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:: Gestão de Projetos

Gerenciar contratos reduz despesas

Marcelo Lombardo

Diretor de tecnologia da New Age Software e especialista em software de gestão de serviços, fornecedores e contratos.

HSM Online

No Brasil, a gestão de contratos de fornecedores ou de suprimentos tem crescido e se tornado uma atividade estratégica para as organizações, conforme aponta a pesquisa do Centro de Estudos em Logística (2007), realizada com 105 indústrias, entre as 1.000 eleitas da Revista Exame com faturamento entre R$ 187 milhões e R$ 15 bilhões.

O estudo afirma que 84% dessas empresas têm executivos de elevado nível hierárquico e com poder de decisão à frente da área de compras.

Atualmente, a área de compras define-se como um ponto de redução de custos nas organizações.

A atividade, hoje a cargo de altos executivos, só vem confirmar a idéia de que uma empresa não tem apenas que ser líder em seu setor de atuação, ela deve também priorizar o gerenciamento estratégico ao adquirir bens ou serviços para sua produção. O empreendimento pode não conseguir sustentabilidade econômica, caso faça aquisições ou estabeleça parcerias com fornecedores que não atendam seus objetivos.

Conforme o estudo, o consumo dentro das companhias atinge em média 40% de suas receitas e desse total, 89% são geridos pelos departamentos de compras e aquisição de serviços. Só pelo montante que esses setores são obrigados a gerir, já dá para entender a importância que a área de compras tem para as empresas. Uma cláusula contratual mal interpretada pode trazer muitos prejuízos. Felizmente, essas áreas estão se automatizando com modernas ferramentas tecnológicas para a gestão dos múltiplos contratos firmados.

O gerenciamento dos contratos diminui os riscos, promove mais rapidez, desburocratiza a contratação, garante conformidade e transparência com as políticas e procedimentos de cada empresa. A adoção de um software que gerencia o ‘Gestão do Ciclo de Vida do Contrato’ beneficia a empresa.

O objetivo da solução é, por meio de modelos, facilitar a criação de contratos e a negociação com os fornecedores, aprimorar os trâmites de aprovação e permitir análises mais apuradas e detalhadas.

A falta de observação e alteração de determinadas cláusulas pode comprometer a gestão da prestação de um serviço e onerar custos para a empresa. Isso ocorre pela falta de detalhamento e até pelo descumprimento das normas contratadas pelas partes.

Por exemplo, ao contratar uma empresa terceirizada para realizar o serviço de reforma. Como será a aplicação da multa ou o pagamento de bônus, caso os prazos e níveis de qualidade sejam atingidos ou não? São parâmetros que devem estar estabelecidos e automatizados no sistema.

É preciso um projeto que minimize a possibilidade de erros, que evite o pagamento de multas contratuais, ocasionados pela falta de uma ferramenta de controle e de monitoramento em tempo real dos contratos. A gestão de contratos para ser estratégica deve ser minuciosa, pois, muitas vezes, está definida numa única cláusula.


 

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