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Gestão e Tecnologia da Informação

Gestão de mudanças em implantação de sistemas ERP

Alisson Cristmam da Silva e Alisson Giovanni Heronville Correa

Alisson Cristmam da Silva - Analista de Suporte, Stola do Brasil LTDA
Alisson Giovanni Heronville Correa - Analista de Suporte, Stola do Brasil LTDA
Ex-alunos da pós-graduação em Gestão e Tecnologia da Informação do Ietec

Resumo

O artigo a seguir apresenta uma síntese do que tem sido publicado sobre gestão da mudança organizacional. O objetivo é servir de referencial teórico básico para quem deseja entender como e porque a gestão de mudança é essencial na implantação de ERP e mostrar as técnicas de gerenciamento desse processo. A idéia central é mostrar as variáveis envolvidas e que normalmente passam despercebidas pelas pessoas que se encontram nesse processo.

Introdução

Segundo Mario Persona a Gestão de Mudanças é um processo de planejamento, controle e suporte às implantações e mudanças no ambiente de Produção de TI (Tecnologia da Informação), que tem por principal finalidade a identificação e a eliminação de riscos potenciais de impactos que possam gerar indisponibilidade das funções, serviços e infra-estrutura de TI que suportam as operações de negócios de uma determinada empresa.

O processo de gestão de mudança para implantação é um processo complexo e bastante dispendioso, pois envolve normalmente toda a empresa. Ele auxilia no melhoramento em suas funções internas e garante a qualidade e menores incidências de problemas durante a implantação do EPR¹.

Antes e durante a implantação de sistemas integrados de gestão é imprescindível o ajuste ou mesmo o redesenho completo dos processos de negócio, tanto no nível operacional quanto de controle, originalmente desenhados para operações manuais ou semi-automáticas. Esta fase do projeto e a fase seguinte, de implantação do sistema são extremamente delicadas, pois envolvem mudanças de hábitos arraigados na organização e a adoção de uma nova cultura de informação, com o compartilhamento do conhecimento, processos e informações. A gestão dessas mudanças são fatores críticos de sucesso para a implantação bem sucedida dos sistemas ERP´s.

Estratégia de Implantação

É o modo pelo qual a implantação se efetivará no ambiente de Produção, que deve variar de acordo com o grau de criticidade, abrangência, existência do plano de retorno/contingência, complexidade e o porte da mudança.

Quando a mudança tiver níveis altos de complexidade, criticidade, etc., torna-se recomendável, se viável, a adoção da seguinte linha:

O que será feito com os dados? Neste caso é muito comum que a empresa queira fazer uma integração ou uma migração de informações para um ERP. Caso este trabalho seja executado, é necessária uma análise minuciosa dos dados que serão gerados no novo sistema.

O ERP irá atender às demandas atuais? Com certeza se haverá a implantação, é por que foi feita uma análise pelo setor de TI e alguns usuários chaves de cada setor dando uma avaliação positiva sobre o sistema, mas é sempre bom lembrar que este é um ponto a ser observado.

E as necessidades futuras? Lembre-se que um dos motivos que motivou a implantação do sistema é que a empresa atende os requisitos para demanda atual, porém com o passar do tempo vão surgir algumas modificações na governança da empresa e o sistema pode vir a não atender mais. Como fazer para garantir que a empresa irá atender no futuro? Uma boa opção é escolher uma empresa que já esteja consolidada no mercado e tenha um sistema open source. Vale também uma cláusula no contrato garantindo que a empresa poderá realizar alterações no sistema para atender demandas futuras.

Haverá alteração na forma de trabalho dos colaboradores? Com certeza. Todos os ERP,s apresentam funções em comum, por exemplo, controle de estoque, fluxo de caixa, etc.. porém não são operados da mesma forma. Sendo assim é necessário um treinamento em novos processos e na operação do sistema.

O ERP “roda” com os equipamentos que tenho hoje? Bom, é um ponto que tem que ser avaliado. Provavelmente haverá a necessidade de troca do parque de equipamentos por que os requisitos que você tinha quando adquiriu os equipamentos atuais eram de 8 ou 15 anos atrás. Neste caso, a especificação técnica dos equipamentos tanto do cliente  quanto dos servidores, são de extrema importância para estabelecer o orçamento do projeto e viabilidade comercial da operação.

O fator psicológico deste processo nas PESSOAS. Este é um dos pontos mais importantes a ser considerado, pois o fator psicológico é o que você deve dar muita atenção. Não adianta você ter o melhor software do mundo se as pessoas não querem que a implantação aconteça. Lembre-se, os processos, atividades, controles, são feitos por pessoas. O processo de implantação em alguns casos pode ser muito frustrante. Geralmente quando ocorre uma implantação, os usuários já estão acostumados com suas rotinas e muito resistentes às mudanças. É preciso que o líder tenha a habilidade de criar um ambiente motivador, onde as pessoas possam estar interessadas em ver e proporcionar os resultados.

Também devem fazer parte da estratégia de implantação, outros aspectos tais como: Plano de Comunicação, análise das melhores datas de implantação, etc.

Conclusão

Conforme estabelecido na introdução do trabalho, a teoria apresentada não tem a pretensão de esgotar o assunto, nem ser considerada uma verdade indiscutível. Na verdade, ela apresenta alguns pontos comuns que precisam ser considerados nos para gestão de mudança na implantação de ERP, e alguns conselhos que a bibliografia sobre o assunto mostra sobre estes pontos.

Cada ponto apresentado poderia ser discutido ampla e exaustivamente, o que, aliás, tem sido feito, dando início a uma série de novos assuntos que nos últimos anos tem aparecido com freqüência nas publicações técnicas da área. Cumprindo com a proposta apresentada, este artigo apresenta os conceitos e idéias básicas sobre o assunto, servindo de base para estudos mais aprofundados, possibilitando, inclusive, um direcionamento a algum ponto específico sem perder a noção da teoria geral sobre o processo de mudanças.

É essencial salientar que o processo de gestão de mudanças só se torna válido se a empresa desenvolver etapas bem definidas, que se fielmente cumpridas poderão dar um resultado que é esperado pelos seus executivos.

Referências Bibliográficas

CLARIFY CONSULTORIA E SISTEMAS. Cases. Disponível em: . Acesso em: 08 junho 2008.

GESTÃO DE MUDANÇA. Documentação do processo de Gestão de Mudança na empresa Americel. Edição Final. Brasília: Palm Consulting LTDA, 2002.

PERSONA, MARIO. Gestão de Mudanças. Disponível em: . Acesso em: 08 junho 2008.

PERSONA, MARIO. Gestão de Mudanças - Criando líderes na era do aprendizado contínuo. Disponível em: . Acesso em: 08 junho 2008.

UNIVERSIDADE ESTADUAL DO RIO DE JANEIRO. Serviço de Busca. Disponível em: . Acesso em: 08 junho 2008.

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS. Instituto de Computação. Disponível em: . Acesso em: 08 junho 2008.

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