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RH/Liderança/Comunicação

A comunicação na gerência do projeto

Ana Paula Pinheiro Alves

Engenheira química, pós-graduada em Gestão de Projetos pelo Ietec.

1. Introdução

O conceito de comunicação deriva do latim "communicare" cujo significado é tornar comum, partilhar, repartir, associar, trocar opiniões, conferenciar. A comunicação implica em participação "communicatio", em troca de mensagens, em emissão ou recebimento de informações.

A comunicação é a provocação de significados comuns, com suas reações resultantes, entre comunicador e intérprete, por meio do uso de signos e símbolos.

A habilidade de comunicação é vital para o sucesso de qualquer projeto. Na gerência de projetos, segundo estudos realizados, existe uma alta percentagem de atritos, frustrações e ineficiências nas relação de trabalho, que tem como origem a falta de comunicação. A falha na interpretação de um requisito de projeto, dúvidas em uma solicitação de mudança, ou uma data compromissada que não cumprida, são resultados de uma falha no processo de comunicação .

Em um projeto a base para uma comunicação eficaz é a elaboração de um plano de comunicação.

2. A Chave para um Plano de Comunicação Eficaz

O objetivo do plano de comunicação em um projeto é promover a integração dos envolvidos (stakeholders) do projeto em quaisquer níveis, evitando a propagação de idéias e conceitos equivocados a respeito das atividades e dos resultados do projeto, bem como firmar a periodicidade em que um documento será enviado e recebido. Se o plano estimular o envolvimento e a participação dos interessados, sua eficiência será cada vez melhor.

2.1 Benéficos
- Padronização das mensagens utilizadas para acompanhamento do projeto, para a tomada de decisões e para a motivação / posicionamento dos envolvidos;
- Garantir o fluxo livre para comunicação em qualquer direção e sentido dentro da área de abrangência do projeto;
- Incentivar a troca de idéias e garantir o feedback;
- Aumentar a integração da equipe, maximizando a cooperação e a participação;
- Gerar reportes periódicos sobre a situação do projeto, facilitando a tomada de decisão e controle de mudanças;
- Diminuir o nível de tensão e ansiedade causado pelas incertezas, advindas da desinformação.

2.2 Composição do Plano de Comunicação
Um plano de comunicação deve ser uma matriz contendo:
- Seleção das informações a serem coletadas;
- Como serão coletadas e por quem;
- Forma do registro da informação;
- Quem será o responsável pelo envio;
- Para quem a informação será enviada (público-alvo);
- Como será transmitida (meio e técnicas apropriadas);
- Quando (data ou evento) disparar o envio;
- Padronização das mensagens.

Alguns aspectos devem ser considerados:
- Coleta de informações
- Comunicação interna
- Disseminação dos reportes do projeto
- Aceitação de produtos/ serviços
- Documentação e Registro do projeto

3. Conclusão

Neste mercado cada vez mais competitivo, a comunicação não é apenas um diferencial estratégico, e sim uma necessidade humana, profissional e gerencial para conduzir mecanismos, processos, projetos e atividades de âmbito empresarial.

A comunicação deve ser objetiva e clara, respeitando os limites estipulados por agentes definem o negócio, seja de um projeto ou organização. A comunicação depende do emissor (envia a mensagem) e o receptor (recebe a mensagem), ou seja, a troca de informações entre as pessoas envolvidas no processo.

Para o sucesso do projeto, deve ser um grande comunicador, ou seja, deve estar capacitado a se comunicar eficientemente com as diferentes disciplinas, linhas gerenciais, subordinados, clientes e interessados que compõem o ambiente de cada projeto e das organizações envolvidas.

O plano de comunicação deve ser objetivo, eficaz e aplicável.

4. Referência Bibliográfica

- Bastoni, Marco Antônio. Apostila Gestão da Comunicação; IETEC; 2002

- www.ganthead.com

- Bowditch, James L. & Buono, Anthony F..Elementos de Comportamento Organizacional; São Paulo; Pioneira; 1992

- Trabalho Comunicação – MBA Gerência Projetos; FGV; 2002.

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