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Gestão de Projetos

A Administração de Contratos de Serviços na Área da Engenharia

Luciano Mol Marino

Administrador de Contratos na Mineração Serras do Oeste Ltda - MSOL, graduado em Engenharia Industrial Elétrica - CEFET /MG, pós Graduado em Gestão Industrial – FINDES. Ex-aluno da pós-graduação em Administração de Compras pelo Ietec.

A Administração de Contratos está se tornando cada vez mais importante no mundo empresarial e para o setor da engenharia não poderia ser diferente. Um contrato bem redigido e bem gerenciado pode resguardar as empresas de muitos problemas. Para garantir o bom andamento no dia-a-dia de uma empresa, o volume de contratos administrados por profissionais com formação específica tem sido crescente. Este texto pretende ampliar a compreensão da dinâmica
dessa disciplina e alertar para os cuidados básicos que poderão proporcionar ao gestor algumas informações para que este possa responder a seguinte pergunta:

Como obter sucesso na tarefa de administração de contratos?

O perfil do Gestor ou Administrador de Contratos deve abranger capacidades e habilidades, tais como: administrar conflitos, trabalhar em equipe, possuir visão, ter objetividade, ser flexível, versátil, comprometido consigo mesmo e com os resultados de seu trabalho, ter acentuado senso de auto-estima, saber negociar, sentir-se útil etc. Além disso, quem vier a gerir contratos na área de engenharia ou outras áreas deve estar ciente de que vai lidar com aspectos técnicos, econômicos, financeiros, jurídicos, éticos, mercadológicos, políticos, sociais, ambientais, religiosos, administrativos, fiscais, além de outros do mundo dos contratos. Portanto, é fundamental o

investimento em capacitação, treinamento e desenvolvimento das habilidades acima mencionadas.

Do ponto de vista operacional e administrativo, para a preparação de um contrato, é fundamental que se respeite algumas orientações básicas: torna-se obrigatório atentar para que se tenha uma boa especificação técnica dos serviços a serem contratados abordando todos os aspectos possíveis; o escopo deve estar detalhado por meio do memorial descritivo da obra, critérios gerais dos serviços, definições de limites de responsabilidades, projetos e desenhos, e complementado pela visita técnica. Da mesma forma, é necessário que se elabore uma Planilha de Quantidades e Preços - PQP. Ela é o elemento que apresenta os itens do escopo, quantificados e precificados, ou seja, representa, de forma concisa, o "o que" e "o quanto" custará ao contratante o objeto a ser contratado. Quando o escopo da obra está relacionado de maneira clara, o resultado é uma PQP bem detalhada e de fácil acompanhamento durante a fase de execução do serviço. Mas de nada servirá ao gestor do contrato uma PQP bem definida se não houver critério de
medição adequado. Cada item da planilha deve corresponder a um item do documento de medição que possibilite uma forma real, justa e segura de apropriar, medir e pagar os itens contratados. Além disso, quando este documento não estiver elaborado de forma clara, aparecem espaços para subjetividades, que podem gerar conflitos entre o contratante e a prestadora dos serviços, no decorrer da execução da obra.

A equipe de fiscalização de serviços deve empenhar esforços para gerenciar o escopo contratado, nas quantidades e valores da PQP e controlar as apropriações com base no Critério de Medição estabelecido. Para tal a equipe

deve estar preparada tanto no âmbito técnico quanto no gerencial, bem como saber usar de habilidades negociais e de flexibilidade para resolver ao máximo os problemas contratuais surgidos no nível de campo. Os serviços extra-escopo devem ser previamente encaminhados ao setor

responsável para que as devidas providências sejam tomadas. É necessário que as negociações e mudanças significativas quanto ao que foi acordado inicialmente sejam registradas por escrito. Se necessário, elabore aditivos contratuais.

Com os procedimentos descritos anteriormente é possível se ter uma boa gestão econômica de um Contrato, ou seja, esta se faz com um escopo bem definido, planilha de quantidades e preços bem detalhada, critérios de medição claros e uma boa fiscalização de campo.

No entanto, cabe ainda ao gestor do contrato atentar para outras dimensões contratuais como: inserir no instrumento contratual cláusulas de obrigações, garantias, penalizações, multas, bonificações, sigilo, entrada e saída de bens, recebimento da obra, dentre outras cláusulas específicas.

Quanto à parte fiscal, previdenciária e trabalhista, exija da empresa contratada as guias de recolhimentos sociais e previdenciários tais como INSS e FGTS, bem como dos impostos IR, ISS e outros.

No que tange a saúde, segurança, medicina e meio ambiente, o prestador de serviços deverá obedecer às normas internas da empresa contratante. Na falta destas, recorra a normas referenciais.

Do ponto de vista administrativo, mantenha um arquivo de contrato que contenha, no mínimo, o controle dos registros, alterações solicitadas aprovadas ou não, documentação técnica, relatórios de desempenho, cópias de medições, faturas e pagamentos, resultados obtidos, acompanhamento do

cronograma, pareceres técnicos de fiscalização e de auditorias, reuniões, correspondências, diário de obra, e-mails. Apesar de ser burocrático, este processo ajuda a garantir o cumprimento do contrato, fazendo com que

contratante e prestador de serviço atendam aos requisitos estabelecidos e atuem de acordo com os termos do contrato.

Sempre que necessário, recorra a uma consultoria jurídica, por medida de segurança.

Por fim, promova o encerramento contratual através de termo específico no qual constará que todas as obrigações e deveres entre as partes foram cumpridos.

Se observadas as orientações e os procedimentos aqui descritos, é possível se obter sucesso na tarefa de administrar Contratos de Prestação de Serviços da Área de Engenharia.




 

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