona entre as empresas para conquistarem o cliente.

Em um mercado, com uma enorme variedade de ofertas, onde é o cliente que dita o sucesso da empresa, tem levado as Organizações a viverem em permanente estado de mudança, e cada mudança é um empreendimento ou projeto, pois possui data de início e término, um objetivo claro e bem definido com características peculiares.

As empresas passam a enxergar projetos como atividades para atingir os objetivos e sucesso da Organização buscando agilidade no mercado, ou seja, competitividade. O mercado, com isso, passa a valorizar as empresas que possuem um Planejamento Estratégico para gerenciamento de projetos.

É importante analisarmos algumas diferenças quando estamos falando de Planejamento Estratégico para o Gerenciamento de Projetos.

No conceito geral, Planejamento Estratégico é o processo de tomada de decisões para direcionar o futuro da organização. É o planejamento da direção da empresa visando a eficácia, pois orienta os esforços na direção mais correta.

O Planejamento Estratégico leva à Administração Estratégica, que é o processo de tornar a organização capaz de integrar as decisões administrativas e operacionais com as estratégicas, procurando dar ao mesmo tempo maior eficiência e eficácia à organização.

O Planejamento Estratégico para o Gerenciamento de Projetos é o desenvolvimento de uma Metodologia que servirá como um guia na realização de projetos para que as chances de um sucesso nos mesmos aumentem.

Uma outra grande diferença está no foco do Planejamento Estratégico. No conceito geral, o foco está no ambiente externo, ao contrário, para o gerenciamento de projeto o foco encontra-se no ambiente interno.

As ferramentas de gerenciamento de projeto estão baseadas em metodologias de trabalhos que com o passar do tempo e as experiências obtidas de erros anteriores mostram formas de controles que melhoram a nossa assertividade para futuras projeções.

Para que haja um maior sucesso de um projeto, devemos adotar uma metodologia na qual pode-se dividir o projeto em partes como:

Planejamento: Fase inicial do projeto, identificação de todas tarefas a serem cumpridas para se chegar ao objetivo;
Programação: Fase onde o projeto deve ser detalhado, avaliado, alocado recursos e programado, eliminado possíveis conflitos de execução;
Controle: Fase do projeto que após sua aprovação é acompanhado e controlado para avaliação de problemas, antecipação ou desvios.

Uma metodologia de gerenciamento de projetos implementada na Organização pode contribuir em muito para o sucesso dos projetos da empresa. Uma das vantagens que uma metodologia pode trazer para a Organização é estar baseada nas melhores práticas do Mercado. Uma Metodologia traz dentro de seus processos, fluxogramas, instrumentos e ferramentas. A troca de informações entre empresas similares também contribui para a melhoria contínua da metodologia.

O uso de uma metodologia adequada permite a redução de riscos de falha no projeto e ganho de qualidade, além de ser ajustável às necessidades e realidade da empresa.

Com a condução de projetos utilizando-se uma boa metodologia, baseada em princípios, técnicas, ferramentas e habilidades, os gerentes de projetos poderão aumentar a efetividade da gestão, alcançando melhores resultados.

Entretanto, implementar uma Metodologia de Gerenciamento de Projetos é algo delicado que deve ser feito de forma gradativa, estimulando a utilização da metodologia com foco nos benefícios que ela vai trazer para o sucesso do projeto e eficácia gestão do gerente de projetos.

Temos hoje várias entidades voltadas a normalização da Metodologia de Gerenciamento de Projetos. A mais conhecida mundialmente é o PMI (Project Management Institute), um instituto criado com o objetivo de normalizar e suportar os conceitos de projetos e seus controles, gerenciamentos e atividades utilizando-se do PMBOK.

O universo do conhecimento em Gerência de Projetos (PMBOK) é uma denominação que representa todo o somatório de conhecimento dentro da área da profissão de gerência de projetos. É o guia mais importante do mundo na área de gerenciamento de projetos. O PMBOK utiliza uma metodologia que detalha os processos de gerenciamento dentro das nove áreas de conhecimento, a saber:

Gerenciamento da integração: Área que engloba os processos requeridos para assegurar que todos os elementos do projeto sejam adequadamente coordenados e integrados, garantindo que o todo do projeto seja sempre beneficiado.
Gerenciamento de Escopo: Tem como objetivo principal definir e controlar os trabalhos a serem realizados pelo projeto de modo a garantir que o produto, ou o serviço, desejado seja obtido através da menor quantidade de trabalho possível, sem abandonar nenhuma premissa estabelecida no objetivo do projeto. A preocupação fundamental compreende definir e controlar o que está, ou não, incluído no projeto.
Gerenciamento do Tempo/Prazo: O principal objetivo dessa área é garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo determinado. É uma das mais visíveis áreas do gerenciamento de projetos.
Gerenciamento de Custos: Tem como objetivo garantir que o capital disponível será suficiente para obter todos os recursos para se realizarem os trabalhos do projeto.
Gerenciamento da Qualidade: O objetivo mais importante é garantir que o projeto será concluído dentro da qualidade desejada, garantindo a satisfação das necessidades de todos os envolvidos.
Gerenciamento de Recursos Humanos: Tem como objetivo central fazer o melhor uso dos indivíduos no projeto.
Gerenciamento das Comunicações: Um efetivo processo de comunicação é necessário para garantir que todas as informações desejadas cheguem às pessoas corretas no tempo certo e de uma maneira economicamente viável.
Gerenciamento dos Riscos: Possibilita uma chance de melhor compreender a natureza do projeto, identificando, analisando e respondendo aos riscos do projeto.
Gerenciamento das Aquisições/Suprimentos: Inclui os processos necessários à obtenção de bens e serviços externos à Organização executora.

O gerenciamento de projetos é uma atividade complexa e contínua, que pode lhe oferecer administração e controle ou então lhe trazer muitos problemas se não for administrado de forma correta e profissional.

Por isso ter um controle de projeto adequado através de uma metodologia seja talvez a forma mais eficaz de obter sucesso para alcançar os objetivos.

Por se tratar de uma área relativamente nova, as empresas não possuem uma direção para o desenvolvimento do planejamento estratégico para o gerenciamento de projetos; muito embora todos queiram atingir um nível de excelência no gerenciamento de projetos.

Hoje não se pode admitir que um projeto seja implantado sem um planejamento, programa e controle e, além disso, é necessária a prática de um gerenciamento de todas as variáveis influentes no processo, tais como as nove áreas de conhecimento descritas pelo PMBOK.

Enfim, executar projetos é uma característica de sobrevivência da empresa moderna. Saber executar projetos é uma necessidade real de qualquer executivo.

"A estrutura da maioria das empresas é burocrática e lenta e todos os últimos fatos mostram que esses modelos não conseguem dar uma resposta rápida a um ambiente em constante mutação. Portanto, a estrutura tradicional deve ser substituída por uma estrutura de projetos, ou qualquer outra estrutura temporária de administração que seja capaz de responder rapidamente às situações criadas dentro e fora das organizações".
Kerzner, Harold

BILIOGRAFIA

1.WOILER, Sansão.; MATHIAS, Washington. F. , Projetos: Planejamento, Elaboração e Análise. São Paulo: Atlas Ed., 1996.

2.A Guide to the Management Body of Knowledge. Newton Square: Project Management Institute, 2000.

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